Taglia i costi, basta con le scorciatoie: Come valutare il software per la pubblica amministrazione

La scelta del software per l'ufficio acquisti più adatto ad un'organizzazione del settore pubblico richiede una riflessione meticolosa. L'ufficio acquisti del settore pubblico deve dedicare molto tempo alla raccolta e all'articolazione dei requisiti e della documentazione di gara. Altrettanto importante è la creazione di piani di valutazione approfonditi che valutino meticolosamente i criteri e le rispettive ponderazioni degli aspetti commerciali e non commerciali nelle proposte dei potenziali fornitori.

L'importanza di considerare attentamente i criteri di valutazione non può essere sopravvalutata. Nel determinare questi criteri, dobbiamo prendere in considerazione diversi fattori, come il prezzo e la qualità. Inoltre, considerazioni più recenti come il valore sociale, l'impatto ambientale e le questioni etiche sono diventate cruciali nei processi decisionali relativi agli appalti pubblici. Una volta determinati i criteri, è essenziale considerare le rispettive ponderazioni e il modo in cui si confrontano e interagiscono tra loro. Infine, si raccomanda di condurre una modellizzazione per garantire che i criteri e le ponderazioni scelti siano efficaci. Se questi passaggi non vengono seguiti, le conseguenze possono essere dannose per l'organizzazione acquirente.

Per comprendere meglio il mio punto principale, esaminiamo prima la definizione di un criterio ampiamente riconosciuto: il "prezzo". Secondo il dizionario Collins, il prezzo è definito come:

‘Il prezzo che si paga per qualcosa che si desidera o una cosa spiacevole che si deve fare o subire per ottenerla’

Il concetto di prezzo ha un impatto profondo con due interpretazioni distinte. Il primo significato si riferisce all'idea familiare del costo che sosteniamo quando acquistiamo beni, opere o servizi. Il secondo significato, che trovo intrigante, mette in luce un errore comune che spesso commettiamo negli acquisti. Tendiamo a dare eccessiva importanza al prezzo, il che porta a decisioni di acquisto non all'altezza e a conseguenti "sofferenze". A mio avviso, è fondamentale rivalutare (con un gioco di parole) la nostra prospettiva sul prezzo quando stabiliamo i nostri criteri di valutazione.

Il prezzo è solo un aspetto del costo complessivo. Non si tratta di un'informazione nuova nel settore pubblico, poiché siamo diventati più esperti nel considerare i costi totali del ciclo di vita. Tuttavia, abbiamo considerato anche il costo della scelta del fornitore sbagliato e la necessità di sostituire il software ogni 2-3 anni? Non dovrebbe essere una parte fondamentale del nostro processo decisionale quando valutiamo i criteri di valutazione?

Prima di procedere, definiamo un altro criterio di valutazione comune: il “valore”, un po’ meno comune e poco utilizzato:

'Si usa il valore in alcune espressioni per dire se qualcosa vale il denaro che costa. Per esempio, se qualcosa è o dà un buon valore, vale i soldi che costa.'

Allo stesso modo, se suggeriamo di soppesare il costo della scelta del fornitore sbagliato, raccomanderei anche di considerare il valore che si può realizzare se si sceglie il fornitore giusto. Ad esempio, si sceglie un sistema che offre caratteristiche e funzioni che soddisfano i requisiti di base oggi. Ma che ne sarà del futuro? Cosa succede se le vostre esigenze cambiano? E se cambiano le normative sugli appalti pubblici? Il sistema può crescere con l'aumentare della vostra organizzazione? Il sistema può offrirvi la possibilità di innovare? Il sistema può gestire i vostri appalti non pubblici e di basso valore (sotto soglia)?

Questo tipo di riflessione può aiutarvi a determinare se un software di procurement vale davvero il denaro che costa. Il valore da guadagnare, o addirittura da perdere, con la scelta di un software di approvvigionamento deve essere considerato attentamente prima di andare sul mercato.

In sintesi:

• Il costo è più importante del prezzo.
• Il valore è più importante del costo.
• La corretta ponderazione dei criteri di valutazione è più importante sia del valore che del costo.
• I criteri di valutazione devono quindi essere selezionati, ponderati e testati con attenzione.
• Se i criteri e le ponderazioni non sono corretti, il risultato dell’acquisto potrebbe essere quello di scegliere la soluzione più economica e non quella ottimale per l’organizzazione.

Se siete alla ricerca di una nuova tecnologia di procurement disponibile sul mercato, tenete conto dei punti sopra elencati e riflettete anche su ciò che è importante per la vostra organizzazione al momento della scelta. La decisione giusta può aprire molte opportunità di risparmio attraverso l'efficienza, può consentire una risposta rapida ai cambiamenti e agli eventi di rischio e può persino permettere di innovare in modi che non sembravano possibili per il settore pubblico. Ad esempio, creare uno strumento di asta a termine per vendere attrezzature usate ma ancora utili a imprese o altri enti, fornendo così alla vostra organizzazione un nuovo flusso di entrate e contribuendo a obiettivi sociali promuovendo il riutilizzo degli articoli!

Il rimorso dell’acquirente

Il rimorso dell'acquirente nel contesto di un acquisto di software basato sul prezzo piuttosto che sul valore può manifestarsi in vari modi. In un'organizzazione del settore pubblico, gli effetti di una tale decisione possono essere particolarmente significativi, data la necessità di trasparenza, responsabilità e uso efficiente delle risorse pubbliche.

In conclusione, il rimorso dell'acquirente causato dall'acquisto di un software di procurement basato sul prezzo piuttosto che sul valore può avere conseguenze significative, soprattutto nel contesto di un'organizzazione del settore pubblico. Per evitare questi esiti negativi, le organizzazioni devono privilegiare il valore rispetto al prezzo e valutare attentamente i potenziali acquisti per assicurarsi che soddisfino le loro esigenze e forniscano il miglior ritorno sull'investimento.

Noi di Ivalua crediamo fermamente nell’offerta di una soluzione che consenta alle organizzazioni del settore pubblico di sbloccare il valore e raggiungere i propri obiettivi. Se siete interessati a saperne di più su come possiamo aiutarvi, non esitate a contattarci per ulteriori informazioni.