Quando gli ordini di acquisto (PO) rimbalzano tra diverse caselle email, si perdono nelle conversazioni o vengono inviati due volte per errore in regioni diverse, è un chiaro segnale che il vostro processo sta rallentando.
E sebbene la maggior parte degli uffici acquisti e contabilità fornitori sappia che i flussi di lavoro manuali dei PO sono inefficienti, fare il passo successivo verso l’automazione del procurement può sembrare scoraggiante, soprattutto se si utilizzano già sistemi ERP esistenti. Questi flussi di lavoro manuali inefficienti spesso mancano di un software adeguato per gli ordini di acquisto, ritardano il routing delle approvazioni e introducono rischi nella tracciabilità della conformità e nella visibilità della spesa.
Non stiamo suggerendo di eliminare i tuoi strumenti attuali o di lanciare una trasformazione massiva. Questa guida è pensata per aiutarti a trovare una soluzione intermedia.
Al termine della guida, comprenderai come l’automazione degli ordini di acquisto funzioni realmente come un livello a livello di sistema per supportare la conformità, semplificare le approvazioni e fornire ai tuoi stakeholder report in tempo reale e visibilità sulla spesa – senza dover abbandonare il vostro sistema ERP.
Punti chiave
- L’automazione degli ordini di acquisto può semplificare l’intero processo, dall’acquisizione all’integrazione e alla sincronizzazione ERP.
- I flussi di lavoro di approvazione, la corrispondenza e il monitoraggio della conformità sono più efficienti e coerenti quando automatizzati.
- È possibile integrare la tecnologia di automazione con i sistemi esistenti, migliorandoli senza la necessità di una sostituzione completa.
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Che cos’è l’automazione degli ordini di acquisto?
L’automazione degli ordini di acquisto prevede l’utilizzo di flussi di lavoro di approvvigionamento digitali e di software per gli ordini di acquisto per automatizzare la creazione, l’inoltro e l’approvazione degli ordini di acquisto e garantire la sincronizzazione ERP per una gestione accurata della spesa.
Invece di affidarsi a passaggi manuali come la generazione di PDF, l’aggiornamento di fogli di calcolo o la ricerca di approvazioni via e-mail, è possibile utilizzare un software di automazione degli ordini di acquisto per semplificare e standardizzare l’intero processo di ordine di acquisto.
Perché automatizzare?
Gli uffici acquisti spesso lavorano su sistemi frammentati e devono soddisfare severi requisiti di conformità, pertanto l’automazione degli ordini di acquisto rappresenta un aggiornamento operativo fondamentale.
L’acquisto di software con funzionalità di automazione degli ordini di acquisto aumenta la precisione e la verificabilità dell’intero processo di approvvigionamento, con un impatto diretto sulla gestione della spesa e sui rapporti con i fornitori.
L’automazione degli ordini di acquisto si colloca a metà strada tra l’approvvigionamento e l’esecuzione finanziaria.
È importante distinguere l’automazione degli ordini di acquisto dall’automazione dalla richiesta all’acquisto, che avviene in una fase precedente del processo e si concentra sull’avvio delle richieste di acquisto.
Allo stesso modo, l’automazione degli ordini di acquisto differisce dall’automazione delle fatture, che avviene dopo l’ordine di acquisto e si concentra sull’elaborazione dei pagamenti e sulla riconciliazione.
Di seguito, ti guideremo attraverso un processo passo dopo passo su come automatizzare gli ordini di acquisto.
Come automatizzare gli ordini di acquisto, passo dopo passo
L’automazione degli ordini di acquisto richiede un approccio chiaro e strutturato. Seguendo questa procedura passo dopo passo, potrai garantire che ogni fase del processo di ordine di acquisto sia ottimizzata e completamente integrata con i tuoi sistemi esistenti.
Fase 1: acquisizione delle richieste in un flusso di immissione strutturato
Anziché ricevere le richieste di acquisto tramite conversazioni collaterali, e-mail o moduli PDF statici, l’automazione inizia con un processo di gestione delle richieste strutturato e un modulo di immissione dinamico. Lo strumento di gestione delle richieste di Ivalua utilizza flussi di lavoro basati sui ruoli per guidare i richiedenti attraverso il processo.
Il modulo si adatta automaticamente in base a fattori quali la categoria di spesa, il reparto o l’ubicazione, per garantire che vengano acquisiti in anticipo i dettagli corretti.
Ogni richiedente vede i valori precompilati in base al proprio profilo utente, come il codice reparto o il percorso di approvazione, riducendo gli errori e velocizzando l’invio. Ad esempio, un membro del team di marketing che richiede un nuovo abbonamento software vedrà campi obbligatori diversi rispetto a qualcuno che ordina attrezzature per l’ufficio.
Questa acquisizione strutturata è la base che garantisce accuratezza, automazione del flusso di lavoro, conformità e velocità durante tutto il resto del processo di ordine di acquisto.
Fase 2: convalidare rispetto a budget, politiche e contratti
Una volta inviata una richiesta di acquisto, l’automazione degli ordini di acquisto applica regole di convalida in tempo reale per garantire che ogni richiesta sia in linea con le politiche interne e gli obblighi esterni.
Ciò include controlli rispetto agli obblighi di gestione dei contratti, garantisce il controllo del budget e l’allineamento con le politiche centralizzate di monitoraggio della conformità. Invece di affidarsi a revisioni manuali, l’automazione segnala i problemi in anticipo.
Il sistema verifica la disponibilità del budget, controlla che il fornitore sia conforme alle politiche aziendali e garantisce che la richiesta sia in linea con un contratto attivo. Se un richiedente seleziona un fornitore senza un contratto in essere, il sistema attiverà un avviso prima che la richiesta proceda.
Avere il controllo della spesa fin dall’inizio del processo aiuta a prevenire acquisti non conformi e spese non autorizzate.
Fase 3: automatizzare il flusso di lavoro di approvazione degli ordini di acquisto e monitorare ogni azione
Nell’ambito del processo Procure-to-Pay, Ivalua indirizza dinamicamente ogni richiesta di ordine di acquisto per l’approvazione in base a regole configurabili quali soglie di spesa, centri di costo, categorie o regole di applicazione delle politiche regionali. Inoltre, il flusso di approvazione si adatta automaticamente al mutare delle condizioni.
Ad esempio, è possibile configurare il sistema in modo da aggiungere un ulteriore approvatore se l’importo di un ordine di acquisto supera una determinata soglia, oppure inoltrare una richiesta a un reparto specifico se il suo centro di costo è contrassegnato per la richiesta.
Gli audit trail automatizzati e le notifiche automatiche eliminano la necessità di follow-up manuali e supportano l’applicazione delle politiche. Ogni fase del processo viene registrata, il che rende gli audit molto più semplici. Il sistema registra chi ha approvato cosa, quando e perché, inclusi riassegnazioni, rifiuti e commenti, creando un audit trail dettagliato senza alcuno sforzo manuale.
Corrispondenza potenziata dall’intelligenza artificiale per una maggiore precisione
Mentre i flussi di lavoro di approvazione garantiscono la validità dell’ordine di acquisto in anticipo, Ivalua utilizza anche l’intelligenza artificiale per migliorare la precisione e il controllo a valle, in particolare durante la corrispondenza delle fatture. Ecco come:
- Acquisizione cognitiva dei dati: i modelli di intelligenza artificiale estraggono e interpretano automaticamente i dati dalle fatture, indipendentemente dal formato, e li confrontano con gli ordini di acquisto e le ricevute con elevata precisione.
- Rilevamento delle anomalie: l’intelligenza artificiale ricerca modelli insoliti o discrepanze, come quantità non corrispondenti, fatture duplicate o irregolarità nei prezzi, segnalando tempestivamente i problemi e riducendo il rischio di frodi o violazioni della conformità.
Queste funzionalità garantiscono che l’intero ciclo Procure-to-Pay rimanga tracciabile ed efficiente.
Fase 4: abilitare la verifica incrociata delle fatture in tre fasi, dall’ordine di acquisto al pagamento
Una delle parti più critiche dell’automazione degli ordini di acquisto è la verifica incrociata in tre fasi, che garantisce la coerenza dei dati tra ordini di acquisto, ricevute di merci e fatture. Il vero valore dell’automazione degli ordini di acquisto diventa evidente quando è il momento di verificare gli ordini di acquisto con le fatture e le ricevute.
Ivalua automatizza questo passaggio fondamentale collegando l’ordine di acquisto, la fattura e la ricevuta di merce in un unico flusso di lavoro per una corrispondenza a tre vie in tempo reale senza alcuno sforzo manuale.
Ivalua confronta automaticamente quantità, prezzi e conferme di consegna. Se tutto corrisponde, la fattura passa direttamente al pagamento. Quando si verificano discrepanze, ad esempio una mancata corrispondenza dei prezzi o una ricevuta mancante, queste vengono segnalate e inoltrate al soggetto interessato per la risoluzione.
Questi controlli automatizzati supportano l’applicazione delle politiche e riducono il rischio di frodi integrandosi perfettamente con i portali dei fornitori e i sistemi di conformità.
Ciò accelera il processo di fatturazione e pagamento e garantisce l’accuratezza dei pagamenti, riducendo al contempo il rischio di pagamenti in eccesso o frodi.
Gestione dei fornitori basata sull’intelligenza artificiale
Altri modi in cui l’intelligenza artificiale di Ivalua aiuta nella riconciliazione delle fatture e nelle relazioni con i fornitori includono:
- Analisi delle prestazioni dei fornitori: l’intelligenza artificiale monitora e analizza le metriche chiave delle prestazioni, come la puntualità delle consegne, la qualità e la reattività, per aiutare i team a prendere decisioni più intelligenti e basate sui dati su chi scegliere come partner e perché.
- Miglioramento della comunicazione: l’intelligenza artificiale aiuta a redigere e perfezionare le comunicazioni con i fornitori, migliorando la chiarezza e riducendo i ritardi che possono essere causati da comunicazioni errate.
Queste funzioni rafforzano il legame tra approvvigionamento e finanza, mantenendo al contempo solide relazioni con i fornitori.
Fase 5: generazione dell’ordine di acquisto e sincronizzazione con l’ERP
Una volta che una richiesta di acquisto è stata convalidata, approvata e verificata rispetto alle politiche aziendali, Ivalua genera automaticamente l’ordine di acquisto definitivo. Quindi gli assegna un numero univoco e lo prepara per la spedizione. Questa stretta integrazione con l’ERP elimina la duplicazione dei dati e garantisce la visibilità in tempo reale della spesa e la reportistica tra gli uffici acquisti e finanziario.
Grazie a un’integrazione perfetta, il sistema invia l’ordine di acquisto direttamente al sistema ERP (come SAP, Oracle o altri), senza richiedere alcun reinserimento manuale o e-mail. Elimina l’inserimento ridondante dei dati, riduce il rischio di errori e garantisce l’allineamento in tempo reale tra i sistemi di approvvigionamento, finanza e gestione dell’inventario.
È possibile visualizzare lo stato in tempo reale dell’ordine di acquisto e il registro di sincronizzazione ERP, che conferma che l’ordine di acquisto è stato trasmesso e registrato con successo.
Con la continua evoluzione dell’IA negli acquisti, le organizzazioni hanno bisogno di una piattaforma estensibile in grado di adattarsi e scalare per supportare l’agilità e l’innovazione a lungo termine. Poiché la piattaforma Ivalua è progettata per essere estensibile, si integra facilmente con complessi scenari ERP e si adatta alle mutevoli esigenze aziendali, senza richiedere configurazioni personalizzate o soluzioni alternative.
Come l’automazione degli ordini di acquisto trasforma il processo di approvvigionamento
L’automazione degli ordini di acquisto ha il potenziale per rivoluzionare radicalmente il funzionamento dell’approvvigionamento.
Sostituendo le richieste ad hoc con moduli di inserimento strutturati, applicando un instradamento basato su politiche e sincronizzando gli aggiornamenti di stato in tempo reale, ogni ordine di acquisto diventa una risorsa di dati affidabile.
Queste richieste di acquisto, che prima erano gestite in fogli di calcolo scollegati o sistemi isolati, ora passano attraverso un processo Purchase-to-Pay unificato e automatizzato, tracciabile e pronto per la revisione dall’inizio alla fine.
Questo cambiamento ha un effetto a catena su tutta l’organizzazione. Gli acquisti e la finanza non lavorano più su versioni contrastanti della realtà. Che i team siano distribuiti in diverse regioni, reparti o istanze ERP, possono accedere alle stesse informazioni accurate e aggiornate.
Questo allineamento si traduce in decisioni più rapide, audit più chiari e maggiore fiducia tra le funzioni.
Migliorare la gestione dei fornitori con una visibilità costante degli ordini di acquisto
L’automazione del flusso di lavoro degli ordini di acquisto migliora la collaborazione tra i fornitori, offrendo loro un accesso chiaro e in tempo reale ai dettagli degli ordini e agli aggiornamenti di stato. In questo modo si elimina la necessità di scambiarsi e-mail su ciò che è stato ordinato, quando arriverà o se una fattura è stata approvata.
La visibilità centralizzata attraverso la gestione dei fornitori e i portali dei venditori favorisce una migliore collaborazione, soprattutto in ambienti di approvvigionamento distribuiti.
I fornitori possono confermare di aver ricevuto l’ordine di acquisto e confermare facilmente i tempi di consegna. Possono anche segnalare eventuali problemi direttamente all’interno del sistema. Questa trasparenza migliora il coordinamento e riduce i tempi di consegna.
Dal punto di vista della contabilità fornitori, si ricevono meno richieste di informazioni sullo stato dei pagamenti perché l’intero ciclo di vita dell’ordine di acquisto è visibile e tracciabile da entrambe le parti. Quando tutti lavorano sulla base della stessa fonte di verità, la comunicazione è proattiva, non reattiva, ed entrambe le parti possono muoversi più rapidamente con meno errori.
L’impatto è tangibile. Vediamo come un’organizzazione ha messo in pratica l’automazione degli ordini di acquisto con Ivalua e ha ottenuto risultati misurabili.
Storia del cliente: come Enbw ha ottenuto un’automazione degli ordini di acquisto conforme su larga scala
EnBW, uno dei maggiori operatori infrastrutturali tedeschi, ha collaborato con Ivalua per modernizzare i propri processi di gestione dei fornitori e di approvvigionamento.
Con oltre 29.000 dipendenti in diversi paesi e una crescente attenzione alle energie rinnovabili, EnBW aveva bisogno di una soluzione scalabile in grado di supportare una collaborazione sicura ed efficiente con la sua vasta rete di fornitori.
I sistemi precedenti dell’azienda erano obsoleti e frammentati, offrivano una visibilità limitata, una gestione degli ordini di acquisto debole e una scarsa integrazione con i requisiti di conformità in continua evoluzione, particolarmente critici dato il ruolo di EnBW come fornitore di infrastrutture critiche.
Da quando ha implementato Ivalua nel 2021, EnBW ha ottenuto risultati misurabili. L’azienda:
- Miglioramento significativo della qualità dei dati relativi a 12.000 fornitori.
- Collaborazione semplificata per 6.500 utenti interni e 300 professionisti degli acquisti.
- Migliore coinvolgimento dei fornitori, gestione dei dati semplificata e maggiore utilizzo dei cataloghi.
- Aumento dell’80% dell’automazione degli ordini e aumento complessivo del 10% dell’efficienza degli acquisti, il tutto mentre si gestiva una migrazione parallela da SAP ECC a SAP S/4HANA.
“Dopo aver implementato Ivalua per 14 mesi, possiamo constatare che siamo in grado di semplificare i nostri processi e ottenere l’ottimizzazione. Ciò comporta una maggiore automazione e autonomia, il che rappresenta un grande vantaggio per noi. Lavorando con Ivalua, abbiamo l’opportunità di lavorare con dati migliori e di qualità superiore”.
– Miljenko Galic, Direttore della gestione dei processi, Approvvigionamenti, ENBW
Leggi il caso di studio completo su EnBW.
Automatizzare gli ordini di acquisto senza sostituire il tuo ERP
In sostanza, l’automazione degli ordini di acquisto aggiunge un livello fondamentale di visibilità e governance, applicando le tue politiche, standardizzando i flussi di lavoro e offrendovi il pieno controllo su ogni categoria di spesa. Garantisce inoltre la coerenza tra reparti, regioni e sistemi.
Ma non dovrai essere costretto a eliminare o sostituire il tuo ERP per modernizzare gli ordini di acquisto. Il software di eProcurement giusto funzionerà in sinergia con esso.
Con Ivalua, puoi creare un ponte tra l’approvvigionamento e la finanza, apportando struttura, velocità e trasparenza a ogni ordine di acquisto senza interrompere ciò che è già in atto. Il risultato è una maggiore precisione, una conformità più rigorosa e un processo di approvvigionamento che si muove alla velocità richiesta dalla tua azienda.
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Domande frequenti
In che modo l’automazione degli ordini di acquisto si integra con gli ERP?
Gli strumenti di automazione sincronizzano i dati in modo bidirezionale utilizzando API o connettori nativi. Ciò garantisce che i numeri degli ordini di acquisto, le voci e gli aggiornamenti di stato vengano replicati automaticamente, senza necessità di inserimenti manuali.
Cosa succede se un ordine di acquisto viene rifiutato o modificato durante il processo?
Se un ordine di acquisto viene rifiutato o modificato, il flusso di lavoro viene sospeso e il software di gestione degli ordini di acquisto registra il motivo del rifiuto o della modifica. Quindi reindirizza la richiesta in base alle regole aggiornate, con ogni azione contrassegnata da un timestamp per la verifica.
È possibile automatizzare il processo in tutte le regioni e filiali?
Sì. È possibile configurare regole di approvazione, elenchi di fornitori e soglie di spesa a livello locale, mantenendo al contempo il controllo centralizzato e la visibilità in tutta l’organizzazione.
In che modo l’automazione degli ordini di acquisto supporta la conformità?
L’automazione del processo di ordine di acquisto consente di applicare catene di approvazione, convalidare i fornitori e migliorare la gestione dei contratti, oltre a mantenere tracce di audit complete con il minimo sforzo. Le notifiche automatiche segnalano le eccezioni, quindi non è necessario rintracciare manualmente la cronologia degli ordini di acquisto.
L’intelligenza artificiale può migliorare l’automazione degli ordini di acquisto?
Assolutamente sì. Ivalua integra l’intelligenza artificiale nella sua piattaforma per gli acquisti per migliorare vari aspetti dell’automazione degli ordini di acquisto. Ciò include analisi predittive per la gestione delle eccezioni, acquisizione cognitiva dei dati per l’elaborazione delle fatture e approfondimenti basati sull’intelligenza artificiale per la gestione dei fornitori. Queste funzionalità ottimizzano i processi, riducono gli errori e supportano il processo decisionale strategico.
