E-sourcing: guida agli acquisti digitali

In questo post approfondiremo l'eSourcing, spiegando cos'è, perché è importante e quali sono i vantaggi principali per le organizzazioni di approvvigionamento. Poi esamineremo un esempio reale e forniremo alcune best practice per la scelta di una soluzione di eSourcing.

Che cos’è l’eSourcing?

Gestire relazioni complesse con i fornitori, garantire l'efficacia dei costi e mantenere la conformità alle normative sono tutte responsabilità fondamentali del procurement. Fino ad oggi, gran parte del processo di sourcing è stato manuale, con conseguente stress per i team di approvvigionamento già sovraccarichi di lavoro e con conseguenti errori, inefficienze e mancate opportunità di ottimizzazione dei costi.

L'eSourcing è un processo di approvvigionamento digitale che consente agli acquirenti di gestire l'approvvigionamento di beni e servizi utilizzando una piattaforma di sourcing basata sul web. Questa tecnologia aiuta ad automatizzare diverse attività di approvvigionamento, come la valutazione dei fornitori, le offerte e la negoziazione dei contratti, per migliorare il processo decisionale, ottimizzare la selezione dei fornitori e promuovere le offerte competitive.

L’eSourcing ottimizza i processi di sourcing e di approvvigionamento, rendendoli più efficienti ed economici. Migliora la visibilità della spesa e accelera i cicli di approvvigionamento, consentendo ad acquirenti e fornitori di interagire e transare in modo efficiente online attraverso le eAuctions.

Confronto: eSourcing vs. eProcurement

L’eSourcing e l’eProcurement sono entrambi approcci digitali al processo di approvvigionamento, ma con funzioni diverse.

L’eSourcing si concentra sulle prime fasi del processo di approvvigionamento, come la ricerca e la valutazione delle proposte dei fornitori e l’aggiudicazione delle attività. L’eProcurement, invece, comprende l’intero processo di approvvigionamento transazionale, tra cui la creazione e l’elaborazione delle richieste di acquisto e degli ordini, nonché la creazione, l’elaborazione e il pagamento delle fatture. Automatizza e gestisce gli aspetti transazionali dell’acquisto di beni e servizi, utilizzando cataloghi digitali, ordini di acquisto elettronici e sistemi di pagamento online.

L’obiettivo del software di eSourcing è quello di identificare i migliori fornitori, le migliori proposte e di negoziare condizioni favorevoli, mentre l’eProcurement mira a sfruttare i risultati del processo di eSourcing, per poi snellire e automatizzare il processo di acquisto transazionale. L’eSourcing svolge un ruolo centrale nel determinare le decisioni strategiche di sourcing e le relazioni con i fornitori, mentre l’eProcurement guida l’efficienza operativa lungo tutto il ciclo di approvvigionamento.

Quali sono le fasi del processo di eSourcing?

Il processo di eSourcing prevede in genere diverse fasi:

1. Identificazione delle opportunità: Identificazione di una nuova esigenza aziendale o di una spesa esistente per la quale può esistere un’aggregazione di fornitori o altre opportunità strategiche.
2. Pianificazione del progetto: Definizione dell’ambito, della tempistica e degli obiettivi del progetto di sourcing.
3. Ricerca e analisi di mercato: Ricerca di potenziali fornitori, condizioni e fattori di mercato.
4. Creazione e gestione di RFI/RFP/RFQ/eAuction: Sviluppare ed emettere Richieste di informazioni, Richieste di proposte (RFP) o Richieste di offerte (RFQ) per raccogliere informazioni dai fornitori, proposte e offerte dai fornitori. Se necessario, condurre un’asta online.
5. Valutazione dei fornitori: Valutare e confrontare le offerte dei fornitori in base a criteri predefiniti.
6. Negoziazione e aggiudicazione: Negoziare con i fornitori selezionati per ottenere condizioni migliori e assegnare la commessa ai fornitori selezionati.
7. Contrattazione: Negoziare i termini del contratto ed eseguire gli accordi con il fornitore scelto.

*Integrazione: Integrare la soluzione di sourcing e CLM con i sistemi e i processi di approvvigionamento, per consentire un flusso continuo di dati che alimentino il processo di approvvigionamento transazionale.

Come l’eSourcing integra le strategie di approvvigionamento più ampie

Nel 2024, la maggior parte dei responsabili del procurement – il 53% secondo un recente studio di Amazon Business – aumenterà la spesa e investirà in nuove tecnologie, nella speranza di migliorare l’efficienza e generare valore. Avendo risparmiato fondi nel 2023, ora hanno un margine di manovra per investire in modi per ottimizzare i processi di approvvigionamento, come l’eSourcing.

L'eSourcing integra le strategie di approvvigionamento più ampie, migliorando la selezione e la negoziazione dei fornitori, che sono fondamentali per un approvvigionamento efficace. Fornisce una piattaforma per le offerte competitive e una migliore analisi, che porta a decisioni più informate.

L'eSourcing favorisce inoltre relazioni più solide con i fornitori e migliori condizioni contrattuali, contribuendo all'efficienza e all'economicità complessive dell'approvvigionamento. Integrandosi con i sistemi di Contract Lifecycle Management (CLM) e di approvvigionamento, l'eSourcing garantisce un processo e un flusso di dati senza soluzione di continuità dalla selezione dei fornitori all'acquisto e al pagamento.

Come trovare, valutare e selezionare i fornitori attraverso le piattaforme di eSourcing

Le piattaforme di eSourcing sono uno strumento di ricerca che vi aiuta a individuare i fornitori specializzati nei prodotti o nei servizi richiesti e a utilizzare i filtri integrati per restringere le opzioni in base alla posizione, al settore, alle certificazioni e altro ancora.

Una volta ottenuto un elenco di potenziali fornitori, valutateli in base alle informazioni del loro profilo. Osservate la loro storia aziendale, le recensioni dei clienti, le valutazioni e qualsiasi caso di studio o testimonianza disponibile. Prestate molta attenzione al loro tasso di risposta e all'efficacia della comunicazione. Contattate i fornitori per richiedere informazioni più dettagliate, come cataloghi dei prodotti, strutture dei prezzi, quantità minime d'ordine e tempi di consegna.

Se la piattaforma lo consente, inviate una RFP o una RFQ per raccogliere risposte strutturate dai fornitori. Successivamente, confrontate le risposte ricevute e valutatele in base al prezzo, alla qualità dei prodotti o dei servizi, alla conformità agli standard, all'affidabilità della catena di fornitura e a qualsiasi servizio a valore aggiunto offerto. Potete utilizzare un sistema di punteggio o una matrice per valutare oggettivamente ogni fornitore. Considerate fattori come il costo totale di proprietà, l'affidabilità e l'allineamento con i valori e le esigenze della vostra azienda.

Dopo aver selezionato i fornitori, è necessario negoziare i termini del contratto, compresi i prezzi, i tempi di consegna e l’assistenza post-vendita, e formalizzare l’accordo attraverso un contratto.

Gran parte di queste operazioni possono essere automatizzate con la piattaforma di eSourcing. Utilizzate gli strumenti della piattaforma per la collaborazione e la comunicazione continua, per effettuare ordini, tracciare le spedizioni, gestire le fatture e gestire eventuali problemi o controversie. Durante questo processo, potete sfruttare i sistemi di messaggistica, le funzioni di documentazione e gli strumenti di tracciamento della piattaforma per semplificare la comunicazione e la gestione delle transazioni.

Ricordate che la costruzione di un buon rapporto con i fornitori è la chiave del successo a lungo termine negli acquisti.

I principali vantaggi di una strategia di eSourcing

Una strategia di eSourcing può aiutare la vostra organizzazione:

• Razionalizzare e semplificare le attività di sourcing strategico: l’eSourcing razionalizza e semplifica le attività di sourcing strategico automatizzando processi chiave come la ricerca dei fornitori, la raccolta delle offerte e la valutazione delle proposte. Fornisce una piattaforma centralizzata per la gestione di queste attività, migliorando l’efficienza e riducendo le attività manuali. 
• Implementazione delle best practice: Grazie all’automazione, il software di eSourcing garantisce l’applicazione coerente delle best practice di approvvigionamento, standardizzando attività come la creazione di RFP e l’analisi delle offerte e aiutando le aziende a rispettare gli standard e le normative del settore. 
• Migliorare la gestione della spesa: l’eSourcing offre una visione centralizzata e trasparente delle attività di approvvigionamento per una migliore tracciabilità e controllo. Inoltre, gli strumenti di analisi e reporting integrati forniscono una visione più approfondita dei modelli di spesa e delle performance dei fornitori, aiutando i team a ottimizzare la spesa e l’allocazione delle risorse. 
• Riduzione del rischio: l’eSourcing riduce il rischio consentendo una verifica approfondita dei fornitori e migliorando la gestione dei contratti, garantendo la conformità e la stabilità della catena di fornitura.
• Migliorare la collaborazione e la gestione delle relazioni con i fornitori: Con una piattaforma centralizzata per la comunicazione, i team beneficiano di interazioni trasparenti ed efficienti con i fornitori. È più facile condividere documenti e informazioni e supporta l’innovazione incoraggiando la collaborazione. 

Per sfruttare appieno tutti questi vantaggi, è fondamentale scegliere il software di eSourcing più adatto alla propria organizzazione. Scopriamo come Dole è riuscita a tracciare tutte le spese e a ottenere un risparmio del 12% in un anno grazie al software di eSourcing di Ivalua.

Studio di caso di Dole eSourcing

Dole Food Company, azienda leader nella produzione e commercializzazione di frutta e verdura fresca, era interessata a promuovere la sostenibilità e l'innovazione migliorando le capacità e la gestione dei fornitori. L'azienda voleva anche razionalizzare la base di approvvigionamento e istituire una gestione globale delle performance dei fornitori.

Tuttavia, a causa di organizzazioni di approvvigionamento decentralizzate e siloed tra le sedi e le unità aziendali, il team di approvvigionamento aveva una visibilità limitata e l'80% della spesa era single-sourced. Inoltre, la mancanza di strategie efficaci di sourcing di categoria portava alla non conformità e alla perdita di opportunità di riduzione della spesa.

Dopo l’implementazione di Ivalua, Dole ha affrontato con successo la spesa diretta, ha aumentato la visibilità ed è stata in grado di migliorare la reportistica e le analisi per il senior management. Con un’unica piattaforma per l’intera organizzazione, il team di approvvigionamento non solo ha migliorato la conformità, ma ha anche semplificato il processo di contrattazione con modelli di contratto e flussi di lavoro di approvazione standardizzati.

Di conseguenza, Dole ha realizzato un ROI 10 volte superiore solo sulla spesa diretta, con un risparmio del 12% in un anno. Leggi lo case study di Dole eSourcing.

Come migliorare i processi di sourcing con gli strumenti di eSourcing

Quando si implementa una strategia di eSourcing, è importante cercare un software di eSourcing che offra i seguenti strumenti e funzionalità:

• Strumenti di gestione dei fornitori: Questi strumenti aiutano a organizzare e valutare i dati dei fornitori, consentendo ai team di monitorare le performance, le certificazioni e la conformità dei fornitori. 
• Gestione RFI/RFP/RFQ: I team possono creare, distribuire e gestire le RFI, le RFP e le RFQ in modo più efficiente e gestire le offerte in modo equo e organizzato.
• Confronto e analisi delle offerte: Gli strumenti (ad esempio, l’ottimizzazione del sourcing) per il confronto delle offerte facilitano una valutazione obiettiva basata su criteri quali prezzo, qualità e tempi di consegna. Contribuiscono a identificare le offerte più competitive e adatte per aiutare i team a prendere decisioni basate sui dati.
• Gestione dei contratti: gli strumenti di eSourcing che offrono la gestione dei contratti offrono una visione centralizzata di tutti gli obblighi contrattuali. Aiutano a tracciare e gestire i contratti, a garantire il rispetto dei termini, a monitorare le date di scadenza e a gestire i rinnovi. 
• Strumenti di comunicazione: Strumenti di comunicazione efficienti sono essenziali per un’interazione chiara con i fornitori. Cercate strumenti con funzioni quali la messaggistica e la condivisione di documenti per supportare la collaborazione e la trasparenza durante l’intero processo di eSourcing.

Quando si valutano le soluzioni di eSourcing, assicurarsi di porre le seguenti domande al fornitore:

• Quanto il software è in grado di integrarsi con i nostri sistemi esistenti?
• Quali misure sono state adottate per la sicurezza dei dati e la conformità alle normative?
• Il software può essere personalizzato per soddisfare le nostre esigenze specifiche?
• Che tipo di assistenza clienti e servizi di formazione offrite?
• La soluzione può essere scalata per soddisfare la nostra crescita futura?
• Qual è il costo totale di proprietà, compresi eventuali costi nascosti?
• Quanto è semplice l’interfaccia del software?
• Quali sono le funzionalità di reporting e di analisi offerte dal software?
• Potete fornire storie di successo o casi di studio rilevanti per il nostro settore?

Ottieni visibilità a 360 gradi della tua spesa

Il software di eSourcing svolgerà un ruolo fondamentale per i team di procurement nel 2024, aiutando i team a semplificare la selezione e le negoziazioni dei fornitori, ad automatizzare le attività di sourcing e a rafforzare le relazioni con i fornitori. Ma scegliere lo strumento giusto è fondamentale per generare valore e aumentare la redditività.

Ivalua offre una piattaforma di sourcing completa e integrata progettata per aumentare l’efficienza durante il processo di sourcing. Ciò include una solida soluzione di eSourcing che fornisce agli acquirenti visualizzazioni a 360 gradi del dashboard delle loro strategie di sourcing, inclusa la gestione dei fornitori, la gestione delle RFP/RFQ, l’analisi delle offerte e la gestione dei contratti, il tutto attraverso un’interfaccia intuitiva.

Scopri come la soluzione S2C di Ivalua può migliorare la collaborazione e la trasparenza nei rapporti con i fornitori, contribuendo a decisioni di approvvigionamento più strategiche ed efficaci.