La fatturazione elettronica, nota anche come e-invoicing, sta rivoluzionando le operazioni aziendali consentendo alle imprese di inviare e ricevere fatture in formato digitale, facilitando un'elaborazione più rapida, una riduzione dei costi e una maggiore conformità ai requisiti normativi. Questa trasformazione digitale non solo snellisce i processi di fatturazione, ma fornisce anche informazioni finanziarie in tempo reale fondamentali per il processo decisionale.
Inoltre, con l’inasprimento delle normative da parte dei governi di tutto il mondo per migliorare la trasparenza economica, l’adozione della fatturazione elettronica è in rapido aumento. A livello globale, il mercato della fatturazione elettronica ha raggiunto i 13,5 miliardi di dollari nel 2023 e si prevede che raggiungerà i 60,9 miliardi di dollari entro il 2032, con un tasso di crescita annuale composto del 17,7% dal 2024 al 2032.
In questo articolo parleremo delle soluzioni di fatturazione elettronica, tra cui: cos’è, perché è importante, l’automazione dell’account payables, i portali per i fornitori e i gateway governativi che garantiscono uno scambio di fatture, rispettando i diversi requisiti normativi.
Cos’è la fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica, o e-invoicing, è una soluzione digitale che consente alle aziende di automatizzare lo scambio e l’elaborazione delle fatture tra fornitori e acquirenti, sostituendo i tradizionali metodi cartacei. Questo sistema funziona all’interno delle operazioni di Procurement come componente chiave dell’automazione dell’Accounts Payable (AP).
La fatturazione elettronica ottimizza il processo di approvvigionamento consentendo una più rapida elaborazione delle fatture, riducendo gli errori e garantendo la conformità alle normative fiscali. Facilita flussi di lavoro transazionali più efficienti e fornisce una migliore visibilità sulle transazioni finanziarie, migliorando così la gestione dei flussi di cassa e aiutando le aziende a capitalizzare gli sconti sui pagamenti anticipati e a evitare le spese di mora.
L’adozione della fatturazione elettronica (e-invoicing) è in aumento a livello globale, grazie ai suoi vantaggi in termini di efficienza e risparmio. Secondo un’indagine di E&Y del 2018, in oltre 55 Paesi del mondo sono già in vigore normative relative alla fatturazione elettronica. Tuttavia, sorprendentemente, il rapporto “2023 ePayables Technology Advisor” di Ardent Partners afferma che il 55% delle fatture viene ancora elaborato manualmente, soprattutto in Nord America, e il personale AP spende quasi un quarto del proprio tempo nell’elaborazione delle fatture.
Come funziona la fatturazione elettronica negli acquisti?
La fatturazione elettronica snellisce in modo significativo le operazioni di procurement, migliorando la collaborazione con i fornitori, accelerando i processi di pagamento e garantendo conformità ed efficienza. Migliora la comunicazione fornendo una piattaforma trasparente per lo scambio di fatture e il monitoraggio dei pagamenti in tempo reale, che aiuta a risolvere rapidamente le controversie e a rafforzare le relazioni. L'automazione del processo di fatturazione riduce i tempi del ciclo di pagamento, mentre i sistemi abbinano automaticamente le fatture agli ordini di acquisto e alle ricevute, riducendo al minimo gli errori e gli interventi manuali.
La fatturazione elettronica automatizza anche la convalida rispetto alle righe degli ordini di acquisto e gestisce in modo efficiente le fatture non PO, garantendo la conformità ai termini finanziari e contrattuali. Inoltre, funzioni come gli aggiornamenti in tempo reale, le risposte automatiche alle richieste di informazioni e la possibilità di rifiutare le fatture errate aumentano l'efficienza complessiva e riducono gli oneri amministrativi.
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Perché la fatturazione elettronica è importante?
La fatturazione elettronica è importante sia per i governi che per le imprese. Per i governi, aumenta significativamente la conformità fiscale fornendo dati sulle transazioni più affidabili e facilmente accessibili, semplificando il monitoraggio e la revisione contabile e migliorando la trasparenza per ridurre l'evasione fiscale e aumentare le entrate. Questo cambiamento digitale favorisce una governance economica efficiente e si allinea agli sforzi di trasformazione digitale, riducendo i costi legati ai processi manuali e sostenendo le politiche ambientali grazie alla riduzione dell'uso della carta.
Per le aziende, la fatturazione elettronica migliora l'efficienza operativa e i risparmi sui costi automatizzando i processi di fatturazione, riducendo gli errori manuali e accelerando il ciclo di fatturazione per una migliore gestione dei flussi di cassa. Inoltre, migliora la conformità normativa, poiché le fatture digitali sono più facili da tracciare e controllare.
La fatturazione elettronica rafforza anche le relazioni con i clienti e i fornitori, garantendo una fatturazione più rapida e accurata, supportando una rapida risoluzione delle discrepanze e promuovendo la sostenibilità grazie alla riduzione del consumo di carta. Inoltre, consente la fatturazione AP "touchless, migliora la collaborazione con i fornitori, riduce gli errori AP e ottimizza la gestione del capitale circolante.
In media, le aziende impiegano 22 giorni per pagare una fattura, ma con l’automazione AP e la fatturazione elettronica possono ridurre questo tempo a due giorni. Accelerando l’elaborazione delle fatture, le aziende possono sfruttare gli sconti dei fornitori per i pagamenti anticipati, eliminando gli errori umani e ottenendo una migliore visibilità.
Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica e dell’automazione dei pagamenti?
La fatturazione manuale presenta diverse sfide che possono avere un impatto significativo sull’efficienza e sull’integrità dei processi finanziari di un’azienda:
- Errori di fatturazione: Importi imprecisi, date errate o descrizioni sbagliate possono portare a fatture che non riflettono accuratamente i beni o i servizi forniti, richiedendo molto tempo e sforzi per la loro correzione.
- Errori nei dati dei fornitori: Le modifiche ai dati di contatto dei fornitori, alle informazioni sui conti bancari o alle aliquote fiscali possono non essere aggiornate tempestivamente in tutti i registri, con conseguenti mancati pagamenti e problemi amministrativi.
- Riduzione della produttività (tempo di pagamento delle fatture): Il tempo necessario per smistare, elaborare e riconciliare manualmente le fatture può essere notevole, con conseguente riduzione della produttività.
- Frodi e pagamenti duplicati: I sistemi manuali sono più vulnerabili alle frodi a causa dei controlli meno rigorosi e della più facile manipolazione dei documenti cartacei.
- Ritardi nei pagamenti e penali: I ritardi nell’elaborazione dei pagamenti non solo mettono a dura prova i rapporti con i fornitori, ma possono anche comportare penali per i ritardi di pagamento e la perdita di opportunità di sconti per pagamenti anticipati.
L'utilizzo di una piattaforma source-to-pay che consenta la fatturazione elettronica e offra alti livelli di AP Automation presenta diversi vantaggi. Eliminando la necessità di carta, stampa e affrancatura, le organizzazioni possono risparmiare sui materiali diretti e sui costi operativi, sostenendo al contempo gli obiettivi di sostenibilità grazie alla riduzione dei rifiuti cartacei. Le fatture digitali possono essere emesse e ricevute istantaneamente tramite la piattaforma, riducendo drasticamente i tempi di elaborazione e pagamento delle fatture. Questa velocità di elaborazione non solo migliora il flusso di cassa, ma migliora anche le relazioni con i fornitori, garantendo pagamenti tempestivi.
Infatti, in un recente episodio del PayPod Podcast, ho parlato dell’importanza di adottare queste tecnologie per aumentare l’efficienza, ridurre i costi e migliorare la collaborazione lungo la Supply Chain. L’adozione di sistemi digitali ci permette di snellire i processi e di sbloccare un mondo di vantaggi. I governi di tutto il mondo sono all’avanguardia con sistemi fiscali digitali che non solo tracciano il reddito e combattono le frodi, ma assicurano anche transazioni senza intoppi. Questo approccio innovativo consente ai fornitori di inviare le fatture in formato elettronico per una rapida verifica da parte del governo e per il calcolo delle imposte. Anche se gli acquirenti preferiscono una traccia cartacea, la transazione principale viene elaborata in pochi secondi, liberando il flusso di cassa per entrambe le parti.
AP Automation migliora significativamente l'accuratezza dei dati delle fatture, automatizzando l'inserimento e la convalida dei dati e riducendo gli errori umani, come errori di battitura o inserimento di dati errati. I team possono monitorare lo stato delle fatture e dei pagamenti in tempo reale, controllare la conformità ai termini contrattuali e analizzare i modelli di spesa. Una maggiore accuratezza garantisce che i pagamenti siano basati su dati di fattura corretti e verificati, con conseguenti operazioni finanziarie più fluide. Questo livello di conoscenza è fondamentale per una pianificazione finanziaria efficace e per prendere decisioni strategiche sull'approvvigionamento e sulla gestione della liquidità durante l'intero processo di fatturazione.
Che cos’è un Invoice Hub per i fornitori?
Un Invoice Hub è una piattaforma centralizzata che gestisce ed elabora in modo efficiente diversi flussi di fatture, compresi i formati cartacei, PDF, cXML ed EDI. Consolidando questi flussi in un unico sistema, l'Invoice Hub semplifica le operazioni di contabilità fornitori, migliora l'accuratezza dell'elaborazione e accelera i cicli di pagamento, con conseguente miglioramento del flusso di cassa.
L'hub delle fatture funge anche da strumento fondamentale per la gestione del rischio finanziario, applicando misure di sicurezza uniformi e controlli di conformità a tutte le fatture, aiutando a rilevare tempestivamente frodi, duplicazioni e non conformità. Questa centralizzazione non solo ottimizza l'efficienza dell'elaborazione, ma rafforza anche l'integrità finanziaria di un'azienda, salvaguardandola da potenziali perdite e garantendo l'aderenza agli standard e alle politiche normative.
Scarica la scheda tecnica di Invoice Hub di Ivalua.
Supplier Networks vs portali fornitori: Qual è l’approccio migliore?
I portali fornitori e la supplier networks sono piattaforme digitali che centralizzano la comunicazione, la condivisione delle informazioni e le transazioni tra gli acquirenti e i loro fornitori, integrandosi perfettamente con i sistemi di procurement per aggiornamenti in tempo reale. Questi portali migliorano la comunicazione, snelliscono i processi di approvvigionamento e migliorano la visibilità e il controllo, rendendo le operazioni più efficienti. Tuttavia, le sfide includono gli alti costi di implementazione, i diversi livelli di adozione da parte dei fornitori e la maggiore dipendenza dalla tecnologia, che può portare a vulnerabilità.
Nonostante queste sfide, i portali sono i preferiti per la collaborazione con i fornitori e l’automazione della PA, grazie alla loro capacità di centralizzare le comunicazioni, automatizzare le attività di procurement e ridurre gli errori grazie a funzioni che consentono ai fornitori di auto-validare le fatture elettroniche prima dell’invio. Questo non solo garantisce accuratezza e conformità, ma facilita anche l’inserimento di tutti i fornitori, riducendo le spese generali e promuovendo l’inclusività.
Ad esempio, Government Gateways di Ivalua raggiunge praticamente il 100% di onboarding dei fornitori. Le fatture sono istantanee e, in caso di errori nella fattura o nell'ordine di pagamento, il fornitore può facilmente correggerli attraverso un sito web, aggiornare le proprie informazioni e persino monitorare lo stato di una fattura. Queste funzionalità supportano i controlli continui delle transazioni (CTC), misure normative implementate dai governi di diversi Paesi per monitorare le transazioni commerciali in tempo reale o quasi, per garantire la conformità fiscale e ridurre le frodi.
I CTC spesso richiedono alle aziende di generare fatture elettroniche che vengono immediatamente segnalate o convalidate dalle autorità fiscali prima o durante il processo di transazione. Le funzionalità di fatturazione elettronica di Ivalua supportano efficacemente questo quadro fornendo soluzioni robuste e automatizzate che facilitano la generazione, la trasmissione e l'archiviazione in tempo reale di fatture elettroniche conformi.
Questo aiuta le aziende a soddisfare i severi requisiti delle CTC, snellendo i processi di fatturazione, riducendo gli errori e garantendo una più rapida convalida delle transazioni, favorendo in ultima analisi una più agevole conformità normativa e una maggiore efficienza operativa. Leggete questo blog post per saperne di più su come i gateway governativi di Ivalua aiutano le organizzazioni a soddisfare i requisiti normativi in vari Paesi.
Caratteristiche chiave da considerare nella scelta di una soluzione di fatturazione elettronica
Quando valuta un software di fatturazione elettronica, l’ufficio acquisti deve considerare diverse caratteristiche chiave che migliorano la funzionalità e la conformità, garantendo un processo di fatturazione solido, efficiente e sicuro:
- Automazione ed efficienza: Cercare un software che automatizzi la generazione e l’elaborazione delle fatture per ridurre l’inserimento manuale dei dati e accelerare l’intero ciclo di fatturazione.
- Archiviazione e recupero elettronico: Essenziale per una gestione efficiente dei documenti, questa funzione consente di accedere e recuperare facilmente i dati delle fatture, favorendo una migliore organizzazione e archiviazione.
- Integrazione con i sistemi contabili e i software ERP: Assicurare che il software di fatturazione elettronica possa sincronizzarsi perfettamente con i sistemi finanziari esistenti, consentendo una gestione finanziaria unificata e la coerenza dei dati.
- Conformità ai requisiti normativi e fiscali: Il software deve aderire ai più recenti standard di conformità, gestendo le normative fiscali specifiche del Paese e i requisiti legali per evitare sanzioni.
- Gateway governativi precostituiti: Particolarmente importante per le aziende che operano o commerciano con paesi specifici, dove il software deve fornire integrazioni dirette con i portali governativi per la conformità e la rendicontazione.
- Piattaforma completamente certificata ISO 27001 con “French Data Segregation”: Garantisce che la piattaforma soddisfi gli standard internazionali per la gestione della sicurezza delle informazioni e aderisca alle leggi locali sulla protezione dei dati, fondamentale per le operazioni in regioni sensibili ai dati.
- Completa per “Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)”: Una caratteristica particolarmente rilevante nel mercato francese, che indica che il software supporta la trasformazione digitale completa secondo gli standard dell’amministrazione digitale francese.
- Invio, ricezione e rendicontazione di tutte le fatture: Il software deve essere in grado non solo di inviare e ricevere le fatture in formato elettronico, ma anche di offrire solidi strumenti di reporting che aiutino a tracciare e analizzare le attività di fatturazione, contribuendo alla supervisione finanziaria e alla pianificazione strategica.
Queste caratteristiche migliorano complessivamente i processi di procurement, aumentando l’efficienza, garantendo la conformità e fornendo una gestione sicura e integrata delle transazioni finanziarie.
Come CACI ha raggiunto il 100% di processi di procurement e di contabilità senza carta
CACI fornisce soluzioni e servizi informatici a supporto delle missioni di sicurezza nazionale e della trasformazione del governo per i clienti dell'Intelligence, della Difesa e del settore civile federale. Prima di implementare Ivalua, l'organizzazione utilizzava sistemi separati per le richieste di acquisto (PR), gli ordini di acquisto (PO), la fatturazione e i pagamenti. Questa configurazione costringeva gli utenti ad accedere a più piattaforme e a reinserire i dati in modo ridondante. Inoltre, il sistema ERP finanziario non soddisfaceva i requisiti degli acquisti e degli stakeholder. Di conseguenza, la gestione dei contenuti relazionali Source-to-Pay in questi sistemi eterogenei è diventata impraticabile e inefficiente.
– William Mertz, Vicepresidente della catena di approvvigionamento"Con il giusto team e la giusta tecnologia, la vera trasformazione digitale è possibile. La piattaforma di Ivalua ci ha permesso di realizzare processi di procurement e di pagamento praticamente al 100% senza carta. La facilità d'uso e il modello di assistenza ai fornitori ci hanno permesso di ottenere rapidamente un valore aggiunto, mentre la flessibilità ci ha permesso di dare vita alle migliori idee dei nostri talenti per costruire un vantaggio competitivo."
Utilizzando Ivalua, CACI ha ottenuto trasparenza su tutte le spese e sull'intero processo S2P, consentendo una gestione efficiente in tutte le fasi degli acquisti. La visibilità dei fornitori è migliorata e offre una visione dello stato degli ordini e dei pagamenti, garantendo una comunicazione e una gestione dei rapporti più fluide. Con una vera visibilità a 360 gradi sui fornitori, l'organizzazione può prendere decisioni informate e promuovere partnership più forti. Inoltre, la capacità di rispondere rapidamente agli audit è migliorata, con artefatti facilmente accessibili ai fini della conformità e delle normative.
Automatizzare i pagamenti con la soluzione di fatturazione elettronica di Ivalua
La piattaforma S2P di Ivalua ottimizza la gestione dei fornitori, migliora la collaborazione e garantisce la trasparenza in tutte le fasi di acquisto. Una completa piattaforma che si integra perfettamente con i principali sistemi ERP ed è una piattaforma completamente certificata ISO 27001 che ti permette di inviare, ricevere e rendicontare tutte le tue fatture con facilità. Le caratteristiche principali includono:
- Acquisizione ibrida dei dati di fatturazione (IDC): Questa funzione automatizza l’acquisizione dei dati delle fatture da più formati, riducendo gli errori e velocizzando l’elaborazione.
- Fatturazione elettronica: Supporta la fatturazione digitale per un’elaborazione più rapida e accurata e l’approvazione delle fatture in tempo reale, migliorando la gestione del flusso di cassa e le relazioni con i fornitori.
- Invoice Hub: Centralizza tutte le fatture in un’unica interfaccia, semplificando la gestione, aumentando la trasparenza e facilitando la tracciabilità e la verifica dei pagamenti.
- Automazione AP: Automatizza le attività di contabilità fornitori, come l’abbinamento intelligente delle fatture e l’elaborazione dei pagamenti, riducendo il carico di lavoro del personale e i rischi di errore e frode.
- Gateway governativo: Gestisce la conformità e le transazioni con gli enti governativi, garantendo la trasparenza e l’integrazione nel processo S2P, fondamentale per le aziende con contratti governativi.
Queste funzionalità migliorano complessivamente l’efficienza operativa, consentendo una migliore gestione delle relazioni, l’ottimizzazione delle operazioni della supply chain e un processo decisionale consapevole.
Conclusione
Il passaggio alla fatturazione elettronica sta ridisegnando il modo in cui le aziende gestiscono le transazioni finanziarie, offrendo una maggiore efficienza, una maggiore conformità e una migliore collaborazione lungo la catena di fornitura. La piattaforma completa Source-to-Pay di Ivalua è all'avanguardia di questa trasformazione, grazie a funzionalità avanzate come l'acquisizione ibrida dei dati di fatturazione, la fatturazione elettronica, l'Invoice Hub, l'automazione dei pagamenti e il gateway governativo.
Poiché la fatturazione elettronica diventa sempre più obbligatoria in tutto il mondo, l’adozione di soluzioni come il software di fatturazione elettronica può aiutare le aziende a rimanere competitive e conformi nel panorama digitale in evoluzione. Questi strumenti integrati non solo snelliscono i processi, ma supportano anche il processo decisionale strategico e garantiscono la conformità ai requisiti normativi, posizionando le aziende per il successo in un mercato guidato dalla tecnologia digitale.
