La fatturazione elettronica è lo scambio digitale di documenti di fatturazione tra un fornitore e un acquirente. A differenza della tradizionale fatturazione cartacea, la fatturazione elettronica prevede la generazione, l'invio e la ricezione delle fatture in un formato elettronico strutturato.
Ciò consente di automatizzare l’elaborazione delle fatture, migliorando in modo significativo l’efficienza delle operazioni di fatturazione e riducendo i costi associati all’inserimento e all’archiviazione manuale.
In questo post, daremo uno sguardo approfondito ai mandati per la fatturazione elettronica, concentrandoci in particolare sulla nuova legislazione francese. Analizzeremo inoltre come le funzionalità avanzate di fatturazione elettronica e il Government Gateway di Ivalua possano aiutare le organizzazioni a mantenere la conformità in modo efficace.
Spostamento globale verso la fatturazione elettronica obbligatoria
A livello globale, si sta assistendo a un crescente spostamento verso l’obbligo di fatturazione elettronica, in quanto i governi riconoscono il suo potenziale per semplificare la riscossione delle imposte e combattere le frodi. Secondo KPMG, 55 Paesi in tutto il mondo hanno adottato o stanno considerando l’adozione di mandati per la fatturazione elettronica.
Questo prevede il rispetto di standard specifici e la comunicazione in tempo reale alle autorità fiscali, allo scopo di fornire una maggiore trasparenza e un controllo continuo delle transazioni commerciali. L'obiettivo è promuovere un processo di convalida più rapido e migliorare la conformità agli obblighi fiscali.
Man mano che questi mandati si diffondono in diverse regioni, le aziende sono spinte ad aggiornare i propri sistemi e processi per rimanere conformi e competitive nell’economia digitale in continua evoluzione.
Per saperne di più, consulta la nostra guida completa alla fatturazione elettronica.
Prima di tutto, alcune informazioni di base sul mandato
Cosa sono i “controlli continui delle transazioni” (CTC)?
I controlli continui delle transazioni (CTC) sono misure che richiedono alle imprese di comunicare alle autorità fiscali i dati delle transazioni in tempo reale o quasi, con l’obiettivo di migliorare la conformità fiscale e ridurre le frodi.
Questo sistema prevede l'invio elettronico delle fatture nel momento in cui si verificano le transazioni, facilitando la supervisione immediata e l'accuratezza della rendicontazione fiscale. L'introduzione delle CTC riflette una tendenza globale verso la rendicontazione fiscale digitale per migliorare l'efficienza e ridurre al minimo l'evasione fiscale.
CTC e legislazione sulla fatturazione elettronica
I Paesi in Europa, America Latina e Asia stanno adottando le CTC con requisiti di fatturazione elettronica. Ad esempio, la Francia si sta muovendo attivamente verso l'implementazione delle CTC con la sua imminente legislazione sulla fatturazione elettronica.
Il mandato,che sarà introdotto gradualmente a partire da luglio 2026, prevede che tutte le società operanti in Francia emettano e ricevano fatture in formato elettronico. Questa iniziativa mira a migliorare la conformità fiscale attraverso la trasmissione di dati in tempo reale o quasi alle autorità fiscali, a ridurre le frodi fiscali e ad aumentare l’efficienza del sistema fiscale.
Cos’è il mandato francese per la fatturazione elettronica?
Il mandato francese per la fatturazione elettronica fa parte di una più ampia iniziativa del governo francese volta a digitalizzare i processi di adempimento fiscale e di fatturazione in tutto il Paese. Il mandato, che sarà introdotto gradualmente a partire da settembre 2026, richiederà a tutte le aziende che operano in Francia di inviare e ricevere fatture in formato elettronico. L’introduzione inizierà con le grandi imprese, seguite dalle medie e poi dalle piccole imprese entro settembre 2027.
Al fine di combattere le frodi IVA (mancato pagamento accidentale), la Francia ha deciso di passare a un "modello misto CTC" che includerà l'obbligo di fatturazione elettronica B2B e di rendicontazione elettronica. Gli obiettivi di questo mandato sono molteplici:
- Migliorare la conformità fiscale: Automatizzando il processo di fatturazione, il governo francese mira a ridurre l’evasione fiscale garantendo che tutte le transazioni siano registrate e tracciabili in tempo reale. Ciò contribuirà a colmare il divario dell’IVA (Imposta sul Valore Aggiunto).
- Aumento dell’efficienza: La fatturazione elettronica snellirà i processi di fatturazione e pagamento, riducendo i tempi e i costi associati alla fatturazione manuale e alla ricerca dei pagamenti.
- Promuovere la trasformazione digitale: Questa iniziativa è vista anche come una spinta alla trasformazione digitale nel settore commerciale, incoraggiando le aziende a modernizzare i loro sistemi e processi finanziari.
Questa iniziativa si allinea a iniziative simili in altri Paesi europei, riflettendo una tendenza in atto verso una maggiore digitalizzazione fiscale all’interno dell’UE per migliorare la trasparenza e l’efficienza economica.
Come prepararsi all’obbligo di fatturazione elettronica in Francia
Mentre la Francia si prepara a implementare il suo mandato per la fatturazione elettronica, le aziende che operano o commerciano con entità francesi devono prepararsi a fondo per garantire la conformità.
- Comprendere i requisiti del mandato
Il primo passo di questa preparazione è la comprensione dei requisiti specifici del sistema di fatturazione elettronica francese, che prevede che tutte le fatture siano elaborate elettronicamente per semplificare la rendicontazione fiscale e ridurre le frodi. A tal fine è necessario familiarizzare con il quadro normativo, in particolare per quanto riguarda i tipi di fatture interessate e le scadenze per la conformità.
- Valutare gli attuali processi e sistemi di fatturazione
Le aziende devono poi valutare i processi e i sistemi di fatturazione attuali. Questa valutazione deve determinare se i sistemi esistenti possono essere adattati alla nuova normativa o se è necessario acquistare un nuovo software di fatturazione elettronica. È fondamentale scegliere una soluzione che non solo soddisfi i requisiti normativi francesi, ma che si integri perfettamente con i sistemi ERP o contabili esistenti.
Per molte aziende, ciò significherà scegliere una piattaforma che offra un Gateway governativo pre-costruito per la Francia con un’esperienza di AP digitale o cercare di inserire una rete di terze parti nei propri flussi di processo cartacei.
Quest'ultima soluzione soddisfa le esigenze informatiche, ma garantisce che il team AP sia sommerso dalle eccezioni. Il primo assicura che le fatture possano essere elaborate in tempo reale direttamente dai fornitori e quindi segnalate alle autorità fiscali francesi nel formato richiesto.
- Formazione e transizione
Infine, una volta che il sistema di fatturazione elettronica è pronto, sono essenziali un collaudo e una formazione approfonditi. Il collaudo del sistema assicura che sia in grado di gestire tutte le attività di fatturazione in conformità con le normative francesi, compresa la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche e la generazione dei report necessari.
La formazione deve essere fornita non solo al team finanziario, ma anche a tutti gli stakeholder coinvolti nel processo di fatturazione, per familiarizzare con le funzionalità e i flussi di lavoro del nuovo sistema.
Questa fase di preparazione è fondamentale per garantire una transizione senza intoppi alla fatturazione elettronica, evitando sanzioni per mancata conformità e assicurando la continuità delle operazioni con clienti e fornitori francesi.
Per saperne di più sulla semplificazione dei controlli delle transazioni continue con il Government Gateway di Ivalua
Tempistiche per l’obbligo di fatturazione e rendicontazione elettronica in Francia
Le tempistiche per conformarsi al mandato francese per la fatturazione elettronica possono essere delineate come segue, anche se le date specifiche possono variare in base agli ultimi aggiornamenti legislativi e alle dimensioni o al tipo di azienda:
- Preparazione iniziale (immediata): Le aziende devono iniziare a familiarizzare con i dettagli del mandato, compresi gli obblighi e le scadenze principali.
- Valutazione e selezione del sistema (6-12 mesi prima del mandato): Le aziende devono valutare i loro attuali sistemi e processi di fatturazione per determinare se soddisfano i nuovi requisiti.
Se i sistemi esistenti non sono conformi, le aziende devono scegliere una soluzione di fatturazione elettronica adeguata che si integri con i principali sistemi ERP e che soddisfi gli standard tecnici e di sicurezza del governo francese.
- Implementazione e integrazione (3-9 mesi prima del mandato): La fase successiva consiste nell’implementare e integrare il sistema scelto con i sistemi finanziari e operativi esistenti. Questa fase comprende la configurazione del software, la verifica dell’interoperabilità con altri sistemi aziendali e la garanzia che la soluzione sia in grado di gestire tutti gli scenari di fatturazione in modo conforme.
- Test e formazione (1-3 mesi prima del mandato): Dopo l’implementazione, è essenziale eseguire test approfonditi per garantire che il sistema funzioni come previsto in vari scenari, nonché una formazione completa per tutti gli utenti.
- Go-Live e conformità continua (dalla data di entrata in vigore del mandato in poi): Le aziende dovrebbero pianificare la messa in funzione del nuovo sistema prima della data di inizio ufficiale del mandato per affrontare eventuali problemi dell’ultimo minuto. Il monitoraggio e gli aggiornamenti continui saranno necessari anche dopo l’implementazione, per garantire una conformità costante all’evoluzione delle norme.
Automatizzate il processo di pagamento con la fatturazione elettronica di Ivalua
Il software per la fatturazione elettronica di Ivalua migliora significativamente la gestione e la collaborazione con i fornitori e mantiene la trasparenza durante i processi di pagamento.
Ivalua offre un servizio di “Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) plug-n-play” che si integra perfettamente con i principali sistemi ERP o con la nostra esperienza di pagamento digitale.
In quanto piattaforma certificata secondo gli standard ISO 27001, Ivalua semplifica le attività di invio e ricezione delle fatture, oltre a tutte le comunicazioni fiscali obbligatorie. La soluzione di pagamento digitale di Ivalua offre diverse funzionalità chiave, ognuna progettata per semplificare i processi Invoice-to-Pay e migliorare l’efficienza:
- Acquisizione dei dati delle fatture (IDC): Questo strumento utilizza un’automazione avanzata per acquisire i dati delle fatture da più formati, riducendo significativamente la probabilità di errori e accelerando il flusso di lavoro di elaborazione delle fatture. In questo modo le fatture vengono elaborate in modo più efficiente, risparmiando tempo e riducendo il lavoro manuale.
- Fatturazione elettronica: Ivalua supporta la fatturazione digitale, che consente un’elaborazione più rapida e l’approvazione delle fatture in tempo reale. Questa funzionalità non solo aumenta l’accuratezza della fatturazione, ma migliora anche la gestione del flusso di cassa e le relazioni con i fornitori, garantendo pagamenti puntuali.
- Invoice Hub: La centralizzazione è un fattore chiave per una gestione finanziaria efficiente e per il rispetto della conformità. L’Hub è un’interfaccia centralizzata che aggrega tutte le fatture, semplificando la gestione dei pagamenti in entrata e in uscita. Migliora la trasparenza, facilitando la tracciabilità dei pagamenti e le verifiche contabili.
- Automazione delle fatture: La piattaforma di Ivalua automatizza diverse attività di contabilità fornitori, tra cui l’abbinamento intelligente delle fatture e l’elaborazione dei pagamenti. L’automazione riduce il carico di lavoro del personale, la possibilità di errori umani e il rischio di frodi, assicurando al contempo un’elaborazione rapida e corretta dei pagamenti.
- Gateway governativo: Questa funzione è stata pensata per le aziende che si occupano di contratti governativi, facilitando la conformità e l’elaborazione efficiente delle transazioni con gli enti governativi. Integra perfettamente questi processi nel più ampio flusso di lavoro S2P, assicurando che tutte le transazioni siano trasparenti e conformi agli standard normativi.
L’insieme di queste funzioni non solo migliora l’efficienza operativa delle aziende, ma migliora anche la gestione delle relazioni, ottimizza le operazioni della supply chain e supporta un processo decisionale più informato.
Per saperne di più, leggi il nostro blog: Invoice-to-Pay: Pagamenti senza interruzioni con la fatturazione elettronica
Combining PDP functionality with powerful Accounts Payable rules and a free Supplier Portal, Ivalua's Government Gateway ensures compliance with various government regulations and simplifies the process of reporting to authorities. Features include:
Gateway governativo: Semplificare la conformità oltre i confini
Combinando la funzionalità PDP con potenti regole di contabilità e un portale fornitori gratuito, il Government Gateway di Ivalua garantisce la conformità alle varie normative governative e semplifica il processo di rendicontazione alle autorità. Le caratteristiche includono:
- Rifiuto automatico di fatture errate o duplicate
- Risposta automatica alle richieste di informazioni con stato in tempo reale
- Corrispondenza automatica delle fatture con gli ordini di acquisto, le ricevute e i contratti.
Integrandosi direttamente con i portali governativi, aiuta i clienti del settore pubblico e le aziende che hanno a che fare con contratti governativi a gestire le transazioni e la conformità in modo più efficiente. Ciò è particolarmente importante nelle regioni con requisiti di rendicontazione rigorosi e può ridurre significativamente l'onere amministrativo associato ai processi di approvvigionamento governativi.
Soddisfare i requisiti della fatturazione elettronica globale con Ivalua
Con la crescente diffusione dei mandati globali di fatturazione elettronica, le aziende devono adattarsi per tenere il passo con l’evoluzione delle normative e garantire la conformità.
La soluzione di Ivalua offre un approccio solido e completo alla gestione di questi nuovi requisiti, consentendo una perfetta integrazione, l’elaborazione in tempo reale e l’adesione agli standard internazionali. Il software avanzato per la fatturazione elettronica di Ivalua consente alle aziende di essere più efficienti, precise e conformi all’evoluzione dei mandati globali.
Sei pronto a trasformare la tua strategia di fatturazione? Scopri come Ivalua può aiutare la tua azienda a superare le complessità degli obblighi globali di fatturazione elettronica e a migliorare i processi di procurement guardando la nostra demo sui pagamenti strategici o contattando i nostri esperti di fatturazione elettronica!
