Processo di onboarding dei fornitori: Best Practice e strategie

L'onboarding dei fornitori è una componente critica della gestione degli acquisti e della supply chain, che pone le basi per partnership solide e produttive. Questa fase garantisce che i nuovi fornitori soddisfino gli standard aziendali, si allineino agli obiettivi di business e rispettino i requisiti normativi.

Dati recenti dimostrano che il 91% dei leader del settore riconosce i fornitori come una preziosa fonte di vantaggio strategico e il 70% dei professionisti del procurement intervistati da Forrester evidenzia l’innovazione come la principale opportunità di collaborazione con i fornitori. Un onboarding efficace è fondamentale per sbloccare questi vantaggi, gettando le basi per una relazione a lungo termine e reciprocamente vantaggiosa che massimizzi il valore del fornitore.

In questo blog analizzeremo l’importanza dell’onboarding dei fornitori e offriremo le best practice per creare una strategia vincente di vendor onboarding.

In che cosa consiste l’onboarding dei fornitori?

L'onboarding dei fornitori è il processo di configurazione e approvazione di un nuovo fornitore nel sistema di approvvigionamento di un'azienda. Si tratta di raccogliere e verificare tutte le informazioni necessarie sul fornitore, compresi i dati aziendali, i dati finanziari, i documenti di conformità e i termini di servizio, e di assicurarsi che il fornitore soddisfi gli standard dell'azienda e i requisiti normativi.

Il tempo necessario per l'inserimento di un fornitore può variare. Può durare poche ore o diversi giorni, a seconda della complessità della fornitura, delle normative di settore e dei processi interni dell'azienda. La durata può dipendere anche dalla rapidità con cui il fornitore fornisce le informazioni necessarie e dalla completezza del processo di verifica.

Onboarding dei fornitori Vs. Gestione delle prestazioni dei fornitori

Il Supplier Onboarding e il Supplier Performance Management sono fasi diverse della collaborazione con i fornitori:

Il Supplier Onboarding si concentra sulla raccolta di informazioni, sulla verifica delle qualifiche e sull’impostazione delle basi per la collaborazione. L’obiettivo principale è garantire che il fornitore sia qualificato e conforme prima di iniziare qualsiasi attività.
La gestione delle performance del fornitore consiste nel tenere sotto controllo le prestazioni del fornitore, utilizzando parametri come la qualità, i tempi di consegna, i costi e la conformità. L’obiettivo è assicurarsi che il fornitore continui a soddisfare i tuoi standard e migliorare la partnership nel tempo.

Mentre l’onboarding del fornitore riguarda l’avvio della collaborazione con un nuovo fornitore, la gestione delle prestazioni del fornitore riguarda il mantenimento e il miglioramento del rapporto a lungo termine.

Per saperne di più, consulta il nostro blog “Supplier Enablement: Come responsabilizzare i fornitori per una crescita reciproca”.

L’importanza di un efficace processo di onboarding dei fornitori

Come fase iniziale cruciale del più ampio processo di gestione del ciclo di vita del fornitore (Supplier Lifecycle Management, SLM), un efficace processo di onboarding dei fornitori crea le basi per una partnership di successo. Questa fase assicura che tutte le informazioni, i controlli di conformità e gli accordi necessari siano stati predisposti prima che il fornitore inizi a fornire beni o servizi.

La fase di onboarding è fondamentale in quanto determina la qualità, l’affidabilità e il rischio associati ai fornitori con cui l’azienda si impegna e stabilisce il tono delle interazioni future.

Un onboarding efficace dei fornitori aiuta le organizzazioni a:

Semplificare l’approvvigionamento e la catena di fornitura: Garantire che tutti i fornitori siano controllati e approvati in anticipo riduce al minimo i ritardi quando sono necessari nuovi prodotti o servizi. L’azienda può impegnarsi rapidamente e con fiducia con i fornitori pre-approvati. Stabilendo processi e aspettative chiare fin dall’inizio, l’onboarding aiuta anche a evitare incomprensioni e problemi in seguito.
Migliorare le relazioni e la comunicazione con i fornitori: Un processo di onboarding ben strutturato fornisce una chiara comprensione delle aspettative, dei ruoli e delle responsabilità, contribuendo a creare fiducia e trasparenza. Buoni canali di comunicazione rendono più facile affrontare i problemi e collaborare alle soluzioni.
Garantire la conformità e la gestione del rischio: Verificando accuratamente la conformità dei fornitori agli standard legali, normativi ed etici, le aziende possono ridurre i rischi potenziali come le responsabilità legali, i danni alla reputazione e le interruzioni della catena di fornitura. Il processo di onboarding consente alle aziende di valutare la stabilità finanziaria e le capacità operative dei fornitori, garantendo che possano soddisfare gli standard e i requisiti dell’azienda.

Secondo un'indagine di Forrester condotta su 462 responsabili degli acquisti a livello di direttore e oltre in organizzazioni di tutto il mondo, la maggior parte delle organizzazioni sta formalizzando la gestione dei fornitori. I responsabili degli acquisti collaborano sempre più spesso con i fornitori, non solo per monitorare i progressi e raggiungere gli obiettivi condivisi, ma anche per garantire una maggiore flessibilità nel soddisfare i requisiti e promuovere l'innovazione.

Tuttavia, Forrester ha rilevato che solo il 13% delle organizzazioni è considerato leader, caratterizzato da programmi formali che includono piani di miglioramento dettagliati, condivisione delle strategie aziendali con i fornitori e gestione attiva di dati e previsioni.

Per saperne di più, consulta il rapporto di Forrester sul perché la gestione olistica dei fornitori è fondamentale per il successo aziendale.

Fasi fondamentali del processo di onboarding dei fornitori

L'onboarding dei fornitori è un processo che si articola in più fasi e ogni fase è fondamentale per garantire che il fornitore sia qualificato, conforme e in grado di soddisfare le esigenze dell'azienda. Vediamo le cinque fasi principali:

1. Ricerca preliminare e valutazione del rischio: La prima fase consiste nel comprendere il background del potenziale fornitore, la sua stabilità finanziaria, la sua reputazione e la portata dei prodotti o dei servizi che offre. Le attività comprendono:

Condurre una due diligence preliminare, come controlli sul background e valutazioni del rischio finanziario.
Valutazione dei potenziali rischi geopolitici, finanziari e operativi.
Valutare l’adeguatezza del fornitore ai requisiti e agli standard dell’azienda.

Al termine di questa fase, si dovrebbe avere un profilo di rischio preliminare del fornitore, che aiuta a decidere se procedere con il processo di onboarding.

2. Conformità e raccolta della documentazione: La seconda fase consiste nel garantire che il fornitore soddisfi tutti i requisiti normativi, legali e specifici dell’azienda. Questo include:

Raccogliere i documenti necessari, come licenze commerciali, certificazioni, informazioni fiscali e polizze assicurative.
Verificare la conformità agli standard e alle normative del settore.
Raccogliere le politiche di protezione dei dati e di cybersecurity, se pertinenti.

Il risultato di questa fase è una serie completa di documenti verificati che dimostrano la conformità e la posizione legale del fornitore.

3. Valutazione e approvazione del fornitore: Il processo di valutazione e approvazione consiste nel valutare le capacità, gli standard di qualità e la capacità complessiva del fornitore di soddisfare le esigenze dell’azienda, tra cui:

Valutazione delle capacità produttive del fornitore, dei processi di controllo della qualità e delle prestazioni passate.
Se necessario, visite in loco o audit.
Esaminare le referenze del fornitore e il lavoro svolto in passato per garantire la qualità e l’affidabilità.

Una volta completate queste attività, è possibile approvare o rifiutare il fornitore in base ai risultati della valutazione.

4. Negoziazione e finalizzazione del contratto: Fase quattrostabilisce termini e condizioni chiari per la relazione commerciale, tra cui:

Negoziare i termini del contratto, compresi i termini di pagamento, i tempi di consegna e gli standard di qualità.
Finalizzazione degli accordi legali, come gli accordi di non divulgazione (NDA), gli accordi sui livelli di servizio (SLA) e i master service agreement (MSA).
Assicurarsi che entrambe le parti accettino tutti i termini e le condizioni e il codice di condotta.

Al termine di questa fase, dovreste avere un contratto firmato da entrambe le parti che formalizza il rapporto commerciale e conferma tutti i termini e le condizioni concordati.

5. Integrazione nel sistema di gestione dei fornitori: L’obiettivo di questa fase è integrare perfettamente il nuovo fornitore nei sistemi di gestione degli acquisti e dei fornitori dell’azienda. Questo include:

Inserire le informazioni di contatto del fornitore.
Impostazione dei sistemi e dei processi di pagamento per l’inserimento degli ordini, il monitoraggio e la fatturazione.
Fornire al fornitore l’accesso agli strumenti, ai portali dei fornitori e ai canali di comunicazione pertinenti.

Una volta completate queste fasi, il fornitore può iniziare a evadere gli ordini e a contribuire attivamente alla catena di fornitura.

Best practice per l’onboarding dei fornitori

Nell’implementare le strategie e gli strumenti di onboarding dei fornitori, dovreste considerare queste best practice:

Stabilire criteri chiari per la selezione dei fornitori: È importante definire criteri standard come la stabilità finanziaria, la conformità alle normative, la qualità, la capacità produttiva e l’etica per garantire che i fornitori siano in linea con i vostri obiettivi. Questo aiuta a semplificare il processo decisionale e a minimizzare i rischi.

Utilizzare procedure di onboarding standardizzate: L’implementazione di fasi di onboarding coerenti, come liste di controllo e due diligence, garantisce equità ed efficienza, riducendo il rischio di errori o pregiudizi.

Mantenere canali di comunicazione aperti: Una comunicazione chiara e continua con i fornitori crea fiducia e migliora la collaborazione. Stabilite le aspettative e fornite i contatti per risolvere rapidamente i problemi, migliorando le relazioni commerciali.

Rivedere e aggiornare regolarmente le informazioni sui fornitori: Mantenere aggiornati i dati dei fornitori, come quelli relativi alla conformità e alle certificazioni, per garantire l’accuratezza e ridurre i rischi, favorendo un migliore processo decisionale e di monitoraggio.

Implementare soluzioni tecnologiche: Utilizzare strumenti come il software di onboarding dei fornitori e i controlli automatici di conformità per semplificare la gestione e la comunicazione dei dati, migliorare l’efficienza e ridurre gli errori manuali. Questi strumenti devono integrarsi perfettamente con i sistemi esistenti per una gestione completa dei dati e delle informazioni. Scegliete soluzioni intuitive e facili da usare per entrambe le parti per massimizzare l’adozione.

Queste best practice aiutano a minimizzare i rischi e a migliorare l’efficienza operativa, nonché a promuovere relazioni forti e collaborative con i fornitori.

Scarica la checklist delle best practice di Ivalua per la gestione delle relazioni con i fornitori.

Superare le sfide dell’onboarding dei fornitori

Per un onboarding efficace dei fornitori, ci sono numerose insidie da evitare. Vediamo alcune delle principali sfide e i consigli per affrontarle.

Incoerenza dei dati

L'incoerenza o l'imprecisione dei dati forniti dai fornitori può causare incomprensioni, errori e inefficienze nel processo di onboarding. Ad esempio, discrepanze nei documenti forniti, discrepanze nelle specifiche dei prodotti o standard diversi di controllo della qualità.

Suggerimento: implementare un sistema centralizzato di gestione dei dati dei fornitori per standardizzare e convalidare tutti i dati in entrata. Questo sistema può includere regole di convalida dei dati e controlli automatici per garantire coerenza e accuratezza, riducendo il rischio di discrepanze ed errori.

Rischi di conformità

Garantire che i fornitori soddisfino tutti i requisiti legali e gli standard di settore può essere complesso, soprattutto quando si tratta di fornitori internazionali o di settori altamente regolamentati. La mancata conformità può comportare responsabilità legali, sanzioni finanziarie e danni alla reputazione dell'azienda.

Suggerimento: utilizzate un software di gestione della conformità per monitorare e verificare automaticamente la conformità dei fornitori agli standard legali e di settore. Questo software può anche fornire avvisi in caso di modifiche alle normative, contribuendo a garantire una conformità continua.

La nostrachecklist completa per la gestione del rischio e delle prestazioni dei fornitori aiuta la vostra organizzazione a determinare gli attributi di un programma efficace di gestione del rischio e delle prestazioni dei fornitori (SRPM).

Barriere della comunicazione

Una scarsa comunicazione tra i team della catena di approvvigionamento e della fornitura o i fornitori può causare ritardi, interpretazioni errate e aspettative non soddisfatte. Questo è particolarmente problematico quando le informazioni chiave non vengono condivise in modo efficace o quando ci sono differenze culturali e linguistiche.

Suggerimento: stabilire protocolli di comunicazione chiari e utilizzare strumenti di collaborazione che supportino la comunicazione in tempo reale e la condivisione dei documenti. Anche la creazione di un punto di contatto dedicato all’interno del team di approvvigionamento può facilitare una comunicazione migliore e più coerente con i fornitori.

Difficoltà di integrazione

La gestione di grandi volumi di fornitori e delle loro informazioni può risultare opprimente, soprattutto quando si tratta di integrare questi dati in più sistemi. Questo può portare a silos di informazioni, difficoltà nel recupero dei dati e sfide nel mantenere un database dei fornitori aggiornato.

Suggerimento: Adottare una piattaforma di gestione dei fornitori integrata che consolidi tutte le informazioni sui fornitori come un’unica fonte di verità e si interfacci perfettamente con gli altri sistemi aziendali. Questa integrazione garantisce un facile accesso a dati aggiornati sui fornitori in diversi reparti e sistemi.

Guarda questo webinar per capire perché le soluzioni olistiche di gestione dei fornitori sono più importanti che mai.

Processi manuali

L’affidamento a processi manuali, come la documentazione cartacea e l’inserimento manuale dei dati, può ritardare l’onboarding e portare a duplicazioni di informazioni o errori.

Suggerimento: Automatizzate i flussi di lavoro per attività quali l’inserimento dei dati, l’elaborazione dei documenti e le approvazioni, e utilizzate moduli digitali e firme elettroniche per sostituire i processi cartacei.

Ivalua può aiutarvi a sfruttare gli strumenti di gestione dei progetti per stabilire piani di progetto dettagliati, assegnare i compiti ai fornitori e agli stakeholder e monitorare i loro progressi.

Leggi la nostra scheda tecnica per scoprire come il software di gestione dei fornitori può potenziare i processi di approvvigionamento, creare resilienza e promuovere l’innovazione.

Caso di studio: Chassis Brakes

Chassis Brakes International, un'azienda globale nel settore delle soluzioni frenanti per autoveicoli, aveva difficoltà a mantenere dati anagrafici accurati sui fornitori e non disponeva di processi standardizzati per la gestione delle richieste e degli ordini di acquisto. Questi problemi hanno ostacolato la capacità del team di approvvigionamento di tenere traccia delle spese e di fornire valore aggiunto.

Grazie alla collaborazione con Ivalua, Chassis Brakes ha ridotto la base di fornitori di oltre la metà, ottenendo al contempo:

5% di riduzione della spesa diretta e circa 10% di riduzione della spesa indiretta.
98% delle spese analizzate
99% di copertura degli ordini di acquisto
100% di visibilità su tutti i contratti di approvvigionamento

La soluzione di Ivalua ha anche permesso di implementare le approvazioni mobili per le richieste e gli ordini di acquisto.

Secondo Cyrille Naux, vicepresidente di Strategia, Operazioni e Approvvigionamenti di Chassis Brakes, “Ivalua ha permesso il nostro percorso di trasformazione in modo efficace, rendendo l’approvvigionamento più agile e digitale. Tutto è iniziato con l’attenzione ai fornitori e alla pulizia dei dati anagrafici dei fornitori per prendere decisioni migliori. Risolvere questo problema ha permesso di aumentare l’efficienza, la visibilità e la creazione di valore per l’azienda“.

Leggi il caso di studio completo di Chassis Brakes International per scoprire come sono riusciti a rendere il procurement più agile e digitale.

Vantaggi della soluzione di gestione dei fornitori di Ivalua

Il software di gestione dei fornitori di Ivalua è una suite completa di strumenti progettati per semplificare e ottimizzare il processo di inserimento dei fornitori. Fornisce una piattaforma centralizzata in cui le organizzazioni possono gestire tutti gli aspetti delle relazioni con i fornitori, dall’onboarding iniziale alla gestione continua delle prestazioni:

Maggiore efficienza: Le soluzioni di gestione dei fornitori di Ivalua automatizzano molti aspetti del processo di onboarding, riducendo il carico di lavoro manuale e accelerando l’onboarding. I team di approvvigionamento possono concentrarsi sulle attività strategiche di sourcing piuttosto che sulle attività amministrative, assicurandosi che i fornitori vengano avviati in modo rapido ed efficace.
Maggiore conformità: Le soluzioni di Ivalua includono solide funzioni di gestione della conformità che verificano automaticamente le informazioni sui fornitori rispetto agli standard e alle normative pertinenti. Questo aiuta le organizzazioni a evitare responsabilità legali, sanzioni finanziarie e danni alla reputazione.
Migliore comunicazione: Gli strumenti di comunicazione centralizzati di Ivalua supportano la collaborazione in tempo reale tra i team di approvvigionamento e i fornitori con sistemi di messaggistica, condivisione di documenti e notifiche. Queste funzioni aiutano a prevenire le incomprensioni e a migliorare il coordinamento durante il processo di onboarding.
Maggiore trasparenza: Ivalua offre una visibilità completa dell’intero processo di onboarding dei fornitori, dalle valutazioni iniziali alle approvazioni finali, grazie a funzioni dettagliate di monitoraggio e reporting. Le organizzazioni possono monitorare i progressi, valutare le prestazioni dei fornitori e mantenere registri accurati, consentendo una trasparenza che crea fiducia nei confronti dei fornitori e supporta un migliore processo decisionale.

Guarda una breve demo del software di gestione dei fornitori di Ivalua.

Conclusione

Un solido processo di onboarding dei fornitori è fondamentale per costruire relazioni forti, conformi ed efficienti con i fornitori. Assicura che i fornitori soddisfino gli standard richiesti e siano perfettamente integrati nei sistemi organizzativi, gettando le basi per partnership di successo.

Dando priorità a un onboarding efficace attraverso potenti soluzioni di gestione dei fornitori, le aziende possono ottenere risparmi sui costi, migliorare le prestazioni dei fornitori e ottenere un vantaggio competitivo sul mercato.

Scopri come gestire l’onboarding dei fornitori nella nostra demo sulla gestione dei fornitori.