Processo di onboarding dei fornitori: Best Practice e strategie

L’onboarding dei fornitori è una componente fondamentale degli acquisti e della gestione della supply chain, poiché crea le basi per partnership solide e produttive. Questo processo garantisce che i nuovi fornitori rispettino gli standard aziendali, siano allineati agli obiettivi di business e soddisfino i requisiti normativi.

Dati recenti mostrano che il 91% dei leader di settore riconosce i fornitori come una preziosa fonte di vantaggio strategico, mentre il 70% dei professionisti degli acquisti intervistati da Forrester identifica l’innovazione come la principale opportunità nella collaborazione con i fornitori.

Un onboarding efficace è fondamentale per ottenere questi vantaggi, creando le condizioni per una relazione a lungo termine e reciprocamente vantaggiosa, in grado di massimizzare il valore generato dai fornitori.

In questo articolo approfondiremo l’importanza dell’onboarding dei fornitori e presenteremo le best practice per creare una strategia vincente di onboarding dei fornitori.

Che cos’è l’onboarding dei fornitori?

L’onboarding dei fornitori è il processo attraverso il quale un nuovo fornitore viene registrato, configurato e approvato all’interno del sistema di acquisti di un’azienda. Questo processo prevede la raccolta e la verifica di tutte le informazioni necessarie sul fornitore, inclusi dati aziendali, informazioni finanziarie, documenti relativi alla conformità e condizioni contrattuali, assicurando che il fornitore rispetti gli standard aziendali e i requisiti normativi.

Il tempo necessario per completare l’onboarding di un fornitore può variare. Il processo può richiedere poche ore oppure estendersi per diversi giorni, in base alla complessità dei beni o servizi forniti, alle normative di settore e alle procedure interne dell’azienda.

La durata può dipendere anche dalla rapidità con cui il fornitore fornisce le informazioni richieste e dal livello di approfondimento del processo di valutazione e qualificazione.

Onboarding dei fornitori vs gestione delle performance dei fornitori

L’onboarding dei fornitori e la gestione delle performance dei fornitori rappresentano due fasi differenti della collaborazione con i fornitori:

• L’onboarding dei fornitori si concentra sulla raccolta delle informazioni, sulla verifica delle qualifiche e sulla definizione delle basi operative per avviare la collaborazione. L’obiettivo principale di questa fase è garantire che il fornitore sia qualificato e conforme ai requisiti aziendali prima dell’inizio di qualsiasi attività commerciale.
• La gestione delle performance dei fornitori riguarda il monitoraggio continuo delle prestazioni del fornitore attraverso indicatori come qualità, tempi di consegna, costi e conformità. L’obiettivo è assicurarsi che il fornitore continui a rispettare gli standard stabiliti e migliorare progressivamente la partnership nel tempo.

In sintesi, mentre l’onboarding dei fornitori riguarda l’avvio della collaborazione con un nuovo fornitore, la gestione delle performance dei fornitori è focalizzata sul mantenimento e sul miglioramento della relazione nel lungo periodo.

Per approfondire l’argomento, leggi il nostro articolo “Abilitazione dei fornitori: come supportare i fornitori per una crescita reciproca”.

L’importanza di un processo efficace di onboarding dei fornitori

Come fase iniziale fondamentale del più ampio processo di Supplier Lifecycle Management (SLM), un efficace onboarding dei fornitori crea le basi per una partnership di successo. Questa fase garantisce che tutte le informazioni necessarie, le verifiche di conformità e gli accordi siano definiti prima che il fornitore inizi a fornire beni o servizi.

La fase di onboarding è cruciale perché determina la qualità, l’affidabilità e il livello di rischio associato ai fornitori con cui l’azienda collabora, definendo il percorso per le future interazioni.

Un efficace onboarding dei fornitori aiuta le organizzazioni a:

• Ottimizzare gli acquisti e la supply chain: garantire che tutti i fornitori siano valutati e approvati in anticipo riduce i ritardi quando sono necessari nuovi prodotti o servizi. L’azienda può collaborare rapidamente e con maggiore sicurezza con fornitori già approvati. Definendo processi e aspettative chiari fin dall’inizio, l’onboarding aiuta inoltre a evitare incomprensioni o problematiche future.
• Migliorare le relazioni con i fornitori e la comunicazione: un processo di onboarding ben strutturato offre una chiara comprensione di aspettative, ruoli e responsabilità, contribuendo a costruire fiducia e trasparenza. Canali di comunicazione efficaci rendono più semplice affrontare eventuali problemi e collaborare alla definizione di soluzioni.
• Garantire la conformità e la gestione del rischio fornitori: attraverso una valutazione approfondita dei fornitori rispetto agli standard legali, normativi ed etici, le aziende possono ridurre potenziali rischi come responsabilità legali, danni reputazionali e interruzioni della supply chain. Il processo di onboarding consente alle aziende di valutare la stabilità finanziaria e le capacità operative dei fornitori, assicurandosi che siano in grado di soddisfare gli standard e i requisiti aziendali.

Secondo un’indagine Forrester condotta su 462 responsabili degli acquisti con ruolo direttivo o superiore presso organizzazioni di tutto il mondo, la maggior parte delle aziende sta formalizzando la gestione del ciclo di vita dei fornitori.

I responsabili degli acquisti collaborano sempre più con i fornitori, non solo per monitorare i progressi e raggiungere obiettivi condivisi, ma anche per offrire maggiore flessibilità nel soddisfare i requisiti aziendali e favorire l’innovazione.

Tuttavia, Forrester ha rilevato che solo il 13% delle organizzazioni è considerato Leader, ovvero caratterizzato dalla presenza di programmi strutturati che includono piani dettagliati di miglioramento, condivisione delle strategie aziendali con i fornitori e gestione attiva di dati e previsioni.

Fasi principali del processo di onboarding dei fornitori

L’onboarding dei fornitori è un processo articolato in più fasi e ogni passaggio è fondamentale per garantire che il fornitore sia qualificato, conforme ai requisiti e in grado di soddisfare le esigenze aziendali. Vediamo le cinque fasi principali:

1. Ricerca preliminare e valutazione del rischio
2. Raccolta della documentazione e verifica della conformità
3. Valutazione e approvazione del fornitore
4. Negoziazione e finalizzazione del contratto
5. Integrazione nel sistema di gestione dei fornitori

Analizziamo ora nel dettaglio ogni fase del processo di onboarding dei fornitori:

Ricerca preliminare e valutazione del rischio

Il primo passaggio consiste nel comprendere il profilo del potenziale fornitore, la sua stabilità finanziaria, la reputazione e l’ambito dei prodotti o servizi offerti. Le attività includono:

• Esecuzione di una due diligence preliminare, come controlli sul background e valutazioni del rischio finanziario.
• Valutazione dei potenziali rischi geopolitici, finanziari e operativi.
• Analisi dell’allineamento del fornitore rispetto ai requisiti e agli standard aziendali.

Al termine di questa fase, si dovrebbe disporre di un profilo di rischio preliminare del fornitore, utile per decidere se procedere con il processo di onboarding.

Raccolta della documentazione e verifica della conformità

La seconda fase ha l’obiettivo di garantire che il fornitore soddisfi tutti i requisiti normativi, legali e specifici dell’azienda. Questo include:

• Raccolta dei documenti necessari, come licenze aziendali, certificazioni, informazioni fiscali e polizze assicurative.
• Verifica della conformità agli standard e alle normative di settore.
• Raccolta delle policy sulla protezione dei dati e sulla cybersecurity, se pertinenti.

Il risultato di questa fase è un insieme completo di documenti verificati che dimostrano la conformità del fornitore e la sua posizione legale.

Valutazione e approvazione del fornitore

Il processo di valutazione e approvazione consente di analizzare le capacità del fornitore, gli standard qualitativi e la sua capacità complessiva di soddisfare le esigenze aziendali, includendo:

• Valutazione delle capacità produttive del fornitore, dei processi di controllo qualità e delle performance passate.
• Esecuzione di visite presso le sedi o audit, se necessario.
• Analisi delle referenze del fornitore e delle precedenti collaborazioni per garantire qualità e affidabilità.

Una volta completate queste attività, è possibile approvare o rifiutare il fornitore sulla base dei risultati della valutazione.

Negoziazione e finalizzazione del contratto

La quarta fase definisce termini e condizioni chiari per la relazione commerciale, tra cui:

• Negoziazione delle condizioni contrattuali, inclusi termini di pagamento, programmi di consegna e standard qualitativi.
• Finalizzazione degli accordi legali, come accordi di riservatezza (NDA), accordi sui livelli di servizio (SLA) e accordi quadro sui servizi (MSA).
• Verifica che entrambe le parti accettino tutti i termini e le condizioni e il codice di condotta.

Al termine di questa fase, si dovrebbe disporre di un contratto firmato da entrambe le parti che formalizza la relazione commerciale e conferma tutti i termini e le condizioni concordati.

Integrazione nel sistema di gestione dei fornitori

L’obiettivo di questa fase è integrare in modo efficace il nuovo fornitore nei sistemi aziendali di acquisti e gestione dei fornitori. Questo include:

• Inserimento delle informazioni di contatto del fornitore.
• Configurazione dei sistemi e dei processi di pagamento per la gestione degli ordini, il monitoraggio e la fatturazione.
• Fornitura al fornitore dell’accesso agli strumenti pertinenti, ai portali fornitori e ai canali di comunicazione.

Una volta completati questi passaggi, il fornitore può iniziare a evadere gli ordini e contribuire attivamente alla supply chain.

Best practice per l’onboarding dei fornitori

Quando si implementano strategie e strumenti per l’onboarding dei fornitori, è importante considerare le seguenti best practice:

Definire criteri chiari per la selezione dei fornitori: è fondamentale stabilire criteri standard, come stabilità finanziaria, conformità normativa, qualità, capacità produttiva ed etica, per garantire che i fornitori siano allineati agli obiettivi aziendali. Questo aiuta a semplificare il processo decisionale e a ridurre i rischi.

Utilizzare procedure di onboarding standardizzate: l’adozione di fasi di onboarding coerenti, come checklist e attività di due diligence, garantisce maggiore equità ed efficienza, riducendo il rischio di errori o valutazioni soggettive.

Mantenere canali di comunicazione aperti: una comunicazione chiara e continua con i fornitori contribuisce a creare fiducia e migliorare la collaborazione. È importante definire le aspettative e fornire punti di contatto per risolvere rapidamente eventuali problematiche e migliorare la gestione delle relazioni con i fornitori.

Revisionare e aggiornare regolarmente le informazioni sui fornitori: mantenere aggiornati i dati dei fornitori, come informazioni sulla conformità e certificazioni, garantisce maggiore accuratezza, riduce i rischi e supporta decisioni e attività di monitoraggio più efficaci.

Implementare soluzioni tecnologiche: utilizzare strumenti come software per l’onboarding dei fornitori e controlli automatici di conformità consente di semplificare la gestione dei dati e della comunicazione, migliorare l’efficienza e ridurre gli errori manuali. Questi strumenti dovrebbero integrarsi facilmente con i sistemi esistenti per una gestione completa di dati e informazioni. È consigliabile scegliere soluzioni intuitive e semplici da utilizzare per entrambe le parti, così da favorirne la massima adozione.

Queste best practice aiutano a ridurre i rischi, migliorare l’efficienza operativa e favorire relazioni solide e collaborative con i fornitori.

Superare le sfide dell’onboarding dei fornitori

Per un onboarding efficace dei fornitori, è necessario evitare numerose criticità. Vediamo alcune delle principali sfide e i suggerimenti per affrontarle.

Incoerenza dei dati

Dati incoerenti o inaccurati forniti dai fornitori possono causare incomprensioni, errori e inefficienze nel processo di onboarding. Questo può includere discrepanze nei documenti forniti, differenze nelle specifiche dei prodotti o standard di controllo qualità non uniformi.

Suggerimento: implementare un sistema centralizzato di gestione dei dati dei fornitori per standardizzare e convalidare tutte le informazioni ricevute. Questo sistema può includere regole di validazione dei dati e controlli automatici per garantire coerenza e accuratezza, riducendo il rischio di discrepanze ed errori.

Rischi di conformità

Garantire che i fornitori rispettino tutti i requisiti legali e gli standard di settore può essere complesso, soprattutto quando si collabora con fornitori internazionali o operanti in settori altamente regolamentati. La mancata conformità può comportare responsabilità legali, sanzioni finanziarie e danni alla reputazione aziendale.

Suggerimento: utilizzare software per la gestione della conformità in grado di monitorare e verificare automaticamente la conformità dei fornitori rispetto agli standard normativi e di settore applicabili. Questi strumenti possono inoltre fornire avvisi in caso di modifiche normative, contribuendo a mantenere una conformità continua.

La nostra checklist completa sulla gestione del rischio e delle performance dei fornitori aiuta la tua organizzazione a identificare gli elementi fondamentali di un efficace programma di Supplier Risk and Performance Management (SRPM).

Barriere nella comunicazione

Una comunicazione inefficace tra i team degli acquisti e della supply chain o con i fornitori può causare ritardi, interpretazioni errate e mancato rispetto delle aspettative. Questo è particolarmente problematico quando le informazioni chiave non vengono condivise in modo efficace o quando esistono differenze culturali e linguistiche.

Suggerimento: definire protocolli di comunicazione chiari e utilizzare strumenti collaborativi che supportino la comunicazione in tempo reale e la condivisione dei documenti. Anche l’identificazione di un punto di contatto dedicato all’interno dell’ufficio acquisti può favorire una comunicazione più efficace e costante con i fornitori.

Difficoltà di integrazione

Gestire grandi volumi di fornitori e relative informazioni può essere complesso, soprattutto quando questi dati devono essere integrati in più sistemi. Ciò può generare silos informativi, difficoltà nel recupero dei dati e problemi nel mantenere aggiornato il database dei fornitori.

Suggerimento: adottare una piattaforma integrata di gestione dei fornitori che consolidi tutte le informazioni in un’unica fonte affidabile e si interfacci in modo fluido con gli altri sistemi aziendali. Questa integrazione garantisce un accesso semplice a dati aggiornati sui fornitori tra diversi reparti e sistemi.

Guarda questo webinar per scoprire perché le soluzioni di gestione olistica dei fornitori sono oggi più importanti che mai.

Processi manuali

La dipendenza da processi manuali, come la documentazione cartacea e l’inserimento manuale dei dati, può rallentare l’onboarding e generare informazioni duplicate o errori.

Suggerimento: automatizzare i flussi di lavoro per attività come inserimento dati, gestione dei documenti e approvazioni, utilizzando moduli digitali e firme elettroniche per sostituire i processi basati sulla carta.

Ivalua può aiutarti a sfruttare strumenti di gestione dei progetti per creare piani di progetto dettagliati, assegnare attività a fornitori e stakeholder e monitorarne i progressi.

Come Crédit Agricole ha unificato gli acquisti e ridotto la spesa di 80 milioni di euro con Ivalua

Crédit Agricole, uno dei più grandi gruppi bancari al mondo, con una presenza in 60 Paesi e oltre 21 milioni di clienti, ha dovuto affrontare importanti sfide negli acquisti a causa della propria struttura decentralizzata.

Con diversi livelli di maturità e processi non uniformi tra 66 entità, l’organizzazione aveva difficoltà a ottenere una visibilità completa sulla spesa, gestire informazioni frammentate e garantire il rispetto delle policy da parte di fornitori e prodotti.

Implementando Ivalua, Crédit Agricole ha unificato l’analisi della spesa, migliorato la conformità e ottimizzato la collaborazione tra le diverse filiali. La piattaforma modulare end-to-end di Ivalua consente ai fornitori di completare l’onboarding secondo i propri tempi, favorendo l’allineamento dei processi e rispettando al contempo le esigenze locali.

Di conseguenza, Crédit Agricole ha abilitato oltre 13.000 utenti, ha completato l’onboarding di quasi 60.000 fornitori, ha migliorato del 70% l’efficienza nella gestione delle fatture e ha ottenuto risparmi superiori a 80 milioni di euro nei primi anni.

“Abbiamo una partnership solida con Ivalua e continuiamo a generare valore. Con Ivalua abbiamo raggiunto il 100% di digitalizzazione di tutti i processi di acquisti e siamo riusciti a ottenere un livello straordinario di risparmi.”

– Sylvie Robin Romet, Chief Procurement Officer Crédit Agricole SA

Leggi il caso studio completo di Crédit Agricole

Vantaggi della soluzione di gestione dei fornitori di Ivalua

Il software di gestione dei fornitori di Ivalua è una suite completa di strumenti progettata per semplificare e ottimizzare il processo di onboarding dei fornitori. Offre una piattaforma centralizzata attraverso cui le organizzazioni possono gestire tutti gli aspetti delle relazioni con i fornitori, dall’onboarding iniziale alla gestione continua delle performance. I principali vantaggi includono:

1. Maggiore efficienza: le soluzioni di gestione dei fornitori di Ivalua automatizzano molti aspetti del processo di onboarding, riducendo il carico di lavoro manuale e accelerando l’inserimento dei nuovi fornitori. I team degli acquisti possono concentrarsi su attività di approvvigionamento strategico anziché su attività amministrative, garantendo al contempo un onboarding rapido ed efficace dei fornitori.
2. Maggiore conformità: le soluzioni Ivalua includono solide funzionalità di gestione della conformità che verificano automaticamente le informazioni sui fornitori rispetto agli standard e alle normative applicabili. Questo aiuta le organizzazioni a evitare responsabilità legali, sanzioni finanziarie e danni reputazionali.
3. Comunicazione più efficace: gli strumenti centralizzati di comunicazione di Ivalua supportano la collaborazione in tempo reale tra i team degli acquisti e i fornitori tramite sistemi di messaggistica, condivisione di documenti e notifiche. Queste funzionalità aiutano a prevenire incomprensioni e migliorano il coordinamento durante tutto il processo di onboarding.
4. Maggiore trasparenza: Ivalua offre una visibilità completa sull’intero processo di onboarding dei fornitori, dalle valutazioni iniziali alle approvazioni finali, grazie a funzionalità avanzate di monitoraggio e reporting. Le organizzazioni possono controllare i progressi, valutare le performance dei fornitori e mantenere registri accurati, favorendo la trasparenza, rafforzando la fiducia con i fornitori e supportando decisioni più efficaci.

Crea le basi per partnership con i fornitori più solide e strategiche

Un solido processo di onboarding dei fornitori è fondamentale per costruire relazioni con i fornitori forti, conformi ed efficienti. Garantisce che i fornitori rispettino gli standard richiesti e siano integrati in modo efficace nei sistemi aziendali, creando le basi per partnership di successo.

Dando priorità a un onboarding efficace attraverso soluzioni avanzate di gestione dei fornitori, le aziende possono ottenere risparmi sui costi, migliorare le performance dei fornitori e acquisire un vantaggio competitivo sul mercato.