Da un recente studio di Forrester Consulting, commissionato da Ivalua, è emerso che solo il 13% delle aziende si riconosce come leader nella gestione dei fornitori, vale a dire che dispone di programmi formali ampiamente applicati a tutta la base di fornitori. Si tratta di un grosso problema.
Perché? Perché senza solidi programmi di gestione dei fornitori, le aziende corrono maggiori rischi di interruzioni della catena di fornitura, problemi di conformità e opportunità mancate di risparmio e innovazione.
Una gestione efficace dei fornitori è fondamentale per mantenere la qualità, mitigare i rischi e garantire la resilienza, soprattutto in un’epoca in cui le catene di fornitura sono sempre più complesse e vulnerabili alle incertezze globali.
In questa guida esaminiamo in modo approfondito la gestione dei fornitori, compresi i vantaggi e le sfide, e forniamo strategie e best practice per garantire che la vostra organizzazione possa costruire relazioni più solide con i fornitori, migliorare le prestazioni, ridurre i rischi e aumentare il valore della catena di fornitura.
Che cos’è la gestione dei fornitori?
La gestione dei fornitori – o gestione dei fornitori – è un processo strategico incentrato sulla gestione di una rete di fornitori, compresi i rapporti, le prestazioni e i rischi associati ai fornitori per ottimizzare le operazioni di approvvigionamento e di supply chain. Svolge un ruolo centrale nel garantire che le organizzazioni possano approvvigionarsi di beni e servizi di alta qualità al giusto costo, mantenere l’efficienza operativa e adattarsi alle mutevoli dinamiche del mercato.
La gestione dei fornitori è una funzione critica nell’ambito delle operazioni di approvvigionamento e della supply chain, in quanto influenza direttamente la qualità, il costo e l’affidabilità dei prodotti e dei servizi che un’organizzazione acquista. Al di là della semplice gestione delle transazioni, la gestione dei fornitori richiede la coltivazione di rapporti di collaborazione a lungo termine che promuovono l’innovazione e migliorano la resilienza dell’organizzazione.
La gestione dei fornitori comprende:
- Sourcing: Identificare e coinvolgere i potenziali fornitori attraverso ricerche di mercato per garantire che possano soddisfare le esigenze dell’organizzazione.
- Valutazione: Valutazione delle capacità dei potenziali fornitori, della stabilità finanziaria, degli standard di qualità, della conformità e dell’allineamento con i valori dell’organizzazione.
- Selezione: Scelta dei fornitori in base alla qualità, al costo e al servizio, utilizzando offerte competitive, trattative e termini contrattuali chiari.
- Monitoraggio: Monitoraggio delle prestazioni dei fornitori attraverso controlli e metriche regolari per garantire il rispetto degli obblighi contrattuali e degli standard di qualità.
Perché sono importanti relazioni solide e a lungo termine con i fornitori?
Una gestione olistica dei fornitori è fondamentale per le aziende che mirano a ottenere efficienza dei costi, agilità e riduzione dei rischi nelle loro catene di fornitura. Un approccio olistico contribuisce alla strategia aziendale complessiva attraverso:
- Stabilendo la sicurezza delle forniture e mitigando le interruzioni: Gestendo in modo proattivo i fornitori, le aziende possono assicurarsi un accesso costante a beni e servizi di qualità, riducendo il rischio di interruzioni della fornitura che possono avere un impatto sulla produzione e sulla soddisfazione dei clienti.
- Costruire catene di fornitura più resilienti che resistono alla volatilità: la gestione efficace dei rapporti con i fornitori aiuta le aziende a identificare tempestivamente le potenziali vulnerabilità e a sviluppare piani di emergenza, rendendo la catena di fornitura più resistente ai cambiamenti del mercato globale, alle tensioni geopolitiche o alle catastrofi naturali.
- Sostenere i piani di crescita con l’innovazione di nuovi prodotti o l’ingresso nel mercato: La gestione dei fornitori svolge un ruolo fondamentale nell’allineare gli approvvigionamenti agli obiettivi di crescita, come il lancio di nuovi prodotti o l’ingresso in nuovi mercati, promuovendo relazioni di collaborazione che spingono all’innovazione e aprono le porte a nuove opportunità.
- Promuovere le iniziative di sostenibilità per ridurre le emissioni di carbonio di ambito 3: Relazioni forti ed efficaci con i fornitori facilitano la collaborazione per il raggiungimento di obiettivi di sostenibilità condivisi, riducendo le emissioni e incoraggiando pratiche di approvvigionamento responsabili lungo tutta la catena di fornitura.
- Garantire dati anagrafici dei fornitori accurati e di qualità: Mantenere dati affidabili e aggiornati sui fornitori supporta un processo decisionale informato, migliora la conformità e consente una migliore negoziazione e gestione del rischio.
In definitiva, un approccio strategico alla gestione dei fornitori non solo aiuta a controllare i costi e a migliorare l’agilità, ma si allinea anche a obiettivi organizzativi più ampi legati all’innovazione, alla crescita e alla sostenibilità.
La gestione integrata e olistica dei fornitori crea un valore duraturo. Per saperne di più sui suoi vantaggi, consulta il nostro webinar on demand sulla gestione olistica dei fornitori.
Componenti chiave di un sistema di gestione dei fornitori per tutto il ciclo di vita del fornitore
Il rapporto con un fornitore si sviluppa in più fasi. Un sistema di gestione dei fornitori efficiente garantisce una collaborazione efficace durante tutto il ciclo di vita del fornitore, dall’ingresso in azienda al rinnovo o all’uscita, promuovendo il valore a lungo termine e allineando i contributi dei fornitori agli obiettivi dell’organizzazione.
Onboarding fornitori
L’onboarding dei fornitori è la fase fondamentale del framework, che si concentra sull’integrazione senza problemi dei nuovi fornitori nei sistemi e nei processi dell’organizzazione. Comprende la verifica dei potenziali fornitori, la raccolta della documentazione essenziale, la definizione dei contratti, la definizione delle metriche di performance e la garanzia di conformità ai requisiti normativi. Un onboarding efficiente garantisce un time to value più rapido, riduce al minimo gli errori di onboarding e stabilisce aspettative chiare fin dall’inizio.
Collaborazione e abilitazione dei fornitori
La collaborazione e l’abilitazione sottolineano l’importanza di creare una comunicazione aperta e bidirezionale con i fornitori. Questa componente mira a promuovere partnership che vadano oltre le interazioni transazionali, incoraggiando l’innovazione, il miglioramento dei processi e la risoluzione congiunta dei problemi. Può includere sessioni di pianificazione condivisa, progetti di co-sviluppo e iniziative di formazione per dotare i fornitori degli strumenti e delle competenze necessarie a soddisfare i requisiti aziendali in evoluzione.
Gestione delle informazioni sui fornitori (SIM)
La gestione delle informazioni sui fornitori (SIM) garantisce l’accuratezza, la qualità e l’accessibilità dei dati dei fornitori per tutta la durata del rapporto. Si tratta di mantenere registrazioni aggiornate dei dettagli del fornitore, delle metriche di performance, dello stato di conformità e dei profili di rischio. Un sistema SIM solido supporta un processo decisionale informato, migliora la conformità e la visibilità complessiva della supply chain, consentendo alle organizzazioni di rispondere in modo più efficace ai cambiamenti o ai rischi del mercato.
Gestione delle relazioni con i fornitori (SRM)
La gestione delle relazioni con i fornitori (Supplier Relationship Management, SRM) si concentra sul mantenimento di relazioni strategiche a lungo termine con i fornitori chiave. Comporta comunicazioni regolari, verifiche delle prestazioni e iniziative congiunte per rafforzare la fiducia, allineare gli obiettivi e creare valore. L’SRM mira a passare da relazioni transazionali a relazioni collaborative, sfruttando le conoscenze dei fornitori per l’innovazione, l’ottimizzazione dei costi e la crescita sostenibile.
Valutazione delle prestazioni dei fornitori
Questa componente prevede la valutazione continua delle prestazioni dei fornitori rispetto a criteri predefiniti, quali qualità, consegna, costi e conformità. La valutazione delle prestazioni dei fornitori è fondamentale per identificare i punti di forza e le aree di miglioramento. Tracciando regolarmente le prestazioni, le organizzazioni possono fornire feedback, affrontare tempestivamente i problemi e prendere decisioni informate sul rinnovo dei contratti, sulle trattative o sulla potenziale sostituzione dei fornitori.
Gestione del ciclo di vita del fornitore
La gestione del ciclo di vita del fornitore supervisiona l’intero percorso del fornitore, dall’ingaggio iniziale alla potenziale uscita. Comprende la gestione delle tappe fondamentali, delle metriche di performance, dei controlli di conformità e delle valutazioni dei rischi lungo tutto il ciclo di vita.
Una gestione olistica del ciclo di vita garantisce che i fornitori soddisfino costantemente le esigenze aziendali e siano in grado di adattarsi ai cambiamenti dei requisiti, delle normative o delle condizioni di mercato. Una gestione efficace del ciclo di vita aiuta a massimizzare il valore del fornitore e a ridurre al minimo i rischi nel corso della relazione.
Nel nostro blog sulla gestione delle prestazioni dei fornitori (SPM), parliamo delle fasi e delle best practice per l’implementazione della SPM e di come la tecnologia semplifichi il processo.
Le sfide della gestione dei fornitori
La gestione dei fornitori presenta una serie di sfide che possono ostacolare l’efficacia. Ad esempio, lo studio di Forrester ha rilevato che il 49% dei leader ha dichiarato che la mancanza di sistemi che consentano una collaborazione efficiente e scalabile nella supply chain limita la loro capacità di gestire efficacemente i fornitori. La resistenza alla trasformazione digitale, in cui sia i team interni che i fornitori possono preferire i metodi tradizionali, può rallentare l’adozione di nuovi sistemi e limitare tale collaborazione.
Un altro problema significativo è la mancanza di visibilità dei fornitori. L’insufficiente conoscenza dei processi e delle prestazioni dei fornitori rende difficile prendere decisioni informate. A ciò si aggiungono i problemi di gestione e trasparenza dei dati, in quanto dati frammentari o imprecisi possono comportare rischi di conformità e perdere opportunità di miglioramento dei costi o della qualità.
Le barriere culturali e geografiche, come le differenze linguistiche, i fusi orari e le norme culturali, possono causare lacune nella comunicazione e aspettative non allineate, con un impatto sulle relazioni con i fornitori. Nel frattempo, le interruzioni della catena di approvvigionamento globale dovute a tensioni geopolitiche, disastri naturali o pandemie possono creare improvvise carenze o colli di bottiglia logistici.
Anche il bilanciamento tra costi, qualità e agilità è una sfida persistente. Inoltre, la gestione del rischio e della conformità dei fornitori richiede un notevole dispendio di risorse, in quanto le organizzazioni devono gestire le diverse normative, gli standard e le incertezze geopolitiche di una base di fornitori eterogenea.
Fortunatamente, ci sono misure che potete adottare per affrontare queste sfide persistenti.
5 passi per modernizzare la gestione dei fornitori
Le seguenti fasi delineano le strategie essenziali per superare le sfide più comuni, ottimizzare le relazioni con i fornitori e costruire una catena di fornitura più resiliente:
- Ottenere il controllo dei dati dei fornitori: Le organizzazioni si trovano spesso a dover gestire dati sui fornitori sparsi nei vari sistemi e soggetti a errori, il che rende difficile tenere traccia delle spese in modo accurato. Gli strumenti di analisi della spesa aiutano a razionalizzare i dati, ma non risolvono i problemi alla radice. L’implementazione della gestione dei dati master dei fornitori (MDM), idealmente integrata con le suite di gestione della spesa, unifica i dati e corregge le imprecisioni alla fonte.
- Visibilità a 360 gradi: Per ottenere una visibilità completa è necessario conoscere il rischio, le prestazioni e la conformità ESG dei fornitori, sia per quelli nuovi che per quelli esistenti. Molte organizzazioni avanzate lottano con sistemi S2P frammentati che creano silos di dati. Un approccio più efficace è un modello hub-and-spoke, che utilizza una piattaforma centrale che unifica i dati dei fornitori e integra fonti esterne come i punteggi finanziari. I leader devono valutare suite integrate per garantire l’unificazione dei dati e la scalabilità senza soluzione di continuità.
- Mappare il vostro sub-tier: La maggior parte dei rischi della catena di fornitura, comprese le interruzioni e i problemi etici, risiede nei fornitori sub-tier, dove spesso manca la visibilità. La tecnologia S2P può automatizzare la mappatura dei sub-tier, arricchendo i dati con metriche di rischio e identificando le dipendenze comuni per migliorare la valutazione del rischio.
- Consentire una collaborazione efficace e scalabile: La collaborazione dovrebbe estendersi all’intero ciclo di vita del fornitore, dalla pianificazione del nuovo prodotto ai pagamenti, con il supporto di strumenti digitali che consentano la condivisione sicura delle informazioni e la realizzazione di piani d’azione congiunti. Meritor, ad esempio, ha digitalizzato l’intero ciclo di vita dei fornitori per migliorare la collaborazione e accelerare il lancio dei prodotti.
- Incentivare il comportamento corretto: I KPI dell’approvvigionamento dovrebbero premiare la sostenibilità, la riduzione delle interruzioni e le innovazioni piuttosto che la semplice riduzione dei costi. Anche i fornitori hanno bisogno di incentivi per innovare e collaborare, come pagamenti puntuali, flessibilità e accesso ai sistemi necessari. Un programma di scelta del cliente può contribuire a promuovere la trasparenza e i vantaggi reciproci.
Scarica il rapporto di Forrester “Reazione a catena: Holistic Supplier Management is Key to Business Success”, per saperne di più su queste strategie.
Come Ivalua ha aiutato San Diego a semplificare la gestione dei fornitori
Il Dipartimento Acquisti e Contratti della Contea di San Diego serve oltre 3 milioni di residenti, supportando 48 dipartimenti con beni e servizi essenziali. A causa di una visibilità limitata dovuta a un sistema BuyNet interno che mancava di dati cruciali sui fornitori in termini di dimensioni e dati demografici, la contea aveva difficoltà a valutare i fornitori in modo completo.
In collaborazione con Ivalua, la contea ha implementato un approccio di Best Value Sourcing per migliorare il processo decisionale, utilizzando una fonte di dati centralizzata per migliorare la ricerca e la valutazione dei fornitori. Questa collaborazione ha anche permesso al dipartimento di accedere a una comunità del settore pubblico per la condivisione delle conoscenze e il supporto, promuovendo la collaborazione e ampliando l’impegno con fornitori diversi in tutta la regione.
“Il modello di relazioni con i fornitori di Ivalua è stato una parte fondamentale della nostra strategia di coinvolgimento della comunità e delle piccole imprese della nostra regione”.
Jack Pellegrino, Direttore Acquisti e Contratti, Contea di San Diego, CA
Leggi lo studio completo del caso di San Diego.
Come le soluzioni di gestione dei fornitori di Ivalua consentono una gestione efficace dei fornitori
Le soluzioni di gestione dei fornitori di Ivalua consentono alle organizzazioni di gestire tutti i fornitori e le spese attraverso un’unica piattaforma unificata che favorisce visibilità, efficienza e collaborazione.
Come osserva Forrester, “la strategia di Ivalua consiste nell’aiutare i clienti a gestire tutte le loro spese con tutti i fornitori attraverso un’unica piattaforma SVM unificata, sostenuta da trasparenza, adozione, efficienza e collaborazione”. Questo approccio globale semplifica le complesse reti di fornitori e supporta gli obiettivi strategici, dalla conformità all’innovazione.
Le caratteristiche principali del software di gestione dei fornitori di Ivalua includono:
- I solidi portali per i fornitori di Ivalua consentono una comunicazione, una collaborazione e uno scambio di dati senza soluzione di continuità e forniscono ai fornitori un accesso diretto per gestire i loro profili, aggiornare le certificazioni e partecipare alle valutazioni delle prestazioni.
- Ivalua sfrutta l‘intelligenza artificiale generativa per ottimizzare la gestione dei fornitori analizzando i dati storici, prevedendo i rischi e suggerendo miglioramenti nella selezione e nella collaborazione dei fornitori.
- Ivalua mantiene un unico record per ogni fornitore, integrando le informazioni provenienti da varie fonti per garantire l’accuratezza e la coerenza dei dati e supportare una valutazione olistica delle prestazioni, il monitoraggio della conformità e la valutazione dei rischi.
- Le funzionalità analitiche di Ivalua consentono agli utenti di monitorare in tempo reale le prestazioni, la conformità, le metriche di rischio e le iniziative di sostenibilità. I cruscotti personalizzabili forniscono informazioni utili, consentendo alle organizzazioni di prendere rapidamente decisioni informate.
Per informazioni più dettagliate sulle soluzioni di gestione dei fornitori di Ivalua, scarica il nostro datasheet sulla gestione dei fornitori.
Trasformare la gestione dei fornitori con Ivalua
Una gestione efficace dei fornitori è essenziale per migliorare le prestazioni, ridurre i rischi e promuovere l’innovazione nelle catene di fornitura. Le strategie chiave includono il controllo dei dati dei fornitori, la possibilità di una visibilità a 360 gradi, la mappatura dei sotto-livelli, la promozione della collaborazione e l’incentivazione dei comportamenti desiderati. Il successo richiede un impegno costante per affinare i processi e sfruttare la tecnologia.
Sapevi che Ivalua è stata riconosciuta come leader nel Gartner Magic Quadrant 2025 per le suite Source-to-Pay?
Un fattore chiave di questo successo è l’agilità e la flessibilità della sua piattaforma S2P unificata, basata su un approccio no-code/low-code. Inoltre, Gartner sottolinea anche:
- Modelli di deployment flessibili
- Supporto operativo ottimizzato
- Funzionalità avanzate e casi d’uso innovativi dell’AI
Per sviluppare una solida strategia di gestione dei fornitori, iniziate adottando una piattaforma unificata come quella di Ivalua, che offre strumenti e approfondimenti completi. Siete pronti a trasformare il vostro approccio alla gestione dei fornitori? Esplora la nostra demo sulla gestione dei fornitori e vedi Ivalua in azione.
