Che cos’è la gestione delle spese? Una guida completa
Sapete che l’incredibile 20-30% del “costo” del procurement deriva da processi inefficienti come la gestione manuale delle fatture e le approvazioni? Questo dato, evidenziato da uno studio APQC, sottolinea un’area critica da migliorare. Una nota positiva è che le organizzazioni che utilizzano soluzioni di approvvigionamento automatizzate stanno raccogliendo benefici sostanziali. Secondo McKinsey & Co. queste aziende hanno registrato un’impressionante riduzione del 30% dei costi di gestione degli acquisti.
Che si tratti di una piccola impresa o di una grande azienda, gestire le spese in modo efficiente può avere un impatto diretto sulla redditività e sul successo operativo.
Questo blog analizza in modo approfondito la gestione delle spese, comprese le best practice e le sfide, ed esplora le soluzioni per gestire le spese con l’aiuto di piattaforme automatizzate di gestione delle spese come Ivalua.
Che cos’è lo Spend Management?
La gestione delle spese è il processo strategico di controllo e ottimizzazione delle spese di un’organizzazione. Comprende la pianificazione, il monitoraggio e la gestione di tutte le spese aziendali per garantire un’allocazione efficace ed efficiente delle risorse. In sostanza, la gestione delle spese comporta il monitoraggio di dove e come viene speso il denaro all’interno dell’organizzazione, l’analisi di questi dati e l’implementazione di politiche e strumenti per ridurre gli sprechi, migliorare l’efficienza e massimizzare il ritorno sugli investimenti.
Questo processo è fondamentale per le aziende perché aiuta a mantenere il controllo finanziario, assicurando che la spesa sia in linea con gli obiettivi e il budget dell’azienda. Una gestione efficace delle spese non solo aiuta a evitare costi inutili, ma consente anche alle aziende di ottimizzare le relazioni con i fornitori, garantire la conformità alle politiche di acquisto e sfruttare offerte o sconti migliori.
Come osserva Aberdeen Group, “I programmi di gestione della spesa migliori della categoria possono raggiungere un ROI di 10:1, ovvero ogni dollaro investito nella gestione della spesa produce dieci dollari di risparmio”.
Per l’ufficio acquisti, la gestione della spesa è fondamentale per monitorare le prestazioni dei fornitori, gestire i contratti con i fornitori e garantire che gli acquisti vengano effettuati al miglior prezzo possibile senza compromettere la qualità. Per i team finance, la gestione delle spese fornisce la visibilità necessaria per controllare i budget, prevedere i flussi di cassa e garantire che tutte le spese siano in linea con i piani finanziari.
Perché la gestione delle spese è importante per le aziende?
Una gestione efficace delle spese offre vantaggi strategici che vanno oltre la semplice riduzione dei costi, aiutando le organizzazioni a ottimizzare le loro operazioni e a garantire una stabilità finanziaria a lungo termine.
Per cominciare, la gestione delle spese aiuta a controllare i costi riducendo le spese irregolari, ossia gli acquisti non autorizzati effettuati al di fuori dei processi stabiliti. Grazie a politiche rigorose e all’automazione guidata da soluzioni, le aziende si assicurano che gli acquisti vengano indirizzati attraverso i canali approvati, evitando costi gonfiati. Secondo un recente rapporto, il 74% dei CPO ha fatto del risparmio una priorità assoluta, con un aumento del 61% rispetto al 2024.
Con una maggiore visibilità sui modelli di spesa, è possibile negoziare condizioni migliori con i fornitori, garantendo contratti più favorevoli e riduzione dei costi. La gestione delle spese ottimizza i processi di approvvigionamento, consentendo acquisti standardizzati e tempestivi, e fornisce visibilità in tempo reale sulle spese per consentire al team finanziario di creare budget e previsioni più accurati.
Allineando le spese ai dati reali, è possibile ottimizzare le prestazioni finanziarie dell’organizzazione. Inoltre, una gestione efficace delle spese supporta la conformità normativa, riducendo il rischio di sanzioni o problemi legali e attenuando i rischi operativi grazie al rispetto delle politiche interne.
La visibilità completa delle spese fornisce ai responsabili delle decisioni i dati in tempo reale necessari per fare scelte informate sull’allocazione delle risorse e sulle strategie di procurement. Questo approccio basato sui dati rende più facile adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato e ottimizzare le decisioni di acquisto.
Tipi di acquisti
Esistono diversi tipi di acquisti – diretti, indiretti e altro ancora – che le organizzazioni devono gestire in modo efficace:
- Acquisti diretti: Acquisti direttamente collegati alla produzione di beni o servizi, come materie prime o componenti. Ha un impatto diretto sulle entrate dell’azienda.
- Acquisti indiretti: Beni e servizi che supportano le operazioni quotidiane, come forniture per ufficio, software o utenze. Pur non essendo legati alla produzione, sono essenziali per il mantenimento delle attività aziendali.
- Acquisti irregolari: Spese non autorizzate al di fuori dei processi di approvvigionamento approvati, che spesso comportano costi più elevati e condizioni meno favorevoli.
- Tail Spend: Piccoli acquisti infrequenti che spesso vengono trascurati ma che, se non gestiti, possono aumentare e avere un impatto sulla redditività.
- Spese in conto capitale (CapEx): grandi investimenti a lungo termine in beni come attrezzature, edifici o tecnologie che hanno un valore duraturo.
- Spese operative (OpEx): costi correnti necessari per la gestione dell’azienda, come stipendi, affitti e utenze.
Una gestione efficace di questi tipi di spesa può aiutare l’organizzazione a migliorare le proprie prestazioni finanziarie complessive.
Spend Management vs. Expense Management
Lo Spend Management e l’Expense Management vengono spesso confusi, ma entrambi hanno un proprio ambito e un proprio focus.
Mentre la gestione delle spese di approvvigionamento si concentra sulla gestione globale di tutte le spese aziendali, la gestione delle spese si occupa principalmente di tracciare e controllare i costi sostenuti dai dipendenti o da reparti specifici, come viaggi, forniture per ufficio e così via.
Un’altra differenza è che lo Spend Management è strategico, mentre la gestione delle spese è operativa. La gestione delle spese comporta una pianificazione finanziaria a lungo termine, la negoziazione con i fornitori e l’ottimizzazione dei processi di approvvigionamento. La gestione delle spese si concentra sulla supervisione quotidiana delle spese aziendali, sul rispetto delle politiche e sui processi di rimborso.
Sfide comuni nella gestione delle spese
Nonostante i vantaggi di una gestione efficace delle spese, le aziende spesso incontrano ostacoli quando cercano di ottimizzare le pratiche.
Mancanza di trasparenza
Secondo Deloitte, il 65% delle organizzazioni ha una scarsa visibilità sulla spesa indiretta, che porta a perdere opportunità di risparmio. Senza una visione chiara di dove viene speso il denaro, diventa difficile per le aziende identificare gli sprechi, le inefficienze e le aree in cui i costi possono essere ottimizzati.
Questa mancanza di trasparenza può impedire alle aziende di prendere decisioni informate sull’allocazione delle risorse e sulle strategie di approvvigionamento, ostacolando in ultima analisi le loro prestazioni finanziarie.
Processi e conformità interna
Molti team resistono anche al cambiamento, preferendo attenersi ai processi di approvvigionamento già noti piuttosto che adottare nuovi sistemi. Di conseguenza, alcuni dipartimenti possono eludere le procedure standard, dando luogo a spese irregolari. La mancanza di allineamento tra i reparti crea un ulteriore ostacolo al raggiungimento di una gestione ottimale delle spese di approvvigionamento.
Reti di fornitori diversificate
La gestione di una base di fornitori diversificata spesso comporta la necessità di destreggiarsi tra più contratti, termini e metriche di performance, il che può essere opprimente. L’aumento della complessità può portare a perdere l’opportunità di negoziare condizioni migliori o addirittura a consolidare i fornitori, rendendo il procurement meno efficiente.
Queste sfide possono sembrare scoraggianti, ma la tecnologia può aiutare. Per esempio, la trasformazione digitale può affrontare la frammentazione dei dati e migliorare la visibilità della spesa centralizzando i sistemi di approvvigionamento e garantendo l’accesso in tempo reale ai dati di spesa. Le piattaforme digitali, come i portali per i fornitori di facile utilizzo, supportano una migliore collaborazione con i fornitori, che a sua volta semplifica la gestione dei fornitori, rafforza le relazioni e consente di negoziare meglio i contratti.
Sebbene investire in soluzioni automatizzate per la gestione delle spese possa sembrare una spesa iniziale elevata, questi strumenti spesso si ripagano da soli riducendo i tempi e i costi di elaborazione degli acquisti e migliorando l’efficienza complessiva nel lungo periodo.
Migliori pratiche per ottimizzare la gestione delle spese
Ecco alcune best practice attuabili per aiutarti a ottimizzare i processi di gestione degli acquisti:
- Centralizzare i dati di procurement e di spesa: Consolidando tutte le informazioni sugli acquisti e sulle spese in un unico luogo, le aziende possono facilmente tracciare, analizzare e gestire le spese. La centralizzazione dei dati riduce la frammentazione, fornendo un quadro più chiaro della spesa complessiva e aiutando a identificare le opportunità di risparmio.
- Standardizzare e automatizzare i processi di approvvigionamento: La standardizzazione delle procedure di approvvigionamento tra i vari reparti garantisce coerenza e conformità. L’automazione di questi processi riduce gli errori manuali e aumenta l’efficienza semplificando i flussi di lavoro di approvazione e gli ordini di acquisto.
- Utilizzare dati e analisi in tempo reale per monitorare le spese: L’accesso in tempo reale ai dati di spesa consente alle aziende di monitorare le spese nel momento stesso in cui si verificano. L’utilizzo di dati analitici aiuta a identificare i modelli di spesa, a monitorare il rispetto del budget e a individuare le opportunità di risparmio prima che le spese sfuggano di mano.
- Revisione e audit regolari delle categorie di spesa: Condurre verifiche regolari delle categorie di spesa aiuta a garantire che le risorse siano allocate in modo efficace. Ciò consente alle aziende di individuare le inefficienze, eliminare gli acquisti non necessari e riallocare i fondi in aree che generano più valore.
- Concentrarsi sul consolidamento dei fornitori e sulla rinegoziazione dei contratti: Il consolidamento dei fornitori e la rinegoziazione dei contratti possono portare a condizioni migliori, costi inferiori e relazioni più solide con i fornitori. Concentrarsi sui fornitori preferenziali può anche semplificare i processi di approvvigionamento e aumentare il potere d’acquisto.
Implementando queste best practice, la tua organizzazione può assumere il controllo delle spese e massimizzare l’efficienza.
Per ulteriori approfondimenti e best practice, leggi il nostro blog sulla gestione delle spese aziendali.
Componenti di una strategia di gestione delle spese efficace
Una strategia di gestione della spesa di successo si basa su analisi approfondite, processi di approvvigionamento ottimizzati e gli strumenti giusti per garantire il controllo dei costi e l’efficienza. Il primo elemento chiave è l’analisi della spesa e il reporting, in cui le aziende raccolgono e analizzano i dati per identificare le opportunità di risparmio, ridurre le spese non autorizzate e guidare il processo decisionale.
Anche la gestione dei fornitori e l’ottimizzazione degli acquisti sono fondamentali. Costruendo relazioni solide con i fornitori chiave e razionalizzando gli acquisti, le aziende possono ridurre i costi e migliorare le prestazioni dei fornitori. Allo stesso modo, gli strumenti di budgeting e di previsione consentono ai team finanziari di prevedere il flusso di cassa, di allocare le risorse in modo efficiente e di evitare spese eccessive.
L’uso della tecnologia e dell’automazione è fondamentale: le soluzioni di gestione delle spese automatizzano i flussi di lavoro, centralizzano i dati e garantiscono la conformità. Secondo McKinsey & Co. le organizzazioni che utilizzano soluzioni di approvvigionamento automatizzate hanno registrato una riduzione del 30% dei costi di elaborazione degli acquisti, evidenziando l’impatto dell’automazione.
Infine, il miglioramento continuo è essenziale. Rivedendo e adattando regolarmente le strategie in base ai dati sulle prestazioni e all’evoluzione delle condizioni, le aziende possono garantire un successo continuo. Per ulteriori approfondimenti, consulta il nostro blog “Spend Analysis: Massimizzare i risparmi sugli acquisti”.
Come Ivalua può aiutarti a ottimizzare la tua gestione delle spese
Una gestione efficace delle spese è fondamentale per controllare i costi, migliorare le relazioni con i fornitori e garantire la conformità. Centralizzando i dati, automatizzando i processi di approvvigionamento e sfruttando le analisi in tempo reale, è possibile prendere decisioni più informate e massimizzare i risparmi per l’organizzazione.
Il software integrato di gestione delle spese di Ivalua offre una suite di strumenti progettati per aiutare le aziende a ottimizzare i processi di approvvigionamento e gestione dei fornitori. La nostra piattaforma eccelle nell’analisi delle spese, fornendo visibilità in tempo reale sulle spese dell’intera azienda per aiutare a identificare le opportunità di risparmio e ridurre le spese eccessive. Grazie a solide funzionalità di sourcing, è possibile gestire le offerte competitive dei fornitori, snellire gli acquisti e assicurarsi di ottenere il miglior valore.
Ivalua migliora anche la gestione dei fornitori, consentendo alle aziende di promuovere relazioni più solide grazie a un migliore monitoraggio delle prestazioni, alla comunicazione e alla gestione dei contratti. Inoltre, i nostri strumenti di automazione degli acquisti semplificano i flussi di lavoro, eliminando le attività manuali e aumentando l’efficienza operativa. Le nostre soluzioni si integrano perfettamente con i sistemi finanziari e ERP, consentendo una visione unificata e in tempo reale dei dati di spesa in tutta l’organizzazione.
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