Con l’espansione del ruolo del procurement, il bilanciamento di obiettivi concorrenti diventa sempre più complesso, rendendo l’efficienza e il processo decisionale intelligente più essenziali che mai.
La digitalizzazione dei processi S2P snellisce l’intero ciclo di vita dell’approvvigionamento, aumentando l’efficienza, riducendo i rischi, tagliando i costi e migliorando la trasparenza.
Con il giusto software di procurement, puoi mettere il tuo ufficio acquisti in condizione di diventare attore vitale e prezioso per il successo della tua azienda. Questo articolo analizza le best practice e gli errori da evitare nella scelta del software di procurement ideale.
Cos’è un software di Procurement?
I software di procurement sono progettati per semplificare e automatizzare le varie fasi del processo di approvvigionamento all’interno di un’organizzazione. Ciò include il sourcing, la gestione dei contratti, la gestione dei fornitori, il procure-to-pay, l’analisi della spesa e altro ancora, sia per gli acquisti diretti che per quelli indiretti.
Questi processi, all’interno di un software per gli acquisti unificato, forniscono agli stakeholder una visibilità in tempo reale, consentendo loro di identificare le opportunità di risparmio durante l’intero ciclo di vita dell’approvvigionamento.
Poiché la tecnologia di approvvigionamento è un investimento significativo, la scelta della soluzione giusta richiede un’attenta considerazione di fattori chiave come gli obiettivi organizzativi, le sfide attuali, i risultati desiderati e le esigenze di ottimizzazione dei processi.
Perché ho bisogno di un software di procurement?
I reparti di approvvigionamento sono spesso alle prese con dati incoerenti, processi manuali e scarsa visibilità, che ostacolano un processo decisionale efficace e il controllo dei costi. La gestione delle prestazioni e della conformità dei fornitori e la garanzia di collaborazione complicano ulteriormente le cose.
La tecnologia di approvvigionamento avanzata affronta queste sfide, consentendo ai team di creare valore, gestire meglio i rischi e ottenere risparmi. Secondo il Magic Quadrant™ di Gartner® per il 2024, in cui Ivalua è stata nominata leader, “le suite source-to-pay consentono alle organizzazioni di gestire tutte le attività di sourcing e di approvvigionamento in un’unica soluzione integrata”.
La digitalizzazione e l’automazione dei processi attraverso una soluzione completa consente ai team di sbloccare un valore maggiore e più sostenibile nell’intero processo Source-to-Pay, riducendo i costi, migliorando le prestazioni e la conformità dei fornitori e rafforzando le relazioni con questi ultimi.
5 cose da evitare nella scelta del software di approvvigionamento
Quando valutano nuove soluzioni di procurement, i direttori acquisti e CPO devono considerare fattori chiave come gli obiettivi organizzativi, gli attuali punti critici, i risultati desiderati e la necessità di ottimizzare i processi. Questa valutazione deve comprendere le tre categorie fondamentali: persone, processi e tecnologia. Ma quali sono le insidie da evitare nella scelta della soluzione giusta?
Ecco 5 regole fondamentali da non seguire:
Non sottovalutare l’importanza dei dati
Un processo Source-to-Pay (S2P) digitalizzato dovrebbe migliorare la trasparenza e supportare un processo decisionale più rapido e informato, ma la qualità dei dati viene spesso trascurata. Secondo il rapporto 2024 di Ardent Partners, meno del 10% dei leader considera la qualità e l’architettura dei dati una priorità assoluta nella scelta della tecnologia per il procurement, anche se la scarsa qualità dei dati spesso ostacola il ROI.
Le considerazioni chiave per il procurement, oltre alla qualità dei dati, includono l'accesso ai dati e la loro sincronizzazione. Molte organizzazioni si trovano a dover gestire record di fornitori incoerenti a causa di tabelle di dati eterogenee, che creano problemi come informazioni duplicate o non aggiornate.
L’ideale è un modello di dati unificato come unica fonte di verità, in cui tutti i dettagli dei fornitori vengono aggiunti a un unico record in tempo reale. Inoltre, l’ufficio acquisti deve avere accesso a tutti i dati rilevanti nel processo source-to-pay, garantendo una visibilità a 360 gradi.
La sincronizzazione bidirezionale dei dati tra i sistemi, compresi gli ERP, è fondamentale per mantenere l'accuratezza e ridurre i record duplicati. Un modello di dati realmente integrato è essenziale per ottimizzare i risultati.
Non trascurare gli stakeholder interni
Nella scelta della migliore piattaforma di procurement per la tua organizzazione, è fondamentale identificare e coinvolgere i principali stakeholder, come il CPO, il sourcing director, i category manager, l’IT, la contabilità fornitori, l’ufficio legale, la gestione del rischio, gli utenti occasionali, ecc. – sono tutti fondamentali!
Assicurati di essere a conoscenza di tutti i processi attuali e dei punti dolenti che devono affrontare per dare priorità alle aree da ottimizzare prima di scegliere una soluzione che li supporti. Poiché i requisiti e le normative variano da un paese all'altro e da una regione all'altra, è necessario considerare anche le esigenze specifiche di diversi sottoinsiemi o divisioni all'interno dell'organizzazione, soprattutto se l'azienda opera a livello globale.
Una buona piattaforma di procurement deve essere in grado di evolvere con la tua azienda ed essere abbastanza agile da adattarsi facilmente ai cambiamenti dei requisiti. Stabilire standard globali ma adattarsi alle esigenze locali.
Non dimenticare gli stakeholder esterni
Una moltitudine di fornitori da gestire, per numerose categorie e requisiti, con termini di consegna e di pagamento diversi: nell’economia globale e interconnessa di oggi, le catene di fornitura sono complesse e dinamiche.
Molte organizzazioni oggi lottano con gli aspetti chiave della gestione delle forniture, tra cui le best practice per l'inserimento dei fornitori, la fatturazione elettronica e la collaborazione. L'adozione di strumenti digitali come i portali per i fornitori e i flussi di lavoro automatizzati rafforza la comunicazione e la collaborazione.
Il sistema di approvvigionamento giusto offre funzionalità ottimali di inserimento dei fornitori e di collaborazione per garantire la massima adozione possibile e aiutarti a costruire relazioni più forti e sinergiche con i fornitori. Allo stesso tempo, deve offrire strumenti per misurare e monitorare il rischio e le prestazioni dei fornitori.
Non scegliere una soluzione solo in base alle sue caratteristiche
Questo è un punto molto importante! Per un investimento importante come quello di una piattaforma di procurement completa, dovresti dare un'occhiata anche al fornitore. La scelta del fornitore giusto avrà un impatto significativo sul ROI finale del progetto.
La trasformazione del procurement è un processo continuo e a lungo termine e, idealmente, tu e il tuo fornitore sarete impegnati per un lungo periodo. Pertanto, dovrai valutare se la cultura aziendale e i valori del tuo partner sono allineati. Questo è un punto che può essere facilmente trascurato quando si confrontano piattaforme, funzionalità e prezzi.
Inoltre, il tuo fornitore ha una roadmap per ulteriori innovazioni e sviluppi? E questa roadmap è in linea con le tue priorità? E naturalmente, considera la stabilità finanziaria del fornitore, la sua reputazione, la qualità del supporto/successo ai clienti e il tasso di fidelizzazione dei clienti.
In sintesi: non pensare in breve termine!
Per garantire un successo solido e a lungo termine, è necessario pensare più in là dei problemi attuali e dei punti dolenti da risolvere. La migliore tecnologia di procurement è valida solo quanto il suo ROI a lungo termine. Per garantire tale ROI a lungo termine, opta per una soluzione (e questo significa tecnologia e fornitore in questo caso!) che:
- Si integri facilmente con lo stack tecnologico esistente
- Sia agile per adattarsi ai cambiamenti dei tuoi requisiti
- Assicuri la massima adozione possibile da parte di utenti e fornitori
- Viene fornito con un’assistenza clienti continua, una gestione del successo del cliente e una roadmap dell’innovazione
Una volta stabiliti gli obiettivi e una visione chiara del progetto di trasformazione del procurement, le guide all’acquisto o i rapporti di settore, come il Magic Quadrant 2024 di Gartner® , possono aiutare a prendere decisioni informate. Così come le dimostrazioni dettagliate dei prodotti.
Sei pronto/a a saperne di più? Guarda una demo della nostra piattaforma Source-to-Pay.
Come si implementa con successo un software per gli acquisti completo?
L'implementazione di una nuova tecnologia di approvvigionamento può avvenire per gradi, iniziando con una fase pilota, per testare il nuovo strumento in alcuni reparti o regioni selezionati, per raccogliere feedback e identificare potenziali problemi prima dell'implementazione completa. Oppure si può optare per l'implementazione completa fin da subito, diffondendo la piattaforma in tutta l'organizzazione.
Il successo dell’implementazione di un software per gli acquisti in tutta l’organizzazione può sembrare una sfida ardua. Per garantire la massima adesione da parte degli utenti, è importante comunicare fin dall’inizio le motivazioni alla base della nuova tecnologia, il modo in cui si allinea con gli obiettivi aziendali e rispondere alle preoccupazioni dei dipendenti.
Sottolinea le opportunità di crescita e di sviluppo delle competenze e incentiva l'adozione incorporando questo requisito negli obiettivi annuali. Per facilitare l'adozione da parte dell'organizzazione, il software S2P deve essere dotato di un'interfaccia intuitiva e di funzioni facili da usare, mentre il fornitore della soluzione deve offrire sessioni di formazione, workshop e assistenza ai clienti.
Conclusione: Tutto quello che c’è da sapere per rendere il tuo approvvigionamento a prova di futuro
La scelta del giusto software di approvvigionamento non è solo una questione di funzionalità, ma anche la costruzione di una partnership a lungo termine con i tuoi fornitori basata su valori condivisi e sul miglioramento continuo. Il vero valore di un software Source-to-Pay completo sta nel collegare il sourcing strategico e l'approvvigionamento operativo, sbloccando agilità, collaborazione e risparmio.
Una piattaforma Source-to-Pay (S2P) completa può trasformare un'organizzazione ottimizzando costi, processi, visibilità e conformità. Oltre a questi vantaggi, può rimodellare la gestione della spesa e dare al procurement un vantaggio competitivo.
In definitiva, una soluzione di procurement ben scelta fa da ponte tra il sourcing strategico e l’approvvigionamento operativo, favorendo l’agilità, la collaborazione e la riduzione dei costi.
Nella nostra guida completa “Source-to-Pay Technology Buyer’s Guide” troverai strategie comprovate e una checklist di ciò che bisogna considerare prima di avviare un progetto di trasformazione S2P.
