Nessuna organizzazione è immune dalle sfide della gestione dei fornitori. Lo studio sulle prestazioni della gestione del rischio di terze parti (TPRM) di Hackett Group illustra in dettaglio i fattori di rischio critici nei settori manifatturiero e dei servizi e la mitigazione dei rischi legati ai fornitori per evitare tutto, dai problemi normativi agli eventi catastrofici.
Sebbene i problemi che le organizzazioni devono affrontare nella gestione dei fornitori siano molto diversi, il rapporto di Hackett Group ha rivelato che il principale problema di gestione dei fornitori che le aziende hanno affrontato in tutti i settori è stato un approccio reattivo alla gestione dei rischi.
Aspettare di affrontare i rischi fino a quando non viene imposto dalle normative di settore – o peggio, fino a quando non si presenta un problema reale – significa lasciare le aziende vulnerabili alle minacce alla sicurezza, ai reclami sulla qualità e ai conflitti di interesse.
Inoltre, le organizzazioni non riescono a tenere conto di misure di rischio esplicite nelle loro schede di valutazione dei fornitori e gestiscono in modo inefficace una miriade di rischi tra numerosi stakeholder.
Quando il rischio del fornitore viene tracciato e valutato automaticamente su base continuativa e viene registrato insieme ad altre informazioni sui fornitori, le organizzazioni sono in grado di segnalare i potenziali problemi prima che si presentino e di collaborare con i fornitori per ridurre al minimo l’esposizione al rischio per tutte le parti coinvolte in una relazione.
Una gestione efficace delle informazioni sui fornitori attraverso schede di valutazione dei fornitori, software di gestione dei fornitori e altri strumenti specializzati aiuta a organizzare le responsabilità degli stakeholder e a tenere sotto controllo la gestione dei fornitori nel suo complesso.
In senso più ampio, le aziende possono anche avere difficoltà a gestire compiti basati sulle relazioni, come la gestione dei problemi di performance dei fornitori, dei contratti e dei rinnovi, delle controversie e delle sfide di coordinamento. Le strategie per affrontare queste sfide possono includere azioni come la definizione di obiettivi chiari e quantificabili, il monitoraggio dei KPI dei fornitori e la promozione di relazioni sane con i fornitori.
In generale, la gestione dei fornitori richiede un coordinamento competente di molti fornitori, affrontando rischi in continua evoluzione e adeguando le strategie e le responsabilità in base alle tendenze del settore e alle esigenze dell'organizzazione. Anche se questi compiti enormi spesso opprimono i leader e i team, esistono molti strumenti e tecnologie che possono alleggerire il carico.
Strumenti e tecnologie per la gestione dei fornitori di software
Il software di gestione dei fornitori (VMS) semplifica il processo di selezione, inserimento, monitoraggio e collaborazione con i fornitori. Centralizza i dati relativi ai fornitori, automatizza i flussi di lavoro e facilita la comunicazione per ottimizzare le relazioni con i fornitori e migliorare l’efficienza della supply chain.
Nel frattempo, le piattaforme di gestione dei contratti semplificano la creazione, la negoziazione, l’esecuzione e il monitoraggio dei contratti durante tutto il loro ciclo di vita. Spesso includono funzioni come l’archiviazione dei documenti, il controllo delle versioni, i promemoria e la reportistica.
Gli strumenti di monitoraggio e valutazione delle performance tengono traccia delle performance dei fornitori rispetto a metriche e KPI predefiniti. Forniscono informazioni sulle tendenze delle prestazioni dei fornitori, identificano le aree di miglioramento e supportano il processo decisionale basato sui dati per ottimizzare le relazioni con i fornitori e aumentare l'efficienza operativa.
Per aiutare a gestire il rischio, le soluzioni di valutazione e mitigazione del rischio dei fornitori valutano i potenziali rischi associati ai fornitori, come l’instabilità finanziaria, i problemi di conformità o le interruzioni della catena di fornitura. Di conseguenza, le organizzazioni salvaguardano in modo proattivo le proprie attività e la propria reputazione.
Infine, le piattaforme di collaborazione con i fornitori e di gestione delle informazioni sui fornitori facilitano la collaborazione tra le organizzazioni e i loro fornitori. Consolidando le informazioni sui fornitori e semplificando lo scambio di dati, supportano l'accesso in tempo reale ai dati critici dei fornitori.
Alcune opzioni software, come le soluzioni di gestione dei fornitori di Ivalua, non rientrano perfettamente in una delle categorie precedenti. Al contrario, combinano tutte le funzionalità di cui sopra per supportare una gestione dei fornitori di successo in tutte le funzioni.
Un produttore di ricambi auto ottimizza la gestione delle informazioni sui fornitori con Ivalua
Chassis Brakes Int’l, un’azienda produttrice di freni e rotori, era alle prese con molteplici e costosi problemi: dati anagrafici dei fornitori corrotti, oltre 12 fornitori su più istanze ERP e scarsa visibilità sulle spese indirette, tra gli altri.
Grazie all’adozione del software di Ivalua per l’approvvigionamento, la gestione dei contratti e la gestione dei fornitori, l’azienda è stata in grado di compilare un database anagrafico completo e un repository centralizzato dei contratti.
Di conseguenza, Chassis Brakes ha ottenuto una migliore conoscenza della spesa da sfruttare nelle trattative e ha rafforzato la comunicazione con i fornitori, ottenendo una riduzione di oltre il 50% della base di fornitori e un risparmio del 10% sulla spesa indiretta.
“Ivalua ha permesso il nostro percorso di trasformazione in modo efficace, rendendo il Procurement più agile e digitale. Tutto è iniziato con l’attenzione ai fornitori e alla pulizia dei dati anagrafici per prendere decisioni migliori. Risolvere questo problema ha potenziato l’efficienza, la visibilità e la creazione di molto più valore per l’azienda”. ~Cyrille Naux, Vicepresidente di Strategia, Operazioni e Procurement di Chassis Brakes
Leggi come Chassis Brakes ha sfruttato la piattaforma di Ivalua in questo case study sulla gestione dei fornitori.
Tendenze future nella gestione dei fornitori
La trasformazione digitale continua a sconvolgere tutti i flussi di lavoro e la gestione dei fornitori non fa eccezione. L'aumento del lavoro remoto e ibrido e la collaborazione globale richiedono alle organizzazioni il passaggio a soluzioni di gestione dei fornitori basate sul cloud.
Inoltre, l’adozione dell’automazione e dell’intelligenza artificiale nei flussi di lavoro ha trasformato la gestione dei fornitori così come la conosciamo. L‘intelligenza artificiale generativa può creare modelli di approvvigionamento per supportare la previsione della domanda, la strategia di approvvigionamento, il controllo della qualità e la valutazione del rischio.
Per la gestione dei contratti e delle relazioni con i fornitori, l'intelligenza artificiale generativa può aiutare a creare un linguaggio contrattuale e a semplificare la condivisione delle conoscenze per la collaborazione con i fornitori. I modelli avanzati, appositamente addestrati per fornire soluzioni di gestione dei fornitori, possono persino fungere da assistente virtuale, conducendo ricerche sui fornitori, assistendo nella stesura di documenti legali e tenendo aggiornati i team sulle ultime tendenze del mercato.
Conclusione
La gestione dei fornitori copre un’ampia gamma di attività: sourcing e selezione dei fornitori, negoziazione dei contratti, monitoraggio delle prestazioni, gestione dei rischi e delle relazioni e molto altro ancora. Nel mondo dinamico delle catene di fornitura odierne e del mercato digitale, l’impegno a migliorare continuamente e ad adottare un software di sourcing strategico all’avanguardia è fondamentale.
Tali strumenti consentono alle organizzazioni di consolidare alleanze durature con i fornitori, di capitalizzare l'intelligence fattibile offerta dai dati e di ottenere maggiori risparmi sui costi. Questo approccio strategico consente alle organizzazioni di eccellere in efficienza e di mantenere una struttura organizzativa più coesa.
Guarda la demo del software di gestione dei fornitori di Ivalua per vedere come l’incorporazione di tecnologie fatte su misura per la gestione dei fornitori possa dare risultati potenti.
