Un sistema di procurement o software per gli acquisti aziendali si riferisce a una struttura sofisticata o a un software progettato per semplificare e automatizzare le varie fasi del processo di approvvigionamento all’interno di un’organizzazione. Questi sistemi si presentano in forme diverse, che vanno dalle soluzioni best-of-breed alle soluzioni complete full-suite. Le soluzioni “best-of-breed” sono spesso specializzate in aspetti specifici dell’approvvigionamento, mentre le soluzioni “full-suite” automatizzano senza soluzione di continuità più fasi del processo.
Le organizzazioni sfruttano i software per gli acquisti aziendali per ottenere una maggiore efficienza, accuratezza e conformità nelle loro attività di approvvigionamento. Grazie a queste soluzioni tecnologiche, le aziende possono ottimizzare l’allocazione delle risorse, migliorare la gestione delle relazioni con i fornitori, ottenere informazioni sugli acquisti basate sull’intelligenza artificiale attraverso un’analisi completa e il controllo delle spese e, infine, creare un quadro di miglioramento continuo dei processi di approvvigionamento.
In questa guida esaminiamo come si presentano in pratica i sistemi per gli acquisti odierni e come valutarli in base alle esigenze aziendali.
Punti chiave
- I moderni sistemi di procurement ottimizzano l’intero ciclo di vita Source-to-Pay integrando sourcing,gestione dei contratti, acquisti e gestione dei fornitori in un’unica piattaforma, consentendo una migliore visibilità, conformità e controllo in tutta l’azienda.
- Funzionalità chiave come i flussi di approvazione automatizzati, il monitoraggio delle spese in tempo reale, la governance unificata dei fornitori e la perfetta integrazione con l’ERP aiutano le organizzazioni a ridurre il lavoro manuale, a minimizzare i rischi e a migliorare l’efficienza degli acquisti.
- Le piattaforme per gli acquisti affrontano i problemi aziendali più comuni, tra cui le spese irregolari, i flussi di lavoro scollegati e la scarsità di dati sui fornitori, fornendo struttura, automazione e informazioni utili.
- La scelta del sistema giusto richiede una valutazione delle capacità di integrazione, della configurabilità dei flussi di lavoro, della governance dei dati dei fornitori e delle analisi legate ai risultati aziendali, tutti elementi fondamentali per una trasformazione scalabile e strategica del procurement.
Sistemi per gli acquisti aziendali: guida ai principi chiave, alle tecnologie e al software
Il moderno software di procurement si colloca all’intersezione tra controllo dei costi, gestione del rischio e agilità aziendale, rendendolo fondamentale per la strategia aziendale, non solo per le operazioni. Per i senior leader, comprendere i principi fondamentali, le tecnologie e le funzionalità alla base delle attuali piattaforme di procurement è essenziale per ottenere un impatto su scala.
Iniziamo parlando delle funzioni che un sistema di procurement abilità in azienda.
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Cosa offre un sistema di procurement a tutta l’azienda
Un moderno sistema di procurement è stato progettato per garantire efficienza e coerenza e per supportare la strategia di acquisto in ogni fase del ciclo di vita source-to-pay. Invece di utilizzare strumenti isolati, le organizzazioni possono avvalersi di una struttura unificata che collega persone, processi e dati tra i vari reparti.
Ecco alcune delle principali funzionalità che un sistema di procurement unificato offre:
- Sourcing centralizzato, contratti e dati dei fornitori: come parte dei sistemi di approvvigionamento, il software di sourcing strategico fornisce all’ufficio acquisti un’unica fonte di verità, semplificando la collaborazione, eliminando le ridondanze e consentendo un processo decisionale più rapido e informato.
- Approvazioni e ordini di acquisto automatizzati: i flussi di lavoro integrati riducono i tempi di ciclo, garantendo al contempo l’allineamento delle attività alle politiche interne e alle normative esterne. Il sistema deve supportare gerarchie di approvazione configurabili e multilivello per instradare le richieste in base alle soglie di spesa, al livello di rischio o alla funzione aziendale, mentre le funzionalità di automazione possono garantire il mantenimento dei livelli di inventario della supply chain attraverso la generazione automatica degli ordini di acquisto.
- Funzioni di monitoraggio delle spese e del budget in tempo reale: il consolidamento di tutte le informazioni sulle spese in un unico sistema offre una visibilità immediata su tutte le categorie e le unità aziendali per supportare le capacità di sourcing strategico e una migliore pianificazione finanziaria. Inoltre, il monitoraggio del budget in tempo reale mantiene tutte le attività di acquisto automaticamente all’interno del budget, impedendo lo sforamento dei costi, mentre il software di collaborazione della catena di fornitura consente ai fornitori di fornire un feedback collaborativo in tempo reale, in modo che le organizzazioni possano prendere decisioni agili e multivariabili.
- Governance unificata dei fornitori: gestire i fornitori attraverso la loro registrazione all’interno del portale, la conformità, le prestazioni e i rischi in un’unica piattaforma per rafforzare le relazioni con i fornitori e ridurre l’esposizione.
- Integrazione con i sistemi ERP: collegare senza problemi gli acquisti aziendali con i sistemi di backend per eliminare i problemi di riconciliazione nel processo Source-to-Pay e garantire l’accuratezza dei dati in tutta l’azienda.
Insieme, queste funzionalità consentono alle aziende di scalare i processi di acquisto e di fornire valore attraverso un maggiore controllo e visibilità e relazioni più sane con i fornitori.
Sfide comuni risolte dai sistemi di e-Procurement
Le numerose funzionalità offerte da un sistema di e-Procurement completo aiutano gli uffici acquisti aziendali a superare le sfide operative e normative tipiche, soprattutto quando i processi sono frammentati tra regioni, strumenti e stakeholder. Questo avviene grazie a una maggiore struttura, visibilità e automazione del ciclo Procure-to-Pay.
Ecco alcune sfide comuni e come un sistema di procurement solido può risolvere:
Workflow di sourcing e pagamento disconnessi
Quando attività come sourcing, contrattualizzazione e fatturazione avvengono in sistemi separati, i tempi di ciclo si allungano e i dati possono perdersi nei passaggi. Le piattaforme di procurement unificano questi flussi grazie a software di sourcing integrati con il resto del ciclo Source-to-Pay, garantendo un’esecuzione fluida e un migliore allineamento con i fornitori.
Spese fuori controllo e mancata conformità alle policy
Senza strumenti di acquisto guidato e controlli in fase di richiesta, gli acquisti avvengono al di fuori dei canali approvati. Questa “spesa fuori controllo” comporta sforamenti di budget e rischi in fase di audit. I software intelligenti per la gestione delle richieste (intake management) assicurano la conformità degli acquisti fin dall’inizio.
Dati dei fornitori inaccurati o incompleti
Quando i dati dei fornitori sono archiviati in silos, è comune avere duplicati. La scarsa visibilità e i segnali di rischio mancati possono generare ulteriori problemi. Una piattaforma di procurement unificata supporta la governance dei dati e la collaborazione durante i processi di onboarding e gestione del ciclo di vita dei fornitori, riducendo il rischio di duplicazioni ed errori umani.
Approvazioni manuali di ordini d’acquisto e fatture
I processi basati su carta o email rallentano le attività e sono soggetti a errori. I workflow automatizzati di Invoice-to-Pay semplificano la convalida, accelerano l’elaborazione e garantiscono il rispetto delle policy.
Integrazioni ERP isolate
Quando i sistemi di procurement non sono collegati a ERP o strumenti finanziari, la riconciliazione diventa lunga e soggetta a errori. Ivalua si integra nativamente con diversi ERP, abilitando flussi di dati unificati. Scopri come Körber ha eliminato i silos ERP grazie a Ivalua.
Adozione limitata dell’IA e mancanza di governance
Molte organizzazioni faticano a scalare l’uso dell’IA nel procurement senza sacrificare il controllo. L’Agentic AI sta emergendo tra gli uffici acquisti più avanzati come strumento per prendere decisioni autonome, accelerare le attività operative e migliorare l’insight strategico lungo il ciclo Source-to-Pay. L’approccio dell’assistente virtuale intelligente di Ivalua, ad esempio, garantisce un’automazione efficace mantenendo sempre il controllo umano.
A lungo termine, affrontare queste sfide consente di costruire una funzione acquisti resiliente, efficiente e pronta per il futuro.
Funzionalità chiave di un moderno sistema di procurement
Un sistema di procurement moderno deve andare oltre le funzionalità di base, offrendo visibilità, controllo e valore lungo l’intero ciclo Source-to-Pay. Queste capacità fondamentali aiutano le organizzazioni a superare la frammentazione, garantire la governance e prendere decisioni più intelligenti e rapide su larga scala.
Ecco alcune delle principali funzionalità da ricercare quando si seleziona una piattaforma di procurement moderna:
Integrazione Source-to-Contract
Processi di sourcing e gestione dei contratti fornitori scollegati rallentano le negoziazioni e generano errori nei passaggi. Una piattaforma moderna gestisce RFX, creazione dei contratti e onboarding dei fornitori in un unico spazio, riducendo i tempi di ciclo e i rischi. Scopri la nostra guida all’acquisto S2P per approfondire le funzionalità chiave.
Automazione dei workflow di approvazione
Le approvazioni manuali causano colli di bottiglia e un’applicazione incoerente delle policy. Workflow intelligenti basati su IA attivano i percorsi approvativi in base a soglie di spesa, livelli di rischio e regole di categoria, assicurando decisioni puntuali e guidate dai dati.
Gestione dei dati dei fornitori
Dati dei fornitori archiviati in silos o non aggiornati comportano rischi non rilevati e scarsa collaborazione sull’inventario. I sistemi centralizzati di gestione dei fornitori consolidano dati su performance, conformità e rischio in portafogli strutturati, a supporto della governance e dello strategic sourcing.
Automazione del ciclo Invoice-to-Pay
I processi manuali di fatturazione e pagamento aumentano il rischio di errori e ritardi nei pagamenti. Un sistema unificato con soluzioni per la gestione delle fatture automatizza la gestione della fatturazione elettronica, inclusa la riconciliazione con gli ordini, la convalida e le approvazioni, offrendo a finance e procurement un controllo totale sulla spesa.
Gestione del ciclo di vita dei contratti
Rinnovi mancati e condizioni contrattuali non applicate possono esporre l’azienda a rischi e sforamenti di budget. Gli strumenti di gestione del ciclo di vita dei contratti monitorano obblighi, gestiscono clausole e supportano rinnovi proattivi su categorie e aree geografiche.
Visibilità della spesa e reporting
Gli uffici acquisti hanno bisogno di dati e approfondimenti in tempo reale per collegare le attività ai risultati finanziari ed ESG. I sistemi moderni offrono dashboard avanzate che integrano strumenti di analisi della spesa con quelli di gestione di performance, rischio e conformità, rendendo semplice accedere alle informazioni strategiche.
Insieme, queste funzionalità costituiscono la base per costruire una funzione procurement scalabile ed efficiente. Un sistema dotato di queste caratteristiche aiuterà il tuo team a muoversi più velocemente, lavorare in modo più intelligente e generare un impatto misurabile sull’intera organizzazione.
Come scegliere il sistema di procurement giusto per la tua organizzazione
Ecco una checklist rapida con i requisiti imprescindibili per valutare e selezionare una soluzione di procurement in grado di generare valore a lungo termine, sia per il procurement indiretto che per quello diretto:
- Integrazione fluida con i tuoi sistemi ERP e finance esistenti
- Visibilità e controllo completi grazie a workflow end-to-end Source-to-Pay
- Regole di approvazione e conformità configurabili, con flussi adattabili a policy, soglie di rischio e strutture aziendali, senza bisogno di codice personalizzato
- Governance dei dati dei fornitori attraverso una fonte unica di verità per onboarding, tracciamento dei rischi, performance e conformità
- Dati di analisi in tempo reale, collegati ai risultati di business per decisioni più rapide e informate
- Dashboard di procurement avanzate, che evidenziano impatti finanziari, operativi e ESG
- Supporto multi-entity e multi-lingua, per gestire operazioni globali complesse e standardizzare processi tra unità, team e aree geografiche
- Affidabilità della piattaforma Source-to-Pay, con implementazioni enterprise di successo e un track record comprovato in ambienti di procurement complessi e strategici
Ora vediamo un esempio concreto per capire come queste funzionalità si combinano nella pratica.
Caso cliente: come Thales ha modernizzato la collaborazione con i fornitori e la gestione dei dati
Il Gruppo Thales, leader globale nei settori aerospaziale, difesa, trasporti e tecnologie per la sicurezza, affrontava importanti sfide legate alla scarsa visibilità dei dati e all’inefficienza dei processi, che rendevano difficile il reporting. L’ufficio acquisti non riusciva a ottenere insight utili dai dati disponibili, e le lunghe attività di pulizia dei dati sottraevano tempo prezioso alla collaborazione con i fornitori.
Dopo aver implementato Ivalua come soluzione di Master Data Management, Thales ha completamente trasformato il proprio modello di collaborazione con i fornitori. L’ottimizzazione dei processi ha permesso di ridurre il carico di lavoro manuale e liberare risorse da destinare ad attività più strategiche.
Leggi il case study completo di Thales.
Costruisci un sistema di procurement che generi valore strategico
Il procurement sta evolvendo da funzione operativa a motore di crescita, resilienza e innovazione. Per supportare questa trasformazione, le aziende hanno bisogno di un sistema di procurement che colleghi l’intero ciclo Source-to-Pay, garantisca la governance e trasformi i dati dei fornitori in intelligence azionabile.
Le imprese leader stanno adottando piattaforme cloud per il procurement in grado di integrare l’IA, migliorare le performance ESG e rispondere in tempo reale ai cambiamenti del mercato. Il sistema giusto può guidare attivamente la trasformazione digitale degli acquisti e generare un impatto misurabile sul business.
Inoltre, un’analisi indipendente condotta da Forrester Consulting su un campione rappresentativo di clienti Ivalua, attivi in diversi settori, ha rilevato un ritorno sull’investimento (ROI) medio del 393%. Questo risultato è stato ottenuto grazie all’automazione dei processi, a una maggiore visibilità e alla sostituzione di sistemi legacy. L’investimento risulta generalmente ripagato in meno di sei mesi.
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Scopri come la piattaforma per gli acquisti aziendali di Ivalua può generare impatto a livello enterprise.
FAQ
Qual è la differenza tra un sistema di procurement e una soluzione di e-Procurement?
Le soluzioni di e-Procurement si concentrano principalmente sugli aspetti transazionali dell’acquisto, come la gestione automatizzata delle richieste, i cataloghi e gli ordini d’acquisto. Un sistema di procurement completo, invece, integra sourcing, contrattualistica, gestione dei fornitori e pagamenti, offrendo visibilità e controllo end-to-end.
I sistemi di procurement possono integrarsi con gli ERP aziendali?
Sì, i software di procurement moderni sono progettati per integrarsi con sistemi ERP e piattaforme finance, eliminando i silos informativi e semplificando la riconciliazione. Ivalua supporta ambienti multi-ERP per garantire un procurement fluido e coerente tra sistemi diversi.
Cosa dovrebbe offrire un sistema di procurement per l’uso enterprise?
Le caratteristiche chiave includono: integrazione multi-ERP, workflow configurabili, governance avanzata dei dati dei fornitori e analytics che collegano le attività procurement agli obiettivi di business. Scalabilità, supporto alla compliance e una comprovata esperienza in progetti enterprise sono fondamentali.
Ivalua è un sistema di procurement?
Sì, Ivalua è una piattaforma di procurement completa che copre l’intero ciclo Source-to-Pay. Permette di gestire sourcing, contratti, fornitori, acquisti, pagamenti e analytics all’interno di un sistema unico e integrato.
