Spesa diretta vs. spesa indiretta: guida completa e strategie per gli Acquisti

La spesa aziendale si suddivide principalmente in spesa diretta e spesa indiretta, per cui comprendere le differenze tra queste due categorie è fondamentale per una gestione efficace degli acquisti. 

• La spesa diretta comprende i costi relativi a materie prime, componenti e materiali di imballaggio che entrano a far parte del prodotto finale.
• La spesa indiretta, invece, riguarda beni e servizi necessari al funzionamento dell’organizzazione, come servizi IT, gestione delle strutture, consulenze e servizi professionali, che non confluiscono direttamente nei prodotti realizzati.

Oltre a fornire una definizione chiara di entrambe le categorie, questo articolo analizza il loro impatto sulle attività aziendali, evidenziando come influenzino la strategia di gestione dei fornitori, il controllo dei rischi e l’ottimizzazione dei costi. 

Che cos’è la spesa diretta?

La spesa diretta comprende tutti i costi di acquisto direttamente collegati alla produzione di beni, come materie prime, componenti, imballaggi e servizi di produzione conto terzi. Si tratta di elementi che entrano a far parte del prodotto finito. 

Nelle aziende manifatturiere, la spesa diretta può rappresentare fino all’80% della spesa totale per gli acquisti e confluisce direttamente nel costo dei materiali all’interno del costo del venduto (COGS – Cost of Goods Sold). Questa categoria di spesa è generalmente caratterizzata da volumi elevati, specifiche tecniche rigorose e rapporti strutturati con i fornitori, basati su requisiti di qualità, affidabilità e continuità della fornitura. 

Tra gli esempi più comuni rientrano acciaio, plastiche, semiconduttori, motori e trasporti in ingresso (inbound freight) utilizzati per l’approvvigionamento dei materiali destinati alla produzione.

Poiché la continuità produttiva dipende dalla disponibilità di questi input, le organizzazioni devono gestire con attenzione la collaborazione con i fornitori, la pianificazione della domanda e le modifiche tecniche ai prodotti. Per questo motivo, molte aziende manifatturiere investono in partnership strategiche con i fornitori e adottano una strategia strutturata di sourcing diretto, in grado di bilanciare efficienza produttiva, disponibilità dei materiali e costi di inventario.

La piattaforma Ivalua supporta questa complessità attraverso funzionalità avanzate di gestione dei materiali diretti, che includono il sourcing dei materiali diretti (con processi che possono comprendere la gestione della distinta base (BOM) e l’analisi dettagliata dei costi), la gestione della qualità di prodotto e del lancio di nuovi prodotti, nonché funzionalità di collaborazione lungo la supply chain come la collaborazione sugli ordini pianificati, sulle previsioni di domanda e sulla gestione delle scorte. Grazie a un’unica piattaforma nativa, basata su un solo modello dati e una user experience unificata, Ivalua offre funzionalità best-in-class per gli acquisti diretti senza dover ricorrere a un insieme eterogeneo di soluzioni acquisite e integrate successivamente.

Nel prossimo paragrafo analizzeremo la spesa indiretta e le principali differenze operative rispetto alla spesa diretta.

Che cos’è la spesa indiretta?

La spesa indiretta comprende tutti i costi necessari a supportare le attività operative dell’azienda che, tuttavia, non confluiscono direttamente nel prodotto finito. Si tratta di acquisti indispensabili per il funzionamento quotidiano dell’organizzazione e che, in molti settori, rappresentano generalmente tra il 20% e il 30% del fatturato. Queste spese sono distribuite su numerose categorie merceologiche e spesso vengono gestite da stakeholder esterni all’ufficio acquisti. 

Rispetto alla spesa diretta, la spesa indiretta è solitamente caratterizzata da un numero più elevato di fornitori e da valori medi per transazione inferiori. Alcuni esempi includono abbonamenti SaaS, servizi legali e di consulenza, servizi professionali, forniture per la gestione degli edifici e la manutenzione (MRO), trasferte aziendali e servizi HR.

Molte organizzazioni faticano a ottenere una visibilità completa e un controllo efficace su questa categoria di spesa, con il rischio di generare maverick spend (acquisti effettuati al di fuori dei processi e delle policy aziendali) e una gestione inefficiente della tail spend tra funzioni e dipartimenti. Una gestione efficace della spesa richiede quindi l’adozione di processi, policy e workflow coerenti per governare anche gli acquisti più decentralizzati.

La piattaforma Ivalua affronta questa frammentazione attraverso funzionalità di Intake Management, che offrono un punto di accesso centralizzato per le richieste di acquisto con supporto dell’intelligenza artificiale, oltre a funzionalità di eProcurement quali cataloghi, richieste di acquisto (requisition) e ordini di acquisto. La soluzione include inoltre capacità avanzate di automazione del ciclo passivo (AP Automation). Essendo costruita come una piattaforma unica, Ivalua consente alle funzionalità dedicate agli acquisti indiretti di condividere lo stesso modello dati e la stessa esperienza utente delle soluzioni per gli acquisti diretti.

Un approccio unificato permette di standardizzare i processi di acquisto a livello aziendale, mantenendo al contempo la flessibilità necessaria per adattare workflow, controlli e procedure alle diverse categorie di spesa e ai requisiti normativi, senza la necessità di sviluppi personalizzati.

Vediamo ora un confronto tra spesa diretta e spesa indiretta e perché una gestione integrata di entrambe le categorie rappresenta un fattore chiave per migliorare performance, controllo e resilienza degli acquisti.

Spesa diretta vs. spesa indiretta: principali differenze

Esistono diverse differenze tra spesa diretta e spesa indiretta.

1. Impatto sul prodotto: la gestione della spesa diretta influisce su elementi chiave come la qualità del prodotto, il profilo di rischio della supply chain e il COGS (costo del venduto), mentre la spesa indiretta incide sull’efficienza operativa e sul controllo dei costi.
2. Relazioni con i fornitori: gli acquisti diretti coinvolgono generalmente un numero inferiore di fornitori, con partnership di lungo periodo, più strategiche e critiche, mentre la spesa indiretta riguarda una base fornitori più ampia, con interazioni più transazionali.
3. Specifiche: nella spesa diretta le specifiche sono più rigorose e spesso definite da tolleranze ingegneristiche, standard di settore e requisiti del cliente. Le categorie indirette tendono invece ad avere requisiti più flessibili, basati sulle esigenze degli stakeholder interni e dei diversi dipartimenti.
4. Modelli di acquisto: gli acquisti diretti sono pianificati in base ai programmi di produzione e alle previsioni di domanda, mentre la spesa indiretta è spesso più decentralizzata e di tipo ad hoc.
5. Profili di rischio: le interruzioni negli acquisti diretti possono compromettere la produzione e quindi i ricavi, mentre le interruzioni nella spesa indiretta possono generare rischi di conformità e dispersione dei costi (cost leakage).

Queste differenze richiedono modelli di governance distinti all’interno della category management e un approccio coordinato alla gestione dei fornitori. Tuttavia, molte organizzazioni continuano a gestire la spesa diretta e indiretta in sistemi separati, limitando le capacità di spend analysis e la reale visibilità sulla spesa complessiva.

La piattaforma unificata Ivalua supporta tutti i processi, dall’intake fino ai pagamenti, gestendo sia i materiali diretti sia le categorie di spesa indiretta all’interno di un unico ambiente. 

Poiché Ivalua è costruita nativamente come piattaforma unica, con un solo modello dati e una sola esperienza utente, consente di ottenere dati unificati che abilitano una visibilità end-to-end a livello enterprise. Allo stesso tempo, la flessibilità della soluzione permette di applicare modelli di governance differenti per le categorie dirette e indirette, anche a livello molto granulare. Questo approccio si allinea alle più ampie strategie di gestione degli acquisti e supply chain, consentendo al contempo di adattare facilmente workflow e processi a mercati, categorie, business unit e requisiti normativi diversi.

Nel prossimo paragrafo analizzeremo alcune delle realtà operative meno evidenti ma fondamentali di entrambe le categorie di spesa.

Cosa sbagliano le guide generiche nella gestione della spesa

Molte guide generiche presentano le categorie di spesa diretta e spesa indiretta come nettamente separate e con approcci di gestione semplici e lineari. Nella realtà operativa, tuttavia, l’ambiente è molto più complesso e meno strutturato. Persistono ancora flussi di lavoro manuali e poco integrati, e spesso il procurement viene coinvolto troppo tardi nelle fasi di sviluppo prodotto. Di conseguenza, i costi reali rimangono in parte nascosti e le interruzioni della supply chain possono intensificarsi. 

Affrontare queste criticità richiede un miglioramento dell’efficienza dei processi e l’adozione di una strategia di procurement più proattiva e integrata lungo l’intero ciclo di vita degli acquisti.

Il problema dei fogli Excel è più grave di quanto sembri

Nonostante decenni di investimenti in tecnologie per il procurement, circa il 50% delle organizzazioni acquisti utilizza ancora fogli Excel per l’analisi dei dati. I team dedicano ore alla correzione di errori nei file e alla riconciliazione manuale di dati distribuiti su sistemi non integrati, compromettendo la spend analysis e oscurando importanti opportunità di risparmio.

Inoltre, quasi la metà dei team procurement segnala un calo di produttività dovuto all’inserimento manuale dei dati e alla correzione degli errori, mentre solo il 43% dei responsabili degli acquisti considera la digitalizzazione una priorità strategica. Questo lascia la maggior parte delle organizzazioni intrappolate in processi frammentati e poco efficienti.

Il motivo principale è che la spesa diretta e la spesa indiretta sono spesso gestite in sistemi separati, oppure, nel caso di molte categorie indirette, non sono tracciate in alcun sistema strutturato. Senza una base dati unificata, ottenere una visibilità consolidata e una gestione efficace dei risparmi è praticamente impossibile. Anche il monitoraggio di KPI significativi diventa complesso quando gran parte del tempo viene assorbita dalla riconciliazione dei dati. Le organizzazioni che digitalizzano i processi di procurement possono invece ottenere fino a una riduzione del 40% dei carichi di lavoro manuali. 

La piattaforma Ivalua, grazie al suo modello dati unificato e agli strumenti integrati di spend analysis, elimina la frammentazione alla radice. Poiché sia la spesa diretta sia quella indiretta risiedono nello stesso ambiente, il software di procurement analytics può operare trasversalmente su tutte le categorie. Le funzionalità di AI, inclusa l’Agentic AI per il recupero, l’analisi e la sintesi dei dati, trasformano la spend analysis in un vero e proprio motore di insight on-demand, rendendo più rapida e accurata l’identificazione delle opportunità di ottimizzazione della spesa.

Il punto cieco dell’NPI che erode i margini

La spesa diretta tende ad aumentare in modo significativo durante il New Product Introduction (NPI), ma troppo spesso i team procurement vengono coinvolti troppo tardi nel processo. 

Storicamente, solo circa il 12% dei produttori coinvolge il procurement prima della fase di prototipazione, nonostante fino al 70–80% del costo di un prodotto venga determinato nella fase di progettazione. Una volta che l’ingegneria ha finalizzato le specifiche, la capacità del procurement di influenzare i costi si riduce drasticamente.

Le funzionalità integrate di Ivalua, insieme a Program Management, BOM Lifecycle Manager e Direct Material Sourcing, consentono al procurement di intervenire già durante la fase di design, e non solo dopo la definizione delle specifiche. La piattaforma abilita la collaborazione tra engineering e procurement richiesta dall’NPI, permettendo la condivisione di dati su BOM e componenti, la valutazione delle qualifiche e delle capacità dei fornitori rispetto alle specifiche tecniche, e l’identificazione di trade-off tra costi e rischi mentre le decisioni di design sono ancora modificabili. I moduli di Product Quality Management supportano inoltre la qualificazione di fornitori e componenti, anche in contesti caratterizzati da tempistiche di lancio molto stringenti.

Il “black box” del costo totale di approvvigionamento

Le guide generiche si limitano spesso ad affermare che la spesa diretta impatta il COGS, senza spiegare perché il calcolo del costo reale sia così complesso nella pratica. In realtà, sebbene quasi tutte le organizzazioni (95%) abbiano visibilità sui fornitori di primo livello, meno della metà (42%) riesce a vedere oltre questo livello.

Questo divario è critico perché il total landed cost (TLC) — il costo reale di un componente includendo dazi, tariffe, trasporto, handling e costi di magazzino — dipende da informazioni frammentate tra sistemi e funzioni diverse. 

I contratti con i fornitori e il supplier relationship management sono tipicamente gestiti dal procurement, le fatture di trasporto dalla logistica, i dazi doganali dai team customs, mentre i costi di stoccaggio e capitale immobilizzato sono in capo alla finanza. Questa frammentazione rende estremamente difficile confrontare offerte di fornitori globali che operano con valute, tariffe e condizioni logistiche differenti. 

Oggi circa l’82% delle supply chain è influenzato da nuovi dazi, con un impatto stimato sul 20–40% delle attività operative. Quando i tassi tariffari cambiano, diventa impossibile modellarne rapidamente l’impatto senza una base dati unificata sui costi.

Inoltre, circa il 39% delle organizzazioni sta registrando aumenti nei costi di fornitori e materiali, ma molte non riescono a identificarne con precisione le cause né a intervenire in modo efficace. Di conseguenza, adottano strategie difensive: il 45% aumenta le scorte per mitigare il rischio tariffario e il 39% introduce il dual sourcing. Tuttavia, senza visibilità sul vero costo landed, queste leve rischiano di essere inefficaci nel lungo periodo.

Per questo motivo, una best practice fondamentale è quella di raccogliere fin dalla fase di sourcing breakdown dettagliati dei costi e dei relativi driver prima dell’assegnazione del contratto. Questo consente un confronto realmente a parità di condizioni, includendo non solo materie prime, ma anche manodopera, lavorazioni, componenti acquistati, logistica, tooling e altri elementi di costo. 

In assenza di questa granularità, i team procurement sono costretti a confrontare preventivi “piatti” e opachi che nascondono variazioni nei costi delle commodity, differenze nei costi del lavoro tra regioni e sovrapprezzi logistici non esplicitati. Standardizzando questi elementi tra tutte le offerte, le organizzazioni possono eliminare bias nei confronti dei fornitori, rendere trasparenti le variabili economiche reali e trasformare la negoziazione da una semplice competizione sul prezzo a un processo collaborativo e guidato dai dati per l’ottimizzazione del total landed cost. 

Il rischio di interruzioni è in aumento, non in stabilizzazione

Le interruzioni della supply chain sono diventate sempre più frequenti e intense, con un aumento del 38% anno su anno nel 2024. I five settori più colpiti per il quarto anno consecutivo sono: Life Sciences, Healthcare, General Manufacturing, High Tech e Automotive.

I principali fattori alla base di questo trend includono eventi meteorologici estremi, aumentati del 119% (alluvioni +214%, uragani +101%), rischi geopolitici cresciuti del 123% e cambiamenti regolatori, tra cui i dazi, aumentati del 128%. Parallelamente, la volatilità dei prezzi delle materie prime ha raggiunto il livello più alto degli ultimi cinquant’anni nel periodo 2020–2024.

In questo contesto, gli uffici acquisti non possono più fare affidamento su relazioni stabili con i fornitori e su prezzi prevedibili. Diventa quindi essenziale la capacità di identificare rapidamente fornitori alternativi, modellare l’impatto sui costi e adattare le strategie di sourcing in tempo reale. Per questo motivo, pratiche come il vendor-managed inventory stanno diventando sempre più diffuse, consentendo ai fornitori di monitorare i segnali di domanda e rifornire le scorte in modo proattivo, riducendo il rischio di interruzioni.

Additionally, the #1 disruption type for six consecutive years is when a factory fire takes out a key supplier. In such cases, procurement needs to know immediately which alternatives are qualified, what the cost and lead time implications are, and how to redirect orders. Unified supplier data and pre-established relationships with alternatives enable gestione del rischio della supply chain. 

Gli strumenti di Supply Chain Collaboration e di monitoraggio del rischio fornitori di Ivalua abilitano una risposta proattiva alle disruption. Non si limitano a segnalare un problema, ma aiutano a individuare e attivare fornitori alternativi già qualificati, con visibilità su capacità produttiva e readiness operativa. Le funzionalità di orchestrazione della piattaforma, inclusa l’Agentic AI, possono eseguire azioni multi-step per supportare la rapida riallocazione dei fornitori quando si verificano interruzioni critiche.

Come gestire strategicamente la spesa diretta

Di seguito tre passaggi chiave per una gestione efficace della spesa diretta: 

1. Visibilità unificata oltre i sistemi frammentati. I sistemi disconnessi generano attività manuali e lacune di visibilità che rallentano i tempi di risposta. Una piattaforma unificata che considera tutta la spesa e tutti i fornitori as un unico ecosistema consente analisi consolidate e modellazione di scenari, supportando al contempo diversi modelli di governance per le categorie dirette e indirette. Un livello più elevato di visibilità rafforza la category management e la strategia di procurement, evidenziando nuove opportunità di risparmio su scala aziendale.
2. Integrare il procurement nelle fasi iniziali. Il procurement strategico inizia già nella fase di design del prodotto. Per questo, la collaborazione precoce è fondamentale per valutare le capacità dei fornitori, le alternative di materiali e i trade-off tra costo e rischio. I sistemi che connettono procurement e ingegneria attraverso dati condivisi di BOM e informazioni sui fornitori consentono di ottenere risultati migliori.
3. Costruire resilienza in modo proattivo. I leader del procurement devono prepararsi alle disruption prima che si verifichino. Ciò significa qualificare e onboardare in anticipo fornitori alternativi, monitorare la solidità finanziaria dei fornitori e i rischi geografici, e mantenere visibilità continua sulle performance dell’intera base fornitori.

Ivalua è progettata per la moderna gestione della spesa aziendale (business spend management) con un’architettura che copre Intake Management, Direct Materials Management, Sourcing, Contract Lifecycle Management, eProcurement, Invoicing & Payments, Supplier Risk & Performance, Spend Analysis e funzionalità di AI, come l’Agentic AI per l’esecuzione di workflow multi-step. La piattaforma opera su un modello dati unico e unificato, con governance basata sui ruoli, consentendo ai team di gestire in modo efficace sia la spesa diretta sia la spesa indiretta, applicando modelli di controllo e processi adeguati a ciascuna categoria. 

Come l’AI potenzia la gestione della spesa totale

Con grandi volumi di dati e ecosistemi di fornitori in continua evoluzione, le persone hanno bisogno di supporto per gestire categorie di spesa complesse all’interno di organizzazioni globali. Per questo motivo, l’intelligenza artificiale sta diventando un abilitatore fondamentale dei software unificati di spend management. Quando l’AI è integrata nella tecnologia anziché aggiunta come strumento separato e disconnesso, può rafforzare la strategia complessiva di procurement e offrire insight molto più ricchi su come la spesa viene effettivamente distribuita all’interno dell’organizzazione. Questo vale sia per la spesa indiretta sia per la spesa diretta.

Per la spesa indiretta, l’AI può migliorare l’efficienza, la compliance e l’esperienza utente:

• Acquisto guidato intelligente (Intelligent Guided Buying): l’AI orchestra un’esperienza di acquisto simile ad Amazon, suggerendo agli utenti articoli e fornitori preferenziali. Può guidare gli utenti verso acquisti conformi e su contratto, riducendo le violazioni delle policy e la spesa non gestita (tail spend).
  
• Rilevamento delle anomalie nelle fatture (Invoice Anomaly Detection): l’AI va oltre il semplice OCR, individuando potenziali errori e frodi nelle fatture. È in grado di segnalare fatture duplicate, discrepanze tra ordine di acquisto e fattura (PO mismatch) o pattern di prezzo anomali, contribuendo a rendere il processo di gestione delle fatture più rapido e automatizzato.

Per la spesa diretta, l’AI supporta il sourcing strategico, la resilienza della supply chain e la collaborazione lungo la catena del valore.

• Should-cost Modeling: l’AI può analizzare dati storici di gara, trend dei prezzi delle commodity e costi dei fornitori, generando modelli predittivi di should-cost che aiutano a rafforzare le negoziazioni e le decisioni di sourcing.
  
• Predictive Supply Chain Analytics: l’AI può valutare lead time dei fornitori, dati logistici e programmi di produzione per anticipare ritardi o rotture di stock. Ad esempio, può identificare spedizioni con alta probabilità di ritardo sulla base di segnali in tempo reale.
  
• Automazione di qualità e compliance: l’AI può analizzare la documentazione qualità, come le submission APQP e PPAP, individuando anomalie e trend emergenti nei tassi di difettosità che potrebbero impattare le performance dei fornitori.

Nella prossima sezione vedremo come questi concetti si traducono in risultati concreti nel mondo reale.

Come Grupo Antolin ha trasformato il procurement dei materiali diretti

Grupo Antolin, fornitore globale di interni per il settore automotive con 150 stabilimenti in 26 paesi e oltre 27.000 dipendenti, ha affrontato molte delle sfide operative descritte in questo articolo: 

• I sistemi legacy richiedevano un’elevata quantità di inserimenti manuali dei dati
• La visibilità su rischio fornitori e compliance era limitata
• Il procurement non era integrato con i sistemi PLM
• La gestione dei nuovi lanci prodotto in modo end-to-end risultava complessa

Attraverso la modernizzazione del proprio ecosistema di procurement e supplier management, l’azienda ha eliminato gran parte delle attività manuali. Documenti, dati e Bill of Materials (BOM) vengono ora caricati automaticamente tramite integrazioni di sistema, permettendo ai team procurement di ridurre le attività amministrative e concentrarsi su attività a maggior valore strategico.

La trasformazione ha inoltre abilitato una più profonda integrazione nei processi di New Product Introduction (NPI). Il procurement collabora oggi in modo più precoce con i team di ingegneria e con i fornitori, con una visibilità condivisa sullo stato della BOM, sui componenti, sulla spesa diretta e sugli ordini di acquisto durante le fasi di lancio prodotto.

Oggi Grupo Antolin gestisce circa 40.000 fornitori, circa 2,500 sourcing events, e più di 1.200 contratti su un’unica piattaforma di procurement e supplier portal, ottenendo una visibilità in tempo reale e una gestione end-to-end dell’intero processo di approvvigionamento dei materiali diretti.

“Con Ivalua, la nostra organizzazione ha migliorato la collaborazione sia interna sia con i fornitori, automatizzato i processi e aumentato in modo significativo la visibilità sull’intero processo end-to-end di procurement dei materiali diretti.” 

– Beatriz Jimenez Benito, Control & Systems Purchasing Director, Grupo Antolin

Leggi il caso di studio completo di Grupo Antolin.

Ottimizzare la gestione della spesa diretta e indiretta

Comprendere la differenza tra spesa diretta e spesa indiretta è oggi un prerequisito di base. Tuttavia, il vero vantaggio competitivo si ottiene eliminando le attività manuali attraverso sistemi unificati, coinvolgendo il procurement in una fase più precoce dello sviluppo prodotto e costruendo resilienza contro disruption e volatilità.

Mentre le interruzioni aumentano e la volatilità delle supply chain cresce, trattare la spesa diretta e indiretta come problemi separati, gestiti in sistemi distinti, significa continuare a scontrarsi con le complessità operative descritte in questo articolo. 

Al contrario, un approccio unificato—basato su una singola piattaforma capace di gestire strategie diverse per categorie diverse—consente di ottenere visibilità completa e di gestire tutti i tipi di spesa in modo realmente strategico. Ivalua può aiutarti a raggiungere questo obiettivo.