Il Procure-to-Pay (P2P), talvolta chiamato Purchase-to-Pay, è un processo di gestione aziendale che comprende l'intero ciclo di vita dell'approvvigionamento di beni e servizi, a partire dalla decisione di acquisto iniziale fino al pagamento finale al fornitore. Il processo P2P è parte integrante delle operazioni finanziarie e di approvvigionamento di un'organizzazione ed è ora di ottimizzare il processo di approvvigionamento!
Processi P2P efficaci semplificano le attività di acquisto, migliorano la gestione finanziaria e promuovono solide relazioni con i fornitori. Possono portare a risparmi sui costi grazie a una migliore negoziazione con i fornitori, a una migliore gestione delle scorte e a pagamenti tempestivi.
Il P2P garantisce una maggiore conformità alle normative finanziarie e alle politiche interne, standardizzando le procedure e fornendo chiare tracce di controllo. Le organizzazioni beneficiano di preziose informazioni sui modelli di spesa, sulle performance dei fornitori e sulle potenziali aree di riduzione dei costi, informazioni che possono essere fondamentali per il processo decisionale strategico e la pianificazione finanziaria generale.
Cerchiamo di approfondire meglio i processi P2P ed esploriamo le sfide che un approccio modernizzato può apportare.
Source-to-Pay vs. Procure-to-Pay: Qual è la differenza?
Sebbene il Source-to-Pay (S2P) e il P2P siano entrambi componenti integranti del processo di approvvigionamento, ogni processo ha un obiettivo e una portata distinti.
S2P è un processo completo che inizia con l'identificazione e la selezione dei fornitori e prosegue con l'approvvigionamento e la negoziazione dei contratti. Include anche tutte le attività di acquisto successive e comprende gli elementi strategici dell'approvvigionamento, come la gestione delle relazioni con i fornitori e l'analisi di mercato.
Che cos'è il Procure-to-Pay? È un sottoinsieme del più ampio processo S2P, che si concentra specificamente sulla fase transazionale dell'approvvigionamento. Include le fasi che vanno dalla richiesta di acquisto iniziale fino al pagamento finale, comprendendo la gestione degli ordini, la ricezione, l'elaborazione delle fatture e l'esecuzione dei pagamenti.
Mentre l’S2P fornisce una visione olistica dell’approvvigionamento, dal sourcing al pagamento, il P2P si concentra sugli aspetti operativi del processo di acquisto e sul pagamento di beni e servizi.
Fasi fondamentali del processo Procure-to-Pay
Le seguenti fasi del processo Procure-to-Pay garantiscono attività di acquisto e pagamento efficienti, trasparenti ed efficaci:
- Richiesta: In primo luogo, un’azienda identifica la necessità di un prodotto o di un servizio. Una volta identificata l’esigenza, viene creata e presentata una richiesta di acquisto con i dettagli dei beni o servizi richiesti, tra cui quantità, specifiche e tempi di consegna.
- Approvazioni: La richiesta di acquisto viene esaminata dai responsabili delle decisioni per garantire che la richiesta sia in linea con il budget, le esigenze e le politiche dell’organizzazione.
- Creazione dell’ordine: Dopo l’approvazione, il team di approvvigionamento seleziona un fornitore adatto e negozia le condizioni. Emette un ordine di acquisto (PO) al fornitore, che funge da accordo formale per l’acquisto.
- Ricevimento (e ispezione): Il reparto di ricezione controlla la merce consegnata o i servizi completati rispetto all’ordine di acquisto e ne verifica la qualità e l’accuratezza.
- Approvazione dell’ordine e spedizione: Prima del pagamento, di solito si verifica una triplice corrispondenza tra l’ordine di acquisto, la ricevuta della merce/servizio e la fattura del fornitore per verificare che la fattura rifletta accuratamente la merce o i servizi ricevuti.
- Approvazione ed elaborazione della fattura: Una volta verificata, la fattura viene approvata per il pagamento.
- Pagamento: Il reparto finanziario elabora il pagamento in base ai termini e registra tutti i documenti relativi alla transazione a fini contabili. Questi dati sono fondamentali per il reporting finanziario, il budgeting e l’analisi dei modelli di spesa per le future strategie di approvvigionamento.
Ogni fase del processo P2P svolge un ruolo fondamentale nel garantire un approvvigionamento efficace, la responsabilità finanziaria e il mantenimento di solide relazioni con i fornitori. Le organizzazioni moderne spesso utilizzano strumenti digitali e software di acquisto per automatizzare e semplificare queste fasi, migliorando l'efficienza e riducendo il potenziale di errore.
Le insidie del Procure-to-Pay
Secondo la Global Chief Procurement Officer Survey 2019 di Deloitte, il 61% degli intervistati ritiene che i rischi legati agli acquisti siano aumentati negli ultimi 12 mesi. Modernizzare il processo Purchase-to-Pay è un passo essenziale per ridurre i rischi.
Quali sono le insidie? Per cominciare, la mancanza di standardizzazione e automazione dei processi, che può portare a inefficienze, errori e ritardi nell'elaborazione. Un'altra insidia significativa è l'inadeguatezza della comunicazione e del coordinamento tra i reparti. Ruoli e responsabilità mal definiti possono generare confusione, duplicazione degli sforzi o colli di bottiglia, soprattutto nelle organizzazioni in cui i reparti di approvvigionamento, finanza e ricezione operano in silos. Questa mancanza di integrazione può anche portare all'incapacità di sfruttare gli sconti sui volumi o di ottimizzare i livelli di inventario.
La mancata osservanza dei controlli interni, degli standard normativi o dei termini contrattuali può comportare ripercussioni legali e finanziarie. Inoltre, il processo P2P è vulnerabile alle frodi e alle minacce alla sicurezza informatica, soprattutto nel caso di dati e transazioni finanziarie sensibili. Infine, una gestione inadeguata dei fornitori può portare a una scarsa qualità del servizio, a interruzioni della catena di fornitura e a un'eccessiva dipendenza da determinati fornitori.
Tutte queste sfide possono avere un impatto sui profitti e sull’efficacia operativa di un’organizzazione, e per superarle è necessario un approccio moderno e automatizzato.
Vantaggi dell’automazione del Procure-to-Pay
L'automazione del processo Procure-to-Pay può migliorare significativamente l'efficienza, l'accuratezza e il valore strategico delle operazioni di approvvigionamento e finanziarie di un'organizzazione. L'automazione elimina le attività manuali che richiedono molto tempo, come l'inserimento dei dati e la corrispondenza dei documenti, consentendo al personale di concentrarsi su attività più strategiche.
Il software automatizzato procure-to-pay fornisce una visibilità in tempo reale dell’intero processo di approvvigionamento, consentendo ai responsabili delle decisioni di monitorare lo stato degli ordini di acquisto, controllare le spese e analizzare le performance dei fornitori. Ciò favorisce una pianificazione finanziaria e una conformità efficaci. Semplificando il processo P2P, le organizzazioni non solo riducono i costi di manodopera, ma identificano anche le opportunità di risparmio ed evitano le penali per i ritardi di pagamento, garantendo la puntualità dei pagamenti.
Inoltre, il software di acquisto automatizzato migliora le relazioni con i fornitori, grazie a un’efficiente elaborazione degli ordini e a pagamenti tempestivi, nonché a portali self-service dove i fornitori possono controllare lo stato delle loro fatture, riducendo la necessità di frustranti comunicazioni avanti e indietro.
Modernizzare il processo Procure-to-Pay
Oltre all’automazione, l’evoluzione del processo P2P sarà influenzata dalle tecnologie emergenti e dal cambiamento delle pratiche aziendali. Ad esempio, l’intelligenza artificiale generativa negli acquisti può essere utilizzata per generare ordini di acquisto basati su analisi predittive o per adattare le esperienze di acquisto alle esigenze specifiche degli utenti, imparando dai comportamenti passati. L’analisi dei dati guidata dall’intelligenza artificiale renderà possibile una previsione accurata della domanda e una migliore gestione delle scorte, consentendo al contempo interazioni autonome con i fornitori per semplificare le trattative.
Inoltre, l'IA generativa rafforzerà la gestione del rischio e il monitoraggio della conformità, identificando potenziali problemi e consigliando soluzioni. L'integrazione dell'IA con tecnologie come la blockchain potrebbe migliorare ulteriormente la sicurezza e la trasparenza delle transazioni, in particolare nell'elaborazione dei contratti e dei pagamenti.
La futura evoluzione del P2P si concentrerà probabilmente maggiormente sulla gestione strategica delle relazioni con i fornitori. Sfruttando dati e analisi, le aziende punteranno a costruire rapporti più collaborativi e reciprocamente vantaggiosi con i fornitori, formando e alimentando partnership a lungo termine. Ci sarà anche una maggiore attenzione alla sostenibilità e all'approvvigionamento etico, in quanto le aziende terranno conto dell'impatto ambientale e sociale delle loro decisioni di approvvigionamento.
Si prevede che i processi P2P diventino più strettamente integrati con altri sistemi e funzioni aziendali, tra cui l'Enterprise Resource Planning (ERP) e il Customer Relationship Management (CRM), fornendo una visione più olistica dell'azienda e migliorando la collaborazione tra i vari reparti. Inoltre, poiché i processi P2P diventano sempre più digitalizzati e basati sui dati, sarà fondamentale garantire la sicurezza e la privacy dei dati transazionali e dei fornitori.
Le best practice P2P per un’organizzazione moderna
Ecco alcune best practice da prendere in considerazione per modernizzare il vostro approccio al P2P:
- Implementare procedure standardizzate in tutto il processo P2P per ridurre errori e inefficienze e investire nell’automazione per snellire le operazioni.
- Migliorare la comunicazione e la collaborazione tra i reparti attraverso regolari riunioni interdipartimentali, una chiara documentazione delle procedure e metriche di performance condivise. Utilizzate strumenti e piattaforme di collaborazione per facilitare un migliore coordinamento.
- Stabilire solidi controlli interni e meccanismi di conformità per ridurre i rischi legali e finanziari. Condurre sessioni di formazione regolari per il personale sugli standard di conformità.
- Implementare misure avanzate di cybersecurity per proteggere i dati sensibili e le transazioni da frodi e violazioni.
- Sviluppare un approccio strategico alla selezione dei fornitori e alla gestione delle relazioni per affrontare i rischi della catena di fornitura, comprese valutazioni regolari delle performance, diversificazione dei fornitori e comunicazione aperta per un feedback continuo.
- Tracciare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) utilizzando strumenti di analisi per identificare i colli di bottiglia, i modelli di spesa e le opportunità di risparmio.
Adottando queste strategie, le organizzazioni possono migliorare significativamente l’efficienza, l’accuratezza e l’efficacia del loro processo P2P.
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