Risparmio sui costi negli acquisti: la guida del CPO per aumentare l’efficienza aziendale

Oggi più che mai, i responsabili acquisti sono chiamati a generare risparmi sui costi concreti e verificabili: risultati che la funzione Finance possa validare e su cui il management possa fare affidamento.

In un mercato sempre più volatile, CFO e CPO non possono più contare solo su iniziative tattiche, come singoli progetti di strategic sourcing o rinegoziazioni con i fornitori. Per ottenere risultati duraturi serve una strategia di risparmio sui costi integrata e condivisa a livello aziendale, capace di mettere in connessione la funzione Acquisti con tutte le aree responsabili dei budget attraverso definizioni comuni, visibilità in tempo reale e decisioni supportate dai dati.

In questo articolo presentiamo un framework strutturato per la gestione dei risparmi negli acquisti, che aiuta ad allineare i team, monitorare i risparmi dall’identificazione delle opportunità fino alla loro effettiva realizzazione e dimostrare il valore strategico della funzione Acquisti. Scoprirai come integrare strategic sourcing, Supplier Relationship Management (SRM) e analisi dei dati per ottenere sia risparmi diretti sia risparmi indiretti, massimizzando il ritorno sugli investimenti (ROI) e l’impatto sul business.

Perché molte iniziative di riduzione dei costi negli acquisti non raggiungono i risultati attesi

Le funzioni Acquisti sono costantemente chiamate a generare risparmi sui costi. Tuttavia, troppo spesso questi obiettivi vengono ostacolati da sistemi non integrati, dati incoerenti e una scarsa collaborazione con Finance e con i responsabili dei budget. Senza un processo chiaro per monitorare i risparmi – e senza una definizione condivisa di cosa si intenda realmente per “risparmio” – diventa difficile dimostrare il valore generato e, ancora di più, estenderlo a tutta l’organizzazione.

Molte aziende continuano ad affidarsi a iniziative occasionali di riduzione dei costi negli acquisti, come rinegoziazioni dell’ultimo minuto con i fornitori o singoli progetti di strategic sourcing. Sebbene queste attività possano produrre benefici nel breve periodo, non sono sufficienti a creare risultati sostenibili nel lungo termine e non forniscono al management le evidenze necessarie per supportare decisioni strategiche.

Alla base di questo problema c’è spesso l’assenza di un approccio strutturato. I team lavorano con informazioni incomplete, strumenti di monitoraggio manuali e metodologie non condivise per gestire e misurare i risparmi. Di conseguenza, affrontare le sfide della riduzione dei costi in modo coerente, misurabile e credibile diventa estremamente complesso.

Per ottenere risultati concreti, le aziende devono adottare un approccio strategico alla gestione dei risparmi negli acquisti, definendo obiettivi chiari e processi standardizzati per identificare, misurare e monitorare i risparmi.

In questo contesto, le iniziative di strategic sourcing rappresentano un elemento fondamentale. Collegare le decisioni di sourcing a risparmi misurabili consente di confrontare i risultati con una baseline di riferimento, associarli ai budget aziendali e allinearli agli obiettivi finanziari dell’organizzazione.

Strumenti frammentati e approcci non strutturati limitano la visibilità sui risparmi

Quando i dati degli acquisti sono distribuiti tra fogli di calcolo, sistemi ERP e piattaforme di sourcing non integrate, l’intero processo ne risente. I team dedicano tempo prezioso alla raccolta e alla riconciliazione dei report di spesa, per poi trovarsi spesso di fronte a dati incoerenti o privi del contesto necessario. Di conseguenza, le iniziative rallentano perché manca una visione completa e affidabile della situazione.

In un ambiente di questo tipo, non esistono percorsi di audit solidi e verificabili. I passaggi di consegna tra i diversi team diventano inefficaci e la leadership perde fiducia nei dati disponibili. Questo approccio frammentato genera inoltre rischi operativi non necessari, soprattutto quando la funzione Finance richiede una reportistica trasparente, accurata e affidabile.

Le soluzioni a breve termine non generano valore nel lungo periodo

Approcci tattici come singole rinegoziazioni con i fornitori o interventi urgenti di riduzione dei costi possono produrre risultati immediati, ma raramente portano a benefici sostenibili nel tempo e possono semplicemente rimandare costi futuri.

Senza un framework coerente per monitorare i risparmi dalla baseline iniziale fino alla loro effettiva realizzazione, diventa difficile collegare i risultati delle singole iniziative agli obiettivi strategici dell’organizzazione. Inoltre, Finance tende a visualizzare solo benefici isolati, anziché miglioramenti strutturali e replicabili su larga scala.

Il vero valore nel lungo periodo richiede un cambiamento di approccio: abbandonare interventi reattivi e adottare un modello di strategic sourcing supportato da dati affidabili, collaborazione tra funzioni aziendali e ottimizzazione continua dei processi.

Dalla riduzione dei costi al risparmio strategico negli acquisti a livello aziendale

Invece di intervenire con soluzioni reattive, un approccio più efficace consiste nell’adottare una gestione strutturata dei risparmi negli acquisti: un metodo organizzato per pianificare, monitorare e realizzare risparmi sui costi in tutta l’azienda.

Le iniziative di strategic sourcing non devono concentrarsi esclusivamente sul costo unitario, ma considerare il Total Cost of Ownership (TCO), ovvero il costo complessivo di possesso, che include elementi come manutenzione, qualità, rischi legati alla consegna e performance del fornitore nel lungo periodo. Valutare il TCO consente di prendere decisioni più efficaci, in grado di sostenere sia gli obiettivi di risparmio sia le priorità strategiche del business.

Con la crescita della maturità organizzativa, le aziende devono superare gli approcci reattivi alla riduzione dei costi e adottare strategie proattive, basate sui dati, per generare risparmi negli acquisti attraverso la riduzione del TCO.

Una piattaforma centralizzata per gli acquisti svolge un ruolo fondamentale perché offre visibilità su spesa, qualità e consumi, fornendo al contempo gli strumenti necessari per monitorare le iniziative di risparmio, verificarne la realizzazione e collegare i risultati ottenuti ai budget aziendali.

Nel tempo, funzionalità avanzate come analisi predittive, analytics evoluti e intelligenza artificiale possono migliorare ulteriormente la pianificazione strategica degli acquisti.

Vediamo più nel dettaglio come una piattaforma centralizzata può supportare questo percorso.

Allineare Acquisti e Finance su un linguaggio comune per la gestione dei risparmi

Per misurare efficacemente i risparmi sui costi negli acquisti, la funzione Acquisti e Finance devono condividere definizioni standard per concetti fondamentali come risparmi diretti e indiretti, risparmi previsti rispetto ai risparmi effettivamente realizzati, misure di cost avoidance e miglioramenti del flusso di cassa.

Senza questo allineamento, gli uffici acquisti rischiano di lavorare sulla base di criteri differenti, generating report duplicati, dati non coerenti e discussioni su ciò che può essere considerato un impatto economico reale.

La funzione Acquisti potrebbe dichiarare risparmi che Finance non riconosce, riducendo la fiducia nei risultati ottenuti e rendendo più difficile ottenere il supporto necessario per future iniziative strategiche.

Metriche e terminologie condivise sui risparmi assicurano che tutte le funzioni coinvolte lavorino verso gli stessi obiettivi, utilizzando criteri uniformi per valutare le performance e il valore generato.

Garantire una governance end-to-end con un unico sistema

I risparmi negli acquisti spesso rischiano di andare persi quando team diversi utilizzano strumenti non integrati. Questa frammentazione riduce la visibilità complessiva e limita la capacità di identificare e realizzare nuove opportunità di risparmio.

L’adozione di un’unica piattaforma per gli acquisti consente di centralizzare l’intero processo: dall’identificazione delle opportunità fino alla gestione dei contratti e alla riconciliazione tra ordini di acquisto e fatture.

Questo approccio migliora la tracciabilità, rafforza la responsabilità condivisa tra i team e offre agli stakeholder una visione chiara di come i risparmi vengono identificati, monitorati e realizzati dall’inizio alla fine.

Costruire un framework per la gestione dei risparmi negli acquisti in 4 fasi

Per superare gli approcci occasionali alla riduzione dei costi e creare valore sostenibile nel tempo, le organizzazioni devono adottare un framework strutturato per il monitoraggio dei risparmi negli acquisti.

Le aziende dotate di sistemi di gestione degli acquisti più maturi – caratterizzati da piattaforme centralizzate, software per la riduzione dei costi, analisi avanzate dei dati e strutture di governance efficaci – ottengono risultati costantemente migliori rispetto ai competitor nella realizzazione dei risparmi.

Modelli come il modello di maturità degli acquisti di Hackett Group e i framework di trasformazione del sourcing di Deloitte evidenziano l’importanza di strategia, tecnologia e collaborazione tra le diverse funzioni aziendali.

Ecco come strutturare un programma di gestione dei risparmi attraverso quattro fasi chiave della trasformazione degli acquisti.

Fase 1: Definire categorie e criteri condivisi per i risparmi

Il primo passo consiste nell’allineare Acquisti e Finance su cosa possa essere considerato un “risparmio”:

• Definire risparmi diretti, risparmi indiretti e cost avoidance.
• Distinguere tra iniziative guidate dalla funzione Acquisti e iniziative guidate da Finance.
• Chiarire la differenza tra risparmi previsti, identificati tramite sourcing e effettivamente realizzati.
• Standardizzare queste definizioni all’interno di moduli e template per i business case.
• Integrare categorie e tipologie di risparmio nel sistema di monitoraggio fin dall’inizio.

Fase 2: Centralizzare il monitoraggio con una dashboard unificata dei risparmi

Offrire agli stakeholder una visibilità completa sull’andamento dei risparmi lungo tutto il processo:

• Utilizzare un’unica dashboard per monitorare progetto, responsabile, categoria e stato di avanzamento.
• Includere informazioni chiave come spesa di riferimento (baseline), valore previsto, tempistiche e fase di realizzazione.
• Assegnare un responsabile a ogni iniziativa per garantire accountability.
• Mantenere la dashboard collegata ai sistemi di sourcing e gestione contratti.
• Monitorare gli acquisti fuori contratto e le spese non autorizzate che possono ridurre i benefici ottenuti.
• Effettuare revisioni periodiche per mantenere informato il management e garantire che le iniziative procedano secondo piano.

Fase 3: Collegare i risparmi alle iniziative di sourcing e all’esecuzione operativa

Assicurarsi che i risparmi derivino da azioni concrete e non siano semplicemente registrati in un foglio di calcolo:

• Collegare i risparmi a eventi specifici come gare RFP, rinnovi contrattuali o cambiamenti di fornitore.
• Monitorare le milestone del sourcing e le condizioni commerciali, come sconti sui pagamenti o rebate sui volumi.
• Utilizzare software di automazione degli acquisti per collegare i risparmi alle attività di sourcing, ai contratti, agli ordini di acquisto e alla fatturazione.
• Inserire i dettagli dell’esecuzione nella dashboard dei risparmi per verificarne l’effettiva realizzazione.
• Collegare i risultati sui risparmi alle valutazioni delle performance o agli scorecard delle business unit.

Fase 4: Prevedere e rendicontare i risparmi con una prospettiva Finance

Aumentare la credibilità della funzione Acquisti allineando la reportistica sui risparmi alle aspettative di Finance:

• Sincronizzare la frequenza dei report con i calendari finanziari trimestrali e annuali.
• Mostrare chiaramente la differenza tra risparmi previsti e risparmi realizzati, spiegando eventuali scostamenti.
• Evidenziare impatti sul budget e variazioni nelle tempistiche.
• Utilizzare report dinamici per valorizzare risultati strategici e non solo riduzioni di costo una tantum.
• Consentire ad Acquisti e Finance di condividere la responsabilità nella validazione e nella pianificazione dei risparmi.

Costruendo un framework strutturato per il monitoraggio dei risparmi negli acquisti, le aziende possono generare valore misurabile e scalabile, rafforzando al tempo stesso l’allineamento tra Acquisti e Finance. Questo livello di maturità rappresenta la base per un miglioramento continuo dei processi di acquisto.

Le principali tipologie di risparmio negli acquisti e come renderle operative

Risparmi diretti, risparmi indiretti, cost avoidance e miglioramenti del flusso di cassa sono tutte tipologie di risparmio che influenzano i budget aziendali e la reportistica finanziaria. Ognuna richiede processi specifici di raccolta delle informazioni, misurazione e approvazione.

Senza meccanismi operativi strutturati, diventa difficile dimostrare il valore generato dalle iniziative di risparmio o ottenere un allineamento efficace tra le diverse funzioni aziendali.

Ad esempio, il calcolo dei risparmi diretti può derivare da iniziative di strategic sourcing con un confronto chiaro tra prezzi precedenti e nuovi prezzi negoziati, mentre il cost avoidance può riguardare la riduzione di rischi attraverso rinnovi contrattuali anticipati o condizioni di pagamento più vantaggiose. Entrambi generano valore, ma devono essere gestiti in modo diverso nei sistemi di monitoraggio dei risparmi e nelle revisioni di budget.

Per rendere operative le diverse tipologie di risparmio, sono necessari sistemi capaci di collegare dati di sourcing, contratti e gestione del rischio fornitori.

La spend analysis svolge un ruolo fondamentale in questo processo, aiutando a identificare e classificare le opportunità di risparmio. Allo stesso tempo, gli strumenti di gestione dei contratti e di gestione del rischio fornitori assicurano che le condizioni negoziate e i risparmi ottenuti dalla mitigazione dei rischi si traducano effettivamente in valore realizzato.

Anche la gestione della spesa indiretta (tail spend management) offre opportunità spesso non sfruttate, che possono essere individuate solo quando le categorie di risparmio sono definite chiaramente e collegate alle attività di sourcing e alle baseline di spesa.

Di seguito analizziamo le diverse tipologie di risparmio negli acquisti.

Risparmi diretti: servono baseline chiare e riduzioni validate

I risparmi diretti rappresentano la forma più facilmente dimostrabile di risparmio sui costi negli acquisti, ma solo se vengono misurati rispetto a una baseline chiara e condivisa.

Rientrano in questa categoria le riduzioni di prezzo negoziate, la razionalizzazione degli SKU e i programmi di consolidamento dei fornitori. Tutte queste iniziative devono essere validate confrontando gli ordini di acquisto e le fatture storiche con i livelli di spesa attuali.

Anche i risparmi indiretti contano, se è possibile misurarne l’impatto

I risparmi indiretti, come il tempo recuperato grazie alla riduzione delle attività manuali o la diminuzione dei costi legali ottenuta attraverso contratti più efficaci, vengono spesso sottovalutati perché più difficili da quantificare.

Tuttavia, quando vengono collegati a risultati concreti – come la riallocazione delle risorse, cicli operativi più rapidi o una riduzione delle interruzioni nella supply chain – diventano elementi rilevanti nella creazione di valore aziendale.

Ad esempio, la riduzione del rischio legato ai fornitori potrebbe non generare una diminuzione immediata dei costi, ma contribuisce direttamente alla resilienza operativa e alla conformità normativa.

Il cost avoidance richiede sourcing proattivo e alert in tempo reale

Il cost avoidance consiste nell’evitare futuri aumenti di prezzo o spese non pianificate, ma senza dati adeguati è difficile dimostrare un risparmio relativo a un costo che non si è mai verificato.

Gli uffici acquisti dovrebbero adottare strategie proattive per generare risparmi e utilizzare alert in tempo reale basati su variazioni di prezzo o soglie di spesa per categoria. Questi strumenti evidenziano quando i costi si discostano dalle aspettative, permettendo di intervenire prima che l’impatto sulla spesa diventi significativo.

I miglioramenti del capitale circolante devono essere monitorati nel tempo

Il miglioramento del capitale circolante attraverso condizioni di pagamento più estese, riduzione delle scorte o ottimizzazione dei Days Payable Outstanding (DPO) genera benefici misurabili. Tuttavia, questi risultati emergono nel tempo e richiedono un coordinamento efficace con Finance.

Monitorare l’impatto sul flusso di cassa derivante dalle tempistiche di pagamento, dagli sconti per pagamenti anticipati e dai costi di mantenimento delle scorte permette di garantire che questi risparmi siano effettivamente realizzati e replicabili.

Utilizzare AI e analytics per individuare opportunità di risparmio nascoste

L’intelligenza artificiale e gli analytics avanzati aiutano a identificare opportunità di risparmio che spesso sfuggono all’analisi manuale. La previsione della domanda e il benchmarking dei prezzi possono evidenziare rischi di sovrapagamento, mentre gli analytics sulla tail spend permettono di individuare acquisti frammentati che possono essere consolidati.

Grazie alle funzionalità di procurement analytics di Ivalua, è possibile ottenere visibilità in tempo reale sui trend di prezzo, sulle performance dei fornitori e sui modelli di spesa, prendendo decisioni più informate nelle diverse categorie di acquisto.

Gestione della tail spend: un’opportunità nascosta per ridurre i costi

La tail spend, che in genere rappresenta circa il 20% della spesa distribuita sull’80% delle transazioni, viene spesso gestita in modo insufficiente, generando acquisti non conformi alle procedure (maverick buying) e costi di processo più elevati.

Attraverso automazione e analytics, è possibile classificare e consolidare la tail spend, ridurre il numero di fornitori, introdurre cataloghi digitali e automatizzare gli ordini di acquisto. Questo permette di diminuire i costi amministrativi e ottenere condizioni economiche migliori, senza richiedere un controllo manuale intensivo.

Dall’idea al risultato: creare una pipeline dei risparmi negli acquisti che porti valore concreto

La maggior parte degli uffici acquisti non ha una carenza di idee per generare risparmi; la vera sfida consiste nel trasformare queste opportunità in risultati misurabili ed effettivamente realizzati.

Troppo spesso, le iniziative rimangono bloccate tra la fase di identificazione e quella di esecuzione a causa della mancanza di responsabilità chiare e di un coordinamento efficace tra le diverse funzioni aziendali.

I team possono registrare potenziali risparmi durante le attività di strategic sourcing o le negoziazioni contrattuali, ma senza un processo strutturato di passaggio alle funzioni operative e a Finance, queste opportunità rischiano di perdersi in fogli di calcolo o conversazioni via email.

Di conseguenza, i programmi di riduzione dei costi negli acquisti possono rallentare. Si generano attività duplicate e la credibilità della funzione Acquisti agli occhi del management diminuisce. Ciò che manca è una governance efficace: un processo definito per valutare, prioritizzare e accompagnare le iniziative di risparmio dall’idea iniziale fino alla loro effettiva realizzazione.

Una funzione Acquisti matura collega tutte queste fasi attraverso uno strumento centralizzato per il monitoraggio dei risparmi, in cui responsabili dei progetti, valori previsti, baseline e aggiornamenti sullo stato di avanzamento siano disponibili in tempo reale.

Con una pipeline dei risparmi ben strutturata e un sistema efficace di monitoraggio delle iniziative, la funzione Acquisti può superare gli interventi reattivi di riduzione dei costi e contribuire alla generazione continua di valore per l’organizzazione.

Monitorare l’avanzamento con milestone e revisioni periodiche

Per trasformare i risparmi da semplici opportunità a risultati concreti, le organizzazioni hanno bisogno di un processo strutturato con fasi e criteri di valutazione definiti.

Un tipico workflow per la gestione dei risparmi negli acquisti può includere diverse fasi: Identificato, Approvato, In fase di sourcing, Realizzato, Validato.

In ogni fase, i team devono verificare il rispetto di requisiti specifici. Ad esempio, lo stato “Approvato” può richiedere la validazione da parte di Finance e l’allineamento con il business case, mentre lo stato “Validato” può dipendere dal confronto tra fatture, dati storici di spesa o dall’effettiva applicazione delle condizioni contrattuali.

Questo approccio crea maggiore responsabilità nella gestione delle iniziative, garantisce il coinvolgimento degli stakeholder e favorisce un allineamento continuo tra Acquisti, Finance e funzioni aziendali coinvolte.

Realizzare i risparmi, non solo identificarli: monitorare ciò che accade realmente

Identificare un’opportunità di risparmio è una cosa; dimostrare che il risparmio è stato effettivamente ottenuto è un’altra.

Molti uffici acquisti si trovano ad affrontare il divario tra benefici previsti e risultati misurabili. Il monitoraggio e la realizzazione dei risparmi negli acquisti richiedono un processo strutturato di validazione basato su dati reali delle transazioni, collaborazione tra le funzioni aziendali e tempistiche definite.

Finance e Acquisti devono condividere una visione comune dei risparmi previsti rispetto ai risparmi realizzati, basata su ciò che è stato effettivamente eseguito e non solo sulle iniziative pianificate.

I moderni sistemi di gestione degli acquisti, dotati di strumenti di validazione dei risparmi basati sull’intelligenza artificiale e di alert automatici, consentono di monitorare le iniziative in ogni fase del processo, identificare eventuali discrepanze e documentare i risparmi ottenuti. Questo rafforza la credibilità della funzione Acquisti all’interno dell’organizzazione.

Per supportare una reale realizzazione dei risparmi negli acquisti, assicurati che il tuo team:

• Definisca criteri condivisi per i risparmi e le baseline fin dalle prime fasi.
• Colleghi i risparmi agli eventi di sourcing, ai contratti e agli ordini di acquisto.
• Utilizzi un sistema centralizzato di gestione degli acquisti per monitorare la realizzazione dei risparmi.
• Validi l’impatto attraverso dati relativi a fatture e pagamenti.
• Utilizzi alert automatici per individuare opportunità perse o iniziative bloccate.

Infine, le revisioni post-mortem dovrebbero valutare se i risparmi previsti sono stati effettivamente raggiunti, quali siano state le cause degli eventuali scostamenti e come migliorare i processi futuri. Queste analisi, idealmente svolte insieme a Finance, sono fondamentali per aumentare l’accuratezza delle previsioni e identificare i rischi nella fase di esecuzione.

Scopri come un sistema unificato per gli acquisti può supportare la realizzazione dei risparmi.

Ora analizziamo i metodi migliori per misurare e dimostrare i risparmi sui costi.

Allineare i risparmi negli acquisti ai KPI finanziari di Finance

La funzione Acquisti potrebbe non essere direttamente responsabile di un conto economico (P&L), ma viene sempre più spesso chiamata a rendicontare i propri risultati con la stessa logica delle funzioni finanziarie. Questo significa considerare i risparmi sui costi negli acquisti come risultati finanziari strategici, da prevedere, monitorare e validare.

Un elevato tasso di realizzazione dei risparmi (rapporto tra risparmi previsti e risparmi effettivamente ottenuti) è fondamentale per dimostrare l’allineamento con il budget e la capacità di gestire le risorse economiche in modo rigoroso. I responsabili Finance si aspettano che Acquisti sia integrata nei cicli di Financial Planning & Analysis (FP&A), utilizzi un linguaggio orientato al ritorno sull’investimento (ROI) e adotti modelli di previsione coerenti.

Con un modello efficace di collaborazione tra Acquisti e Finance, le organizzazioni possono definire aspettative condivise fin dalle prime fasi, monitorare i risultati in tempo reale e presentare dati solidi anche nelle valutazioni a livello di consiglio di amministrazione.

Una dashboard strutturata per il monitoraggio dei risparmi dovrebbe evidenziare risparmi previsti, scostamento tra risparmi stimati e risparmi realizzati, rischi legati alle tempistiche di realizzazione, contributo dei risparmi agli obiettivi strategici e alle performance aziendali.

Ulteriori suggerimenti per validare i risparmi sui costi

Parlare il linguaggio di Finance: previsioni rispetto ai risultati effettivi

Gli uffici acquisti aumentano la propria credibilità quando adottano un approccio previsionale simile a quello di Finance. Tra le metriche fondamentali rientrano lo scostamento rispetto alle previsioni, la percentuale di realizzazione dei risparmi e l’impatto sul capitale circolante o sui centri di costo.

I report destinati al management dovrebbero includere sia rappresentazioni grafiche di sintesi sia note esplicative chiare, in grado di illustrare ritardi, scostamenti rispetto agli obiettivi o accelerazioni nella realizzazione dei risultati. Questa trasparenza rafforza la fiducia nella capacità della funzione Acquisti di generare risultati finanziari prevedibili e misurabili.

Collegare i risparmi all’impatto sul conto economico attraverso KPI condivisi

Allineare le metriche della funzione Acquisti con i KPI finanziari di Finance, come lo scostamento dal budget, il contributo all’EBITDA (utile prima di interessi, imposte, ammortamenti e svalutazioni) e la misurazione del ROI, consente di trasformare il ruolo degli Acquisti da funzione tattica a partner strategico del business.

Invece di presentare i risparmi come risultati isolati, è importante collegarli al loro impatto diretto sulla struttura dei costi, sull’efficienza del capitale o sugli obiettivi di marginalità aziendale.

Quando la funzione Acquisti è in grado di dimostrare come le proprie iniziative influenzano concretamente il risultato economico dell’azienda, il suo ruolo strategico e la sua capacità di influenzare le decisioni aziendali aumentano.

Come può l’AI aiutare a individuare risparmi negli acquisti?

Se applicata in modo efficace, l’intelligenza artificiale (AI) può supportare tre aree ad alto impatto:

1. Previsione: gli strumenti di procurement analytics basati sull’AI possono prevedere variazioni nella domanda, segnalare potenziali interruzioni della supply chain e individuare opportunità di risparmio prima che si verifichino aumenti dei costi.
   Ad esempio, l’AI integrata nei processi di sourcing può prevedere quando determinate categorie di acquisto potrebbero essere soggette a pressioni inflazionistiche, consentendo ai team di intervenire tempestivamente con rinegoziazioni o strategie alternative di approvvigionamento.
2. Classificazione: l’AI riduce il carico delle attività manuali nella gestione della tail spend, classificando automaticamente le transazioni, identificando acquisti non conformi alle procedure (maverick buying) e consolidando dati frammentati sui fornitori.
   Questo permette un migliore controllo della spesa non conforme e aiuta a individuare opportunità di riduzione dei costi spesso nascoste all’interno di acquisti di basso valore ma ad alta frequenza.
3. Accelerazione: l’AI applicata agli acquisti e al sourcing automatizza attività ricorrenti come il confronto tra dati di ordini di acquisto e fatture, il monitoraggio della conformità contrattuale o l’attivazione di alert in tempo reale quando i prezzi superano i benchmark di riferimento.
   Questo accelera il processo decisionale e consente agli uffici acquisti di concentrarsi su attività più strategiche.

Piattaforme come quella di Ivalua integrano funzionalità di AI generativa progettate per supportare sourcing, spend analysis e gestione dei fornitori. Le funzionalità basate sulla Generative AI possono supportare, tra le altre cose, la creazione di sintesi sui rischi e l’individuazione di opportunità lungo l’intero ciclo di vita degli acquisti.

Andare oltre le dashboard con analytics avanzati

Gli analytics basati sull’intelligenza artificiale trasformano la reportistica degli acquisti da un approccio reattivo a uno proattivo, individuando trend, anomalie e rischi prima che abbiano un impatto sui budget aziendali.

Ad esempio, le curve della domanda possono segnalare ai team di sourcing quando i volumi acquistati potrebbero raggiungere soglie in grado di attivare condizioni economiche più vantaggiose. Al contrario, possono evidenziare quando una riduzione della domanda rischia di compromettere gli impegni contrattuali.

Inoltre, gli strumenti di rilevamento delle anomalie aiutano a identificare schemi di prezzo insoliti tra diversi fornitori, permettendo di affrontare le negoziazioni in modo più efficace.

Anticipando variazioni nei prezzi e nei volumi, le aziende possono intervenire tempestivamente per prevenire aumenti inattesi dei costi e garantire una realizzazione costante dei risparmi negli acquisti.

Classificare e controllare la tail spend

La tail spend è notoriamente complessa da gestire a causa dell’elevato numero di transazioni e della limitata visibilità disponibile. Motori avanzati di spend analysis, efficaci, trasparenti e flessibili, semplificano questa gestione classificando dati di spesa non strutturati e identificando acquisti non conformi o maverick buying.

Questo permette di individuare opportunità di risparmio attraverso il consolidamento dei fornitori, l’introduzione di cataloghi digitali o l’applicazione di policy di acquisto più efficaci.

Un maggiore controllo sulla tail spend consente di rafforzare la conformità ai processi aziendali e realizzare risparmi che altrimenti rimarrebbero nascosti all’interno di transazioni decentralizzate e di basso valore.

Accelerare i cicli decisionali con raccomandazioni in tempo reale

L’AI non sostituisce il giudizio umano, ma agisce come un assistente strategico. Gli uffici acquisti sottoposti alla pressione di generare risultati rapidamente possono utilizzare l’AI generativa per accelerare attività e processi critici.

Raccomandazioni in tempo reale, come la segnalazione di contratti prossimi alla scadenza con livelli di spesa superiori alla media, aiutano i team a reagire con maggiore rapidità e precisione.

Come Crédit Agricole ha ottenuto 80 milioni di euro di risparmi grazie alla gestione centralizzata degli acquisti

Di fronte a un processo di acquisto altamente decentralizzato, sistemi frammentati di source-to-pay e purchase-to-pay, processi non uniformi e una visibilità limitata sulle proprie 66 entità globali, Crédit Agricole era alla ricerca di un approccio più efficace per gestire strategicamente la spesa e applicare policy coerenti a livello di gruppo.

Collaborando con Ivalua, l’azienda ha centralizzato e digitalizzato l’intera funzione Acquisti, raggiungendo il 100% di digitalizzazione e automazione dei processi e portando sotto gestione una spesa complessiva di 3 miliardi di euro.

Nei primi anni, questi miglioramenti hanno generato 80 milioni di euro di risparmi, un incremento del 70% nell’efficienza del processo di gestione delle fatture e la possibilità di elaborare digitalmente oltre 59.000 ordini di acquisto.

Allineando la funzione Acquisti agli obiettivi finanziari più ampi dell’organizzazione e offrendo a ogni filiale la flessibilità di adottare i diversi moduli secondo le proprie tempistiche, Ivalua ha aiutato Crédit Agricole a trasformare la complessità operativa in un vantaggio competitivo.

“Con Ivalua abbiamo raggiunto il 100% di digitalizzazione di tutti i processi di acquisto e siamo riusciti a ottenere una quantità significativa di risparmi.”

— Sylvie Robin Romet, Chief Procurement Officer di Crédit Agricole SA

Leggi il caso di studio su Crédit Agricole.

Come iniziare una gestione efficace dei risparmi negli acquisti

Una vera gestione dei risparmi negli acquisti significa costruire l’infrastruttura necessaria – governance, sistemi e linguaggio condiviso – per trasformare la strategia in risultati concreti. Ecco come iniziare a costruire il tuo framework per la gestione dei risparmi sui costi:

• Valuta le tue basi: disponi di definizioni coerenti dei risparmi? Dove sono documentate e sono state condivise e approvate da Finance?
• Verifica il tuo sistema di monitoraggio: le iniziative di risparmio sono centralizzate in un’unica dashboard di monitoraggio dei risparmi, con stati di avanzamento e responsabili chiaramente definiti? Come viene verificata la realizzazione dei risparmi?
• Valuta i tuoi strumenti di spend analysis: i dati relativi a sourcing, contratti e fatturazione sono collegati tra loro oppure distribuiti su più sistemi?

Se le tue risposte evidenziano delle lacune, potrebbe essere il momento di valutare una piattaforma source-to-pay unificata che supporti l’automazione dei workflow, la governance interfunzionale e gli analytics in tempo reale.

Con la giusta struttura, il tuo team può superare i risultati tattici di breve periodo e iniziare a generare un impatto strategico a livello aziendale.