Miglioramento dei processi di procurement: best practice, tecnologie e strategie

Il procurement non riguarda più solo l’elaborazione degli ordini. Oggi gli uffici acquisti promuovono l’efficienza, la visibilità e il risparmio in tutta l’organizzazione. E per i responsabili acquisti delle medie imprese e delle grandi aziende, sotto pressione per migliorare i processi di approvvigionamento in questo trimestre, la sfida è chiara: i flussi di lavoro obsoleti basati su Excel, catene di e-mail o routing ERP legacy rallentano le operazioni e limitano l’impatto.

Questo blog è pensato appositamente per i responsabili che devono affrontare queste pressioni. In esso, illustriamo una sequenza pratica di passaggi per aiutare a individuare gli ostacoli al processo, dare priorità alle giuste soluzioni e collegare ogni miglioramento a risultati aziendali misurabili. Trattiamo anche i tipi di approvvigionamento, le fasi fondamentali del processo e le migliori pratiche di approvvigionamento comprovate.

Scoprirai come la piattaforma di procurement di Ivalua consente l’automazione, la collaborazione interfunzionale e il processo decisionale strategico su larga scala.

Punti chiave

• La trasformazione degli acquisti è un percorso graduale che inizia con la mappatura dei flussi di lavoro, la misurazione dei KPI e l’automazione delle attività manuali.
• La centralizzazione dell’approvvigionamento e della collaborazione con i fornitori sblocca il valore strategico e l’agilità in tutta l’azienda.
• L’intelligenza artificiale consente di prendere decisioni più intelligenti e rapide, ma solo se basate su dati puliti e processi unificati alimentati da una moderna piattaforma di e-procurement.

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Che cos’è il processo di approvvigionamento?

Iniziamo con una definizione esaustiva. Il processo di approvvigionamento comprende tutte le attività o le fasi coinvolte nell’acquisizione di beni e servizi da fonti esterne. Ciò include l’identificazione delle esigenze, la ricerca dei fornitori, la negoziazione dei termini, l’inserimento dei fornitori, l’acquisto dei beni, la ricezione e l’ispezione dei beni e la gestione delle fatture, dei pagamenti e dei rapporti con i fornitori.

Il processo di approvvigionamento è fondamentale per il ciclo di vita dell’approvvigionamento in senso lato, che garantisce che un’organizzazione possa ottenere il miglior valore possibile dai propri fornitori esterni. È fondamentale per diversi motivi:

• Efficienza dei costi: le organizzazioni possono ottenere i prezzi e le condizioni migliori per i beni e i servizi di cui hanno bisogno, controllando i costi e massimizzando l’efficienza del budget.
• Garanzia di qualità: attraverso un’attenta selezione e gestione dei fornitori, le organizzazioni possono assicurarsi di ricevere beni e servizi di alta qualità, che soddisfano i loro standard e requisiti.
• Gestione dei rischi: il processo di approvvigionamento consente alle organizzazioni di identificare, valutare e mitigare i rischi associati all’affidabilità dei fornitori, agli obblighi contrattuali e ai cambiamenti del mercato.
• Sourcing strategico: consente di prendere decisioni strategiche in materia di approvvigionamento, aiutando le organizzazioni a sviluppare relazioni a lungo termine con i fornitori, a garantire la sicurezza delle catene di fornitura e ad adattarsi alle dinamiche di mercato.
• Conformità e trasparenza: garantisce la conformità alle leggi e ai regolamenti, promuove la trasparenza e sostiene pratiche commerciali etiche.

All’interno del processo di approvvigionamento, due sottoprocessi fondamentali sono:

• Source-to-Contract (S2C): S2C si concentra sugli aspetti strategici dell’approvvigionamento, stabilendo il quadro di riferimento per l’analisi della spesa, la selezione dei fornitori, la gestione dei rischi e delle prestazioni dei fornitori, le negoziazioni e la gestione dei contratti, al fine di garantire condizioni favorevoli per l’organizzazione.
• Procure-to-Pay (P2P): P2P si occupa dell’approvvigionamento operativo, compresi gli ordini, la ricezione e il pagamento di beni e servizi. Pone l’accento sull’efficienza operativa, la gestione dell’inventario, l’accuratezza nell’evasione degli ordini e l’efficacia dei processi di pagamento.

Sia l’S2C che il P2P sono parte integrante del ciclo di approvvigionamento. Lavorano insieme per migliorare l’efficienza, ridurre i costi e garantire l’efficace acquisizione di beni e servizi.

Mappare il proprio attuale processo di procurement per ottenere visibilità e controllo

Sebbene molte organizzazioni ritengano che i propri flussi di lavoro di approvvigionamento siano ben definiti, una volta che i team iniziano a mapparli possono emergere incongruenze e inefficienze significative.

Ecco perché la creazione di una mappa completa e documentata del processo di approvvigionamento è un passo fondamentale.

Una mappa del processo di approvvigionamento rivela la complessità nascosta dietro le attività quotidiane: record duplicati dei fornitori sparsi nei vari sistemi, soglie di approvazione incoerenti da un team all’altro e soluzioni manuali che creano ritardi e rischi di non conformità, ovvero il tipo di problemi che passano inosservati fino a quando non interferiscono con gli sforzi di automazione o emergono in un audit.

Senza una mappa chiara, i progetti di automazione rischiano di rafforzare i processi difettosi invece di migliorarli. Peggio ancora, i team perdono tempo ad automatizzare passaggi di scarso valore ignorando lacune più strategiche.

Una mappa ben documentata fornisce la base per prendere decisioni intelligenti e basate sui dati.

La maggior parte degli uffici acquisti non hanno una visione unificata dei propri flussi di lavoro.

Nelle grandi organizzazioni, i processi di approvvigionamento spesso variano più di quanto i dirigenti credano. Un’unità aziendale potrebbe inviare richieste di acquisto tramite un modulo strutturato, mentre un’altra potrebbe utilizzare e-mail o fogli di calcolo.

Le soglie di approvazione per la stessa categoria di spesa possono variare notevolmente da un reparto all’altro e gli acquisti “urgenti” spesso bypassano completamente il processo di approvvigionamento. Le differenze regionali aggiungono un ulteriore livello di complessità.

Non solo, ma i sistemi potrebbero non comunicare tra loro. Il reparto marketing potrebbe gestire i fornitori attraverso una piattaforma e l’IT attraverso un’altra, mentre il reparto operativo potrebbe continuare a tenere traccia di tutto manualmente in Excel.

Tale frammentazione porta a dati e reportistica incoerenti, per non parlare della visibilità limitata su ciò che sta realmente accadendo all’interno dell’organizzazione.

La mappatura dei processi mette in evidenza dove si trovano le disconnessioni e rivela quali flussi di lavoro necessitano di standardizzazione e quali richiedono una completa riorganizzazione. Inoltre, trasforma un insieme complesso e spesso compartimentato di flussi di lavoro in un linguaggio visivo comprensibile a tutti.

Visualizzare il processo aiuta ad allineare gli stakeholder ed evidenziare i rischi 

L’ufficio acquisti, il team finance, l’IT e gli affari legali non sempre parlano lo stesso linguaggio operativo, ma una mappa dei processi crea un terreno comune.

La visualizzazione del processo aiuta i team a individuare i punti chiave di passaggio in cui si verificano tipicamente ritardi e rischi: approvazioni manuali che rimangono bloccate quando qualcuno è fuori sede, fasi di onboarding dei fornitori che si arenano a causa di una proprietà poco chiara o acquisti effettuati senza fare riferimento ai termini contrattuali.

Rischi comuni come spese incontrollate, punti ciechi di audit e dati dei fornitori incoerenti tra i sistemi diventano evidenti. Le mappe dei processi spesso rivelano:

• Colli di bottiglia nell’approvazione, dove un singolo approvatore blocca grandi volumi di richieste.
• Ritardi nell’onboarding dei fornitori, causati da responsabilità non allineate tra i reparti.
• Lacune nella conformità contrattuale, dove i termini negoziati non sono collegati alle decisioni di acquisto.
• Incoerenze nei dati, come lo stesso fornitore inserito con nomi diversi in piattaforme diverse.

Questa visibilità crea allineamento e getta le basi per un’ottimizzazione duratura degli acquisti.

Misurare le prestazioni degli acquisti con KPI e benchmarking per costruire il vostro business case 

Una volta mappati i flussi di lavoro degli acquisti, il passo successivo è trasformare le informazioni in azioni concrete con i dati.  Mentre le mappe dei processi rivelano dove si verificano i guasti, i dati mostrano quanto costano in termini di tempo, denaro e rischio.

Analizzando i tempi di ciclo, i ritardi nelle approvazioni, i punti di contatto manuali e i tassi di errore, è possibile creare una linea di base che può essere utilizzata per monitorare i miglioramenti nel tempo.

Il benchmarking degli acquisti aggiunge un ulteriore livello di credibilità. Il confronto delle metriche degli acquisti attuali con gli standard del settore aiuta a convalidare i risultati e a perfezionare la strategia di approvvigionamento.

Una volta quantificate le inefficienze, è possibile stabilire le priorità delle correzioni, concentrandosi sulle lacune che comportano i costi operativi o i rischi di conformità più elevati. Questo approccio basato sui dati sposta le conversazioni dai punti critici aneddotici a miglioramenti mirati e misurabili che risuonano sia con gli stakeholder che con i decisori.

Monitorare i KPI che rivelano il costo reale dei processi inefficienti.

Questi indicatori, insieme al software di analisi della spesa, evidenziano i colli di bottiglia, mettono in luce le inefficienze e giustificano miglioramenti mirati:

• Tasso di accuratezza degli ordini di acquisto (PO): misura la frequenza con cui gli ordini di acquisto sono corretti al primo tentativo, un indicatore fondamentale nel più ampio processo di ordine di acquisto che influisce sull’efficienza degli acquisti e sull’accuratezza a valle.
• Tempo di ciclo di approvvigionamento: tiene traccia del tempo che intercorre tra la presentazione della richiesta di acquisto e l’emissione dell’ordine di acquisto, evidenziando i ritardi nell’approvazione o nell’inoltro.
• Tasso di eccezioni delle fatture: mostra la percentuale di fatture che richiedono un intervento manuale a causa di discrepanze o errori.
• Percentuale di conformità contrattuale: misura la corrispondenza tra la spesa e i contratti attivi, contribuendo a ridurre le perdite e i rischi.
• Punteggi di performance dei fornitori: combina metriche di consegna, qualità e servizio per valutare l’affidabilità dei fornitori.
• Risparmi sui costi ottenuti rispetto agli obiettivi: quantifica il contributo dell’approvvigionamento agli obiettivi finanziari.
• Percentuale di spesa non autorizzata: tiene traccia degli acquisti fuori contratto o non autorizzati che aggirano l’approvvigionamento.
• Tempo di onboarding dei fornitori: misura la rapidità con cui i nuovi fornitori vengono approvati e resi operativi nel sistema.

Con questi KPI in atto, è possibile trasformare la visibilità dei processi in informazioni utili e iniziare a prendere decisioni basate sui fatti, non sulle frizioni.

I benchmark di settore mettono in luce le prestazioni insufficienti

Una volta monitorati i KPI di approvvigionamento, il confronto con i benchmark di settore aiuta a individuare le carenze dei processi e i relativi costi.

Ad esempio, le organizzazioni con le migliori prestazioni registrano in media un tasso di accuratezza degli ordini di acquisto del 95%, tassi di eccezioni nelle fatture inferiori al 10% e tempi di ciclo di approvvigionamento di 5-7 giorni. Se i vostri numeri non rientrano in questi intervalli, avete individuato aree di miglioramento ad alto impatto.

I benchmark variano a seconda delle dimensioni dell’azienda. Le aziende di medie dimensioni puntano in genere a un’aderenza ai contratti dell’80-85% e all’onboarding dei fornitori in meno di 15 giorni, mentre le grandi imprese mirano a un’aderenza superiore al 90% e a un onboarding più rapido attraverso piattaforme integrate.

Questo tipo di analisi del divario giustifica l’automazione e la riprogettazione dei processi. Se lo standard di settore per la spesa non autorizzata è dell’8% e il vostro tasso è del 20%, la dirigenza non può ignorare il costo dell’inazione. I benchmark forniscono prove esterne che elevano le conversazioni interne da “pensiamo che ci sia un problema” a “ecco esattamente quanto siamo indietro e cosa abbiamo da guadagnare”.

L’automazione è il passo logico successivo.

Automatizzare le attività di approvvigionamento manuali per ridurre i tempi di ciclo e aumentare la precisione

L’automazione affronta direttamente i punti critici che hai già quantificato: tempi di ciclo lunghi, tassi di eccezione elevati, incongruenze nei dati e ritardi nelle approvazioni.

Inizia con opportunità ad alto impatto e rapidi risultati:

• Automatizza i flussi di lavoro di approvazione per sostituire le catene di e-mail con un instradamento basato su regole che si adatta in base alla soglia di spesa, alla categoria o alla regione.
• Sostituisci il monitoraggio basato su Excel con dashboard integrate che si aggiornano in tempo reale e riducono gli errori di reporting.
• Elimina l’immissione di dati ridondanti sincronizzando i dati relativi ai fornitori, agli ordini di acquisto e all’elaborazione delle fatture tra i vari sistemi tramite connessioni API o integrazioni incorporate.

Anche piccoli passi verso l’automazione possono portare a miglioramenti a cascata. Ad esempio, automatizzare la creazione degli ordini di acquisto dalle richieste approvate riduce gli errori manuali, abbrevia i tempi del ciclo di approvvigionamento e aumenta la precisione degli ordini di acquisto, tutto in un unico passaggio.

L’automazione della corrispondenza delle fatture riduce i tempi di gestione delle eccezioni e libera i team AP che possono così concentrarsi su attività strategiche.

L’automazione crea la coerenza, l’accuratezza e la visibilità necessarie per miglioramenti avanzati come gli acquisti guidati, la gestione delle prestazioni dei fornitori e l’analisi predittiva degli acquisti, tutti argomenti che tratteremo nelle sezioni successive.

Automatizzazione mirata dove i divari dei KPI sono maggiori

Il percorso più rapido per ottenere un ritorno sull’investimento è quello di puntare su l’automatizzazione dove i KPI mostrano i divari maggiori. Concentrati su soluzioni ad alto impatto che possono essere implementate rapidamente e che iniziano a fornire risultati misurabili entro 90 giorni.

Ecco alcuni esempi di opportunità di automatizzazione ad alto impatto:

• Conciliazione delle fatture a tre vie: riduce i tassi di eccezione delle fatture confrontando automaticamente gli ordini di acquisto, le ricevute e le fatture.
• Inoltro delle approvazioni basato su soglie: accelera le approvazioni inoltrando le richieste in base al livello di spesa, alla categoria o alla regione, eliminando lo scambio di e-mail.
• Rilevamento dei fornitori duplicati: utilizza controlli automatizzati per segnalare e unire i record dei fornitori ridondanti, migliorando rapidamente la qualità dei dati.
• Creazione automatizzata di ordini di acquisto da richieste approvate: riduce gli errori manuali negli ordini di acquisto e i tempi di elaborazione grazie alla convalida integrata.

La priorità da attribuire all’automazione dipende dai punti deboli del processo:

• Se l’accuratezza degli ordini di acquisto è bassa, iniziare con la creazione automatizzata degli ordini di acquisto con regole di convalida integrate.

• Se il tempo di ciclo è eccessivo, implementare prima un percorso di approvazione basato su soglie.
• Se le eccezioni relative alle fatture sono elevate, implementare come priorità la verifica incrociata delle fatture.
• Se la conformità dei contratti è scarsa, aggiungere controlli automatizzati dei termini contrattuali durante il processo di richiesta.

Questi vantaggi dell’automazione garantiscono in genere miglioramenti misurabili dei KPI entro 90 giorni e creano le basi per miglioramenti più strategici.

L’automazione consente l’applicazione coerente delle politiche di approvvigionamento

Uno dei principali problemi emersi durante la mappatura dei processi di approvvigionamento è l’applicazione incoerente delle politiche. L’automazione risolve questo problema incorporando le regole aziendali direttamente nei flussi di lavoro, in modo che la conformità non sia facoltativa o dipendente da chi esamina una richiesta.

Le deroghe “urgenti” e gli acquisti fuori contratto diventano molto meno frequenti quando si automatizzano le approvazioni, le soglie e le convalide. Gli utenti beneficiano di un processo fluido e guidato, mentre l’applicazione delle politiche avviene in background.

Il risultato? Meno ritardi nelle approvazioni, meno eccezioni, tempi di ciclo più rapidi e una maggiore conformità contrattuale.

L’automazione degli input crea dati a valle più puliti

La pulizia dei dati inizia con una gestione automatizzata e strutturata delle richieste. I moduli convalidati garantiscono inserimenti coerenti e in linea con le politiche aziendali, riducendo gli errori e migliorando la qualità lungo tutto il ciclo dall’approvvigionamento al pagamento.

L’input standardizzato migliora tutto a valle: analisi delle spese più accurate, migliore tracciabilità dei fornitori e raccomandazioni AI più intelligenti. Con le attività di routine relative ai dati gestite automaticamente, i team di approvvigionamento possono concentrarsi sul sourcing strategico e sulla collaborazione.

Centralizzare l’approvvigionamento e la collaborazione con i fornitori per aumentare l’agilità

Con i flussi di lavoro automatizzati che ora gestiscono le attività di approvvigionamento di routine, il prossimo salto strategico è la centralizzazione dell’approvvigionamento e della collaborazione con i fornitori.

In molte aziende, l’approvvigionamento è gestito in silos tra reparti, regioni o categorie di spesa, una pratica che limita il potere negoziale e aumenta il rischio di non conformità. Il coinvolgimento disconnesso dei fornitori porta a opportunità mancate di innovazione, scarsa visibilità e strategie di approvvigionamento reattive.

Un processo di approvvigionamento strategico centralizzato aiuta a eliminare queste inefficienze, consentendo all’approvvigionamento di operare come una funzione unificata con una governance più forte, migliori relazioni con i fornitori e risultati più coerenti.

Consente processi coerenti, collaborazione in tempo reale e condivisione di informazioni, aiutando i team a rispondere più rapidamente ai cambiamenti del mercato e alle interruzioni dei fornitori e gettando le basi per decisioni di approvvigionamento basate sull’intelligenza artificiale.

Esaminiamo come l’intelligenza artificiale nell’approvvigionamento sta producendo un impatto misurabile in tutto il processo di approvvigionamento.

Utilizzare l’IA per migliorare il processo decisionale nei flussi di lavoro di approvvigionamento

L’IA consente di prendere decisioni più intelligenti e rapide analizzando i modelli relativi alla spesa, alle prestazioni dei fornitori e agli indicatori di rischio. Aiuta i team di approvvigionamento ad anticipare le interruzioni, ottimizzare le strategie di sourcing e identificare le opportunità di risparmio prima che insorgano problemi.

Grazie alle capacità generative dell’IA, i team possono raggiungere nuovi livelli di efficienza, conformità e approfondimento nell’approvvigionamento, basandosi sul lavoro svolto nelle fasi precedenti.

L’IA nell’approvvigionamento trasforma l’analisi manuale in intelligence strategica:

• Analisi dei contratti: l’IA esamina i termini contrattuali e segnala i rischi che i team di approvvigionamento impiegherebbero settimane a identificare manualmente.
• Valutazione del rischio dei fornitori: l’IA monitora continuamente la salute finanziaria dei fornitori, l’esposizione geopolitica e le tendenze delle prestazioni attraverso il database centralizzato dei fornitori.
• Previsione della domanda: l’IA analizza i modelli di acquisto storici e i segnali di mercato per prevedere le future esigenze di approvvigionamento.
• Intelligence di categoria: l’IA identifica le opportunità di approvvigionamento e le tendenze di mercato che l’analisi umana potrebbe trascurare.

E questi vantaggi sono solo l’inizio. Il passaggio all’utilizzo di un sistema software di approvvigionamento basato sull’intelligenza artificiale separa i leader dai ritardatari, offrendo alle organizzazioni che adottano l’IA un chiaro vantaggio competitivo nei seguenti modi:

• Gli uffici acquisti possono passare dall’esecuzione operativa alla partnership commerciale strategica.
• L’analisi predittiva supporta una gestione proattiva piuttosto che reattiva delle relazioni con i fornitori.
• Le informazioni generate dall’intelligenza artificiale informano le decisioni dei dirigenti in merito all’ingresso nel mercato, allo sviluppo dei prodotti e alla gestione dei rischi.
• Le funzionalità avanzate dell’intelligenza artificiale attraggono i migliori talenti nel campo degli approvvigionamenti e aumentano l’influenza organizzativa della funzione.

Vediamo ora come una piattaforma di e-procurement basata sull’intelligenza artificiale come Ivalua dimostra queste capacità nella pratica.

Allineare gli stakeholder con il Change Management per una trasformazione di procurement di successo

Anche i miglioramenti dei processi di procurement più accuratamente progettati possono risultare inefficaci senza un change management efficace. Trasformare i flussi di lavoro di procurement — attraverso automazione, collaborazione con i fornitori o strumenti digitali — richiede più della semplice tecnologia. Serve l’adesione trasversale dei team, un cambiamento comportamentale e comunicazione continua.

Il change management nel procurement garantisce che i dipendenti adottino i nuovi processi, comprendano il loro ruolo nella trasformazione e contribuiscano attivamente al successo a lungo termine. Senza di esso, i team spesso resistono al cambiamento, tornano a procedure manuali o non riescono a sfruttare appieno il valore del software di procurement.

I principi chiave del change management nel procurement includono:

• Sponsorship esecutiva: La leadership deve comunicare chiaramente il “perché” della trasformazione del procurement e rafforzare gli obiettivi strategici.
  
• Coinvolgimento trasversale: Finance, IT, legale e stakeholder di business dovrebbero essere coinvolti sin dalle prime fasi per ridurre attriti e ottenere allineamento sulle policy e sul design dei flussi di lavoro.
  
• Formazione e abilitazione: I team hanno bisogno di formazione pratica sui nuovi sistemi, come i sistemi di procurement, insieme a documentazione chiara, guide operative e accesso a risorse di supporto.
  
• Feedback continuo: Stabilire check-in strutturati per raccogliere feedback e iterare miglioramenti senza perdere slancio.
  
• Misurazione e trasparenza: Monitorare i KPI di procurement prima e dopo il cambiamento per mostrare miglioramenti tangibili e costruire fiducia nella trasformazione.

Integrando il change management nel piano di miglioramento del procurement, le organizzazioni possono accelerare l’adozione, aumentare il ROI delle iniziative di automazione e mantenere nel tempo l’ottimizzazione dei processi di procurement.

Usare i modelli di maturità del procurement per guidare la roadmap di miglioramento dei processi

Per avere successo nel miglioramento dei processi di procurement, le organizzazioni devono prima capire a che punto si trovano. È qui che entrano in gioco i modelli di maturità del procurement. Questi framework aiutano a valutare le capacità attuali nelle principali funzioni di procurement e forniscono una roadmap per evolvere verso operazioni più strategiche e guidate dai dati.

Un tipico modello di maturità del procurement consiste in 4-5 livelli, che vanno dall’acquisto di base e tattico a un procurement completamente ottimizzato e digitalizzato:

1. Ad hoc / Manuale: Le attività di procurement sono reattive, decentralizzate e monitorate manualmente (es. fogli Excel ed email).
   
2. Operativo: Esiste una certa standardizzazione e sono presenti strumenti di base per il procurement, ma persistono silos e approvazioni manuali.
   
3. Strutturato: Processi e policy definiti sono presenti in tutte le unità aziendali e i dati sono centralizzati attraverso una piattaforma Source-to-Pay.
   
4. Integrato: Il procurement è allineato a finanza e supply chain, utilizzando automazione, gestione contratti e insight sulle performance dei fornitori.
   
5. Strategico: L’organizzazione sfrutta AI, analisi predittiva e miglioramento continuo per un procurement agile e orientato al valore.

Usare un modello di maturità consente ai responsabili procurement di confrontare le performance, dare priorità agli investimenti e concentrarsi sulle aree di miglioramento giuste per il proprio livello di crescita.

Come iniziare con l’automazione del procurement:

• Condurre una valutazione della maturità tramite audit interni, interviste agli stakeholder e benchmarking dei KPI.
• Identificare i gap tra il livello attuale e lo stato futuro desiderato.
• Allineare le iniziative di miglioramento (automazione, standardizzazione delle policy, collaborazione con i fornitori) a questi gap.
• Riesaminare annualmente i progressi e aggiornare la roadmap.

Ancorando il miglioramento dei processi di procurement a un modello di maturità, i team ottengono un percorso strutturato e una maggiore chiarezza su ciò che serve per raggiungere il prossimo livello di impatto strategico.

Come Thales ha ottimizzato la collaborazione con i fornitori

Thales, leader globale nei settori aerospaziale, difesa e trasporti, dimostra che anche le aziende più complesse e regolamentate possono modernizzare con successo il procurement. Di fronte a comunicazioni frammentate con i fornitori, aggiornamenti lenti e visibilità limitata, Thales aveva bisogno di un approccio più unificato. La coordinazione manuale tra le diverse regioni rallentava l’onboarding e costringeva l’ufficio acquisti a concentrarsi su attività operative anziché sulla gestione strategica dei fornitori.

Implementando Ivalua, Thales ha sostituito i processi disconnessi con un ecosistema digitale per i fornitori. Il risultato: onboarding più veloce, dati più accurati e più tempo per attività ad alto valore aggiunto. La loro trasformazione conferma un concetto chiave: unificare i flussi di lavoro e centralizzare la collaborazione riduce i tempi di ciclo e aumenta l’agilità, anche negli ambienti più complessi.

Esplora lo studio di caso completo di Thales.

Costruisci la tua roadmap di trasformazione del procurement

La trasformazione del procurement non avviene dall’oggi al domani. Inizia con una roadmap chiara e intenzionale. La chiave è valutare dove i processi attuali presentano carenze e allineare i miglioramenti a obiettivi aziendali misurabili. L’ottimizzazione continua del procurement è essenziale.

Usa i passaggi di questa guida per valutare la tua situazione e definire le prossime azioni. Ecco un rapido riepilogo:

• Mappare i flussi di lavoro per individuare inefficienze e rischi.
• Monitorare i KPI per quantificare l’impatto e dare priorità ai miglioramenti.
• Automatizzare le attività manuali per ridurre errori e tempi di ciclo.
• Centralizzare sourcing e collaborazione con i fornitori per aumentare agilità.
• Sfruttare l’AI per decisioni predittive e orientate al valore.

Strumenti frammentati non garantiscono la visibilità, la conformità o l’agilità richieste dal procurement moderno. Una piattaforma Source-to-Pay unificata è ciò che consente un’ottimizzazione coerente e scalabile dei processi.

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Domande frequenti

Che cos’è il miglioramento del processo di approvvigionamento?

Un approccio strutturato per semplificare i flussi di lavoro di approvvigionamento, ridurre i tempi di ciclo e migliorare il controllo su sourcing, acquisti e collaborazione con i fornitori.

Quali KPI di approvvigionamento dovremmo monitorare per identificare le inefficienze?

Monitorate i tempi di ciclo, l’accuratezza degli ordini di acquisto, le eccezioni nelle fatture, la conformità dei contratti e le prestazioni dei fornitori per individuare ritardi e passaggi soggetti a errori.

Da dove dovremmo iniziare con l’automazione degli acquisti?

Iniziate con la corrispondenza delle fatture, le approvazioni delle richieste di acquisto e la creazione degli ordini di acquisto. Questi processi in genere mostrano risultati rapidi e migliorano la qualità dei dati a valle.

In che modo l’IA aiuta effettivamente negli acquisti?

L’IA migliora gli acquisti esaminando i contratti, valutando i fornitori, rilevando le anomalie e prevedendo la domanda, riducendo lo sforzo manuale e aumentando la precisione.

Qual è il vantaggio commerciale del passaggio a una piattaforma Source-to-Pay?

Una piattaforma Source-to-Pay elimina i flussi di lavoro frammentati, centralizza i dati e consente l’automazione e l’approvvigionamento strategico da un unico sistema di registrazione.