Nell’odierno ambiente commerciale, caratterizzato da ritmi serrati, le aziende si affidano sempre più spesso a una forza lavoro esterna per integrare i propri dipendenti. I picchi temporanei di domanda o la necessità di competenze specifiche possono non essere disponibili all’interno dell’azienda. Per la maggior parte delle aziende, rivolgersi a risorse esterne è una pratica comune: Si stima che la spesa globale per l’outsourcing raggiungerà i 731 miliardi di dollari nel 2023.
Se da un lato la forza lavoro esterna può essere fondamentale per mantenere l’efficienza operativa, dall’altro le soluzioni di external workforce spesso comportano costi più elevati e le aziende possono avere difficoltà a garantire il ROI. I rischi sottostanti, i costi nascosti e i risultati discutibili sono problemi significativi, che richiedono una soluzione completa per fare chiarezza su costi e valore.
In questo blog esploreremo i vantaggi, i rischi e le sfide del mantenimento di una forza lavoro esterna, alcune best practice per farlo bene e come la tecnologia può aiutarci.
Che cos’è una forza lavoro esterna?
La forza lavoro esterna è costituita da dipendenti non permanenti assunti da un'organizzazione per integrare il proprio personale regolare. Questo gruppo comprende persone che non sono sul libro paga dell'azienda, ma che vengono assunte per svolgere compiti, progetti o ruoli specifici per un periodo predeterminato.
I lavoratori esterni vengono assunti su base flessibile, consentendo alle aziende di aumentare o diminuire la propria forza lavoro in base alle proprie esigenze, il che è particolarmente utile per gestire le richieste stagionali o i carichi di lavoro specifici di un progetto.
Perché? In primo luogo perché c’è una carenza di talenti. Secondo una recente indagine della U.S. Society for Human Resource Management, l’83% degli intervistati ha segnalato difficoltà nel reclutamento di candidati idonei negli ultimi 12 mesi, e il 75% ha attribuito questo fenomeno a una carenza di competenze tra i candidati.
Questa carenza di talenti si sta accentuando, anche se alcuni Paesi registrano livelli di disoccupazione preoccupanti. La discrepanza risiede nella mancata corrispondenza tra le competenze disponibili e la domanda del mercato, rendendo sempre più importante per le aziende gestire strategicamente la propria forza lavoro esterna per colmare questo divario.
Sebbene il ricorso a una forza lavoro esterna possa essere più costoso all’ora rispetto a un dipendente a tempo pieno, può portare a un risparmio economico, eliminando la necessità di benefit occupazionali a lungo termine e riducendo i costi generali.
Tipi di forza lavoro esterna
Le forze di lavoro esterne comprendono una serie di collaboratori non permanenti che supportano varie esigenze organizzative. Ecco un elenco di esempi di lavoratori esterni e contingenti:
- Imprese (lavoratori) di lavoro contingente: Lavoratori assunti tramite agenzie di staffing per incarichi temporanei o a progetto. Questi lavoratori sono impiegati per soddisfare esigenze a breve termine, come la copertura di dipendenti permanenti in congedo o la gestione di periodi di picco dell’attività.
- Collaboratori indipendenti o freelance: Queste persone offrono i loro servizi a progetto, apportando competenze specialistiche come la scrittura, il design grafico, la programmazione e la consulenza. I freelance sono tipicamente lavoratori autonomi e gestiscono i propri orari.
- Società di consulenza: Le società di consulenza forniscono consigli e servizi di esperti in vari settori, come il management, l’IT, finance e le risorse umane. Queste aziende vengono ingaggiate per risolvere problemi complessi, implementare iniziative strategiche o offrire conoscenze specialistiche che potrebbero non essere disponibili all’interno dell’organizzazione.
- Talento come servizio (TaaS): Le aziende possono scegliere di esternalizzare il talento attraverso fornitori terzi, comprese le risorse esterne offshore o onshore. I fornitori TaaS sono specializzati nella fornitura di competenze specifiche, consentendo alle aziende di sfruttare i migliori talenti senza i costi generali delle assunzioni a tempo indeterminato.
- Lavoratori a chiamata: I lavoratori a chiamata assumono lavori temporanei e flessibili, in genere reperiti attraverso piattaforme digitali. Questa categoria comprende autisti di ride-sharing, personale addetto alle consegne, lavoratori freelance e altro ancora.
- Collaboratori in crowdsourcing: Il crowdsourcing consiste nell’ottenere input, idee o servizi da un ampio gruppo di persone, in genere via Internet. I collaboratori di Crowdsourcing partecipano a vari compiti, come l’inserimento di dati, la risoluzione di problemi o la creazione di contenuti.
- Sviluppatori di app: Questi collaboratori esterni creano applicazioni e possono essere assunti su base contrattuale per costruire, mantenere o migliorare applicazioni software.
Che cos’è l’External Workforce Management?
L'External Workforce Management è l'approccio strategico alla gestione e all'ottimizzazione della forza lavoro non permanente di un'organizzazione. Si tratta di un insieme completo di pratiche e strumenti progettati per supervisionare l'intero ciclo di vita dei lavoratori esterni, tra cui:
- Sourcing: Identificare e coinvolgere i talenti giusti per progetti o ruoli specifici, utilizzando varie piattaforme e agenzie per trovare lavoratori esterni qualificati.
- Onboarding: Garantire che i lavoratori esterni siano integrati efficacemente nei processi e nella cultura dell’azienda, fornendo formazione, accesso agli strumenti e una comunicazione chiara degli obiettivi e delle aspettative del progetto.
- Gestione delle prestazioni: Monitoraggio e valutazione delle performance dei lavoratori esterni per garantire che soddisfino gli standard desiderati e contribuiscano efficacemente al progetto.
- Conformità e gestione del rischio: Gestione dei contratti per garantire la corretta classificazione dei lavoratori e mantenere la conformità alle leggi sul lavoro.
- Gestione dei costi: Definizione del budget per i lavoratori esterni, monitoraggio delle spese e garanzia che i costi siano in linea con il ritorno sull’investimento previsto.
- Tecnologia e strumenti: Utilizzo di piattaforme digitali per semplificare le attività di gestione della forza lavoro esterna, come il monitoraggio dell’avanzamento dei progetti, la gestione dei contratti, l’elaborazione dei pagamenti e la garanzia di conformità.
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Quali sono le sfide della gestione di una forza lavoro esterna?
La gestione di una forza lavoro esterna presenta diverse sfide, non ultima la mancanza di comunicazione e coordinamento tra i vari reparti. I responsabili delle risorse umane, del finance, del procurement e delle business unit spesso operano in modo indipendente, ognuno con i propri processi e le proprie priorità.
Questo approccio isolato può portare a discrepanze nella gestione dei lavoratori esterni e interni, causando ritardi e riducendo l'efficienza complessiva. L'integrazione dei lavoratori esterni con i team interni è un'altra sfida cruciale. I collaboratori esterni potrebbero non avere lo stesso accesso alle risorse e agli strumenti aziendali dei dipendenti interni, con conseguenti ostacoli alla collaborazione e potenziali conflitti.
Anche le questioni legali e di conformità possono rendere complessa la gestione della forza lavoro. Le aziende devono affrontare le severe normative relative alla classificazione dei lavoratori, alla tassazione e alle leggi sul lavoro, e l'errata classificazione dei lavoratori può comportare pesanti sanzioni e tasse arretrate.
Inoltre, le diverse leggi locali sul lavoro e le normative internazionali complicano ulteriormente la conformità per le organizzazioni globali. Assicurarsi che tutti i lavoratori esterni siano classificati correttamente e che il loro impegno sia conforme alle leggi vigenti richiede una supervisione meticolosa e controlli regolari.
Vantaggi di un efficace software di gestione della forza lavoro esterna
L’implementazione di un software di external workforce management offre numerosi vantaggi che possono migliorare significativamente l’efficienza e l’efficacia della vostra strategia di contingent workforce. Questi vantaggi includono l’efficienza dei costi, la flessibilità, l’accesso a competenze specializzate, la scalabilità, la gestione dei progetti e i dati unificati sulla forza lavoro.
Efficienza dei costi e flessibilità
Un software efficace per la gestione della forza lavoro contingente aiuta le organizzazioni a raggiungere l'efficienza dei costi, semplificando la gestione dei lavoratori non permanenti. Questi sistemi automatizzano molte attività amministrative, riducendo la necessità di interventi manuali e minimizzando gli errori umani.
L'automazione porta a significativi risparmi in termini di riduzione delle spese amministrative e di uso più efficiente delle risorse. Inoltre, queste piattaforme consentono alle organizzazioni di aumentare o diminuire rapidamente la propria forza lavoro in risposta alle mutevoli esigenze aziendali, fornendo la flessibilità necessaria per gestire le richieste stagionali, i progetti speciali o le fluttuazioni del mercato.
Accesso a competenze specializzate
I software di gestione della forza lavoro esterna consentono alle aziende di accedere facilmente a un pool globale di talenti specializzati. Queste piattaforme spesso includono funzioni per il sourcing e il matching dei talenti, consentendo alle aziende di trovare e coinvolgere lavoratori con le competenze specifiche necessarie per i vari progetti.
Sfruttando questi strumenti, le organizzazioni possono inserire esperti per incarichi a breve termine senza l’impegno a lungo termine associato alle assunzioni a tempo pieno, assicurandosi di avere le competenze giuste al momento giusto.
Scalabilità e gestione dei progetti
La scalabilità è un altro vantaggio fondamentale dell'utilizzo di un software di gestione della forza lavoro esterna. Questi sistemi sono progettati per gestire le complessità della gestione di una forza lavoro contingente ampia e diversificata. Offrono strumenti per la gestione dei progetti, tra cui il monitoraggio dei progressi, la gestione delle scadenze e la garanzia che tutte le attività siano completate in tempo e nel rispetto del budget. Questa scalabilità assicura che le aziende possano gestire più progetti contemporaneamente senza compromettere la qualità o l'efficienza.
Dati unificati sulla forza lavoro
Uno dei vantaggi più significativi del software di gestione della forza lavoro esterna è la capacità di unificare i dati della forza lavoro. Queste piattaforme integrano i dati provenienti da varie fonti, fornendo una visione completa dell'intera forza lavoro, sia permanente che contingente.
Questo approccio unificato ai dati consente un migliore processo decisionale, una maggiore conformità alle leggi sul lavoro e una migliore pianificazione strategica. Inoltre, aiuta a monitorare le metriche di performance, a gestire i costi e a garantire che tutti i lavoratori siano allineati con gli obiettivi dell'organizzazione.
Le best practice per ottimizzare la gestione della forza lavoro esterna
L'ottimizzazione della gestione della forza lavoro esterna richiede una pianificazione strategica. Ecco cinque best practice da seguire:
- Stabilire obiettivi e aspettative chiari. Stabilire obiettivi e aspettative chiare fin dall’inizio è fondamentale. Ciò implica la definizione dell’ambito di lavoro, delle consegne, delle scadenze e delle metriche di performance per la gestione dei lavoratori contingenti, nonché la definizione di obiettivi chiari per allineare gli sforzi dei collaboratori esterni agli obiettivi dell’azienda.
- Implementare solidi canali di comunicazione. L’implementazione di solidi canali di comunicazione aiuta a mantenere un’interazione continua tra i team interni e i lavoratori esterni. Check-in regolari, aggiornamenti sullo stato di avanzamento e strumenti di collaborazione possono facilitare il coordinamento e prevenire le incomprensioni. Assicuratevi che tutti i membri del team, indipendentemente dal loro status lavorativo, abbiano accesso agli strumenti di comunicazione necessari.
- Sfruttare la tecnologia per l’efficienza. I software di gestione della forza lavoro, gli strumenti di gestione dei progetti e le piattaforme di comunicazione possono semplificare processi come l’inserimento, l’assegnazione dei compiti, il monitoraggio delle prestazioni e l’elaborazione dei pagamenti. Queste tecnologie migliorano l’efficienza e forniscono preziose informazioni sui dati, che possono essere utili per il processo decisionale.
- Ridurre al minimo i rischi legati alla conformità. La conformità è un aspetto critico della gestione della forza lavoro esterna. Per ridurre al minimo i rischi, assicuratevi di rispettare le leggi e le normative sul lavoro relative alla classificazione dei lavoratori, alla tassazione e alla sicurezza sul posto di lavoro. Effettuate controlli regolari e mantenete sempre una documentazione adeguata.
- Migliorare la visibilità. Avete una chiara comprensione di chi sono i vostri lavoratori esterni, di quali compiti svolgono e di come contribuiscono agli obiettivi dell’organizzazione. Utilizzate strumenti di reporting e di analisi completi per ottenere informazioni sulla forza lavoro.
Il ruolo del Procurement nel risolvere la carenza di talenti
La tecnologia migliora in modo significativo la gestione della forza lavoro esterna, automatizzando processi come l’onboarding e il pagamento, che aumentano l’efficienza e riducono gli errori.
Inoltre, favorisce una migliore comunicazione tra i team interni e i lavoratori esterni attraverso aggiornamenti in tempo reale e strumenti di collaborazione, mentre l’analisi dei dati fornisce spunti per il processo decisionale strategico.
Il ruolo del Procurement nell'affrontare le carenze di talenti è andato oltre la gestione dei costi e la mitigazione dei rischi. Storicamente focalizzato sugli elenchi e sull'inserimento/disinserimento dei fornitori, il Procurement ora influenza le decisioni strategiche sull'assunzione interna o sull'esternalizzazione.
Valuta la necessità di esternalizzare in base al volume di talenti, alle tempistiche e alla governance, soprattutto quando competenze specifiche sono rare o non essenziali per l’azienda, assicurando che i talenti giusti corrispondano alle esigenze organizzative.
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Gestire efficacemente la forza lavoro esterna con Ivalua
Il software di gestione della forza lavoro esterna di Ivalua offre una soluzione completa per la gestione dei lavoratori non dipendenti, fornendo una piattaforma unificata per supervisionare l’intero ciclo di vita dei collaboratori esterni.
Questo include tutto, dal sourcing e l'onboarding alla gestione delle performance e all'offboarding. Per le organizzazioni che fanno molto affidamento sui lavoratori esterni, la soluzione di Ivalua è uno strumento digitale che garantisce l'investimento in talenti esterni.
La piattaforma migliora le capacità decisionali informate, consentendo alle organizzazioni di assumere il giusto servizio, fornitore e lavoratore in modo efficiente. Supporta tutti gli aspetti dell'impegno della forza lavoro esterna, garantendo la selezione dei talenti giusti al costo e nei tempi giusti.
Il software facilita l’assunzione rapida e senza rischi dei lavoratori e aiuta a realizzare i progetti rispettando gli standard di budget, pianificazione e qualità.
Le caratteristiche principali includono la gestione centralizzata della spesa, delle performance e dei rischi dei fornitori, affrontando tutti i processi e le dimensioni della gestione della forza lavoro esterna attraverso una configurabilità senza pari.
La soluzione offre un’implementazione più semplice grazie alle sinergie derivanti dalla presenza sulla stessa piattaforma della nostra soluzione Source-to-Pay (S2P), garantendo un’esperienza utente e un’adozione senza soluzione di continuità.
Conclusione
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