Guida al processo Source-to-Contract (S2C): passi, fasi e come mapparlo

Il processo Source-to-Contract, o S2C, rappresenta la componente iniziale del processo di procurement e va dall’analisi della spesa alla formalizzazione del contratto. Sebbene la maggior parte delle guide sul processo S2C descriva una sequenza di passi lineare, riteniamo che sia più produttivo organizzare tali passi in base a tre parametri.

In questo blog, vedremo ogni fase del processo Source-to-Contract, ne indicheremo la responsabilità, spiegheremo come misurarlo e in che modo l’IA lo accelera.

Entriamo subito nel vivo.

Che cos’è il processo Source-to-Contract (S2C)?

L’S2C rappresenta la metà strategica a monte del processo di procurement, che copre ogni aspetto, dall’analisi della spesa all’esecuzione dei contratti con i fornitori. Oltre all’analisi della spesa, comprende la strategia di sourcing, l’identificazione dei fornitori, la gestione delle richieste di offerta (RFx), l’analisi e la selezione dei fornitori, la negoziazione, la formalizzazione dei contratti e il monitoraggio delle performance.

L’S2C termina dove inizia il Procure-to-Pay (P2P).

• L’S2C si occupa del processo decisionale strategico (da chi acquistare e a quali condizioni)
• Il P2P si occupa dell’esecuzione operativa (richieste d’acquisto, ordini, fatture, pagamenti)

Il Source-to-Pay (S2P) copre entrambe le fasi dall’inizio alla fine.

Circa l’88% delle imprese riconosce che l’eccellenza nella gestione dei contratti determina la performance, ma solo il 10% dispone di un piano per la qualità e di orientamento della funzione dedicata alla gestione dei contratti. Questo divario evidenzia una problematica diffusa: le organizzazioni comprendono l’importanza dei processi S2C, ma non hanno un quadro chiaro per gestirli, misurarli e migliorarli.

Questa guida colma tale divario, non solo prendendo in esame le otto fasi del processo S2C, ma indicando anche chi è responsabile di cosa, come si misura il successo e dove l’IA è d’aiuto.

Le 8 fasi del processo Source-to-Contract

La maggior parte delle organizzazioni segue le stesse otto fasi:

1. Analisi della spesa
2. Strategia di sourcing
3. Identificazione dei fornitori
4. Gestione delle richieste di offerta
5. Analisi e selezione dei fornitori
6. Trattativa
7. Formalizzazione dei contratti
8. Monitoraggio delle performance

All’apparenza, questo flusso è lineare, tuttavia ogni fase dipende dai dati e dalle decisioni che l’hanno preceduta. La probabilità di ottenere i risultati migliori è maggiore quando i dati di spesa, le schede fornitori, gli eventi di sourcing e i contratti sono tutti gestiti su un’unica piattaforma anziché su strumenti scollegati.

Il software Strategic Sourcing e la più ampia piattaforma Source-to-Pay, entrambi di Ivalua, aiutano a collegare ogni fase del ciclo di procurement strategico. In questo modo hai la sicurezza che le decisioni prese in ogni fase tengono conto di quanto è accaduto in quella precedente.

Source-to-Contract, Source-to-Pay e Procure-to-Pay

I responsabili degli acquisti utilizzano spesso i termini S2C, S2P e P2P in modo intercambiabile, anche se in realtà descrivono momenti del procurement diversi.

• Source-to-Contract (S2C): interessa le fasi strategiche a monte, cioè analisi della spesa, strategia di sourcing, identificazione dei fornitori, RFx, selezione dei fornitori, trattativa e formalizzazione dei contratti.
• Source-to-Pay (S2P): porta l’S2C alle attività operative a valle, cioè acquisto, fatturazione e pagamento.
• Procure-to-Pay (P2P): copre esclusivamente le fasi operative, ossia richiesta d’acquisto e acquisto, elaborazione delle fatture e pagamento.

Comprendere la differenza tra Source-to-Pay e Procure-to-Pay è fondamentale perché i maggiori risparmi, le innovazioni dei fornitori e le opportunità di riduzione del rischio sono a monte, durante il sourcing e la gestione dei fornitori, non a valle durante la fase operativa.

Questa distinzione si riflette nei dati relativi alle performance. Secondo Ardent Partners, in media le organizzazioni gestiscono tramite gli acquisti il 70,8% della spesa, mentre nelle organizzazioni best-in class la percentuale di spesa sotto gestione sale al 91,7%. In gran parte questo divario è dovuto a maggiori capacità operative nel sourcing, nella gestione dei fornitori e nella governance contrattuale del processo S2C a monte.

Le organizzazioni che automatizzano solo il P2P tralasciano le fasi a monte, dove invece si ottengono i risparmi e la riduzione dei rischi più significativi. La distinzione influisce anche sull’architettura della piattaforma. S2C, se rimane una soluzione puntuale separata, crea una lacuna nel trasferimento dei dati proprio nel punto in cui le condizioni contrattuali dovrebbero essere recepite nei criteri di conformità per gli acquisti.

Le otto fasi del processo Source-To-Contract

Le seguenti fasi del processo Source-To-Contract e le relative best practice sono articolate secondo quattro parametri: cosa avviene in ciascuna fase, chi ne è responsabile, come viene misurato il successo e in che modo l’intelligenza artificiale può accelerare i risultati.

Fase 1 – Analisi della spesa: creare visibilità prima di procedere al sourcing

L’analisi della spesa è alla base del processo Source-To-Contract. In questa fase, gli uffici acquisti aggregano, puliscono e classificano i dati di spesa provenienti dai sistemi ERP, dalle piattaforme di contabilità fornitori, dalle carte di acquisto e da fonti esterne per creare una visione unificata della spesa aziendale.

• Chi se ne occupa: analisi degli acquisti; l’ufficio finanza fornisce i dati ERP e AP; il personale interessato convalida le classificazioni per categoria; l’IT contribuisce all’integrazione e alla governance dei dati
• Come si misura: attraverso spesa sotto gestione, percentuale di spesa classificata, numero di fornitori attivi per categoria e tempo necessario per produrre report sulla spesa. La maggior parte delle organizzazioni ha in media il 70,8% della spesa sotto gestione, mentre per le organizzazioni di eccellenza la percentuale media sale al 91,7%.
• Come l’IA accelera i risultati: l’analisi della spesa basata sull’IA classifica le transazioni, identifica le anomalie e mette in luce le opportunità di risparmio automaticamente. I software per l’analisi della spesa dotati di strumenti di analisi conversazionale, come IVA, consentono agli utenti di interrogare i dati di spesa utilizzando il linguaggio naturale. Gli uffici acquisti possono quindi individuare gli eventuali rischi di non conformità e le opportunità di sourcing senza ricorrere alla reportistica manuale.

L’obiettivo di questa fase è identificare opportunità di risparmio e consolidamento dei fornitori, maverick spend e lacune di conformità.

Fase 2 – Strategia di sourcing: definire le priorità di categoria e l’approccio

Il processo di sourcing strategico unisce insight sulla spesa, informazioni di mercato, dati sulle performance dei fornitori e requisiti aziendali per stabilire qual è l’approccio migliore al sourcing.

In base alla categoria, la strategia può prevedere quotazioni competitive, consolidamento dei fornitori, accordi quadro, rapporti con fornitori esclusivi o altre strategie di eSourcing.

• Chi se ne occupa: i manager di categoria, che lavorano a stretto contatto con il personale interessato per definire requisiti e priorità. La leadership degli acquisti esamina i piani di categoria, approva le strategie di sourcing e assegna le risorse.
• Come si misura: attraverso la percentuale di spesa indirizzabile gestita attraverso il sourcing competitivo e la percentuale di risparmi effettivamente realizzati. Nelle organizzazioni standard, il sourcing competitivo riguarda il 49,7% della spesa indirizzabile, con un risparmio medio del 6,4%, mentre nelle organizzazioni di punta la percentuale sale al 67,4% e il risparmio all’8%.
• Come l’IA accelera i risultati: gli agenti IA analizzano i modelli di spesa, le condizioni di mercato, le performance dei fornitori e i rischi legati alla base fornitori per identificare opportunità di sourcing e potenziali dipendenze prima che diventino problemi. Inoltre, automatizzano la generazione iniziale delle richieste di offerta, l’analisi delle proposte, i confronti tra fornitori, lo sviluppo di raccomandazioni e altre attività che richiedono molto tempo.

Le funzionalità Ivalua di program management collegano fornitori, eventi di sourcing, contratti, attività Procure-to-Pay e dati di spesa all’interno di una piattaforma di eSourcing e forniscono una visione end-to-end delle attività di procurement. L’analisi delle categorie assistita dall’IA aiuta i team a tenere monitorai l’andamento dei prezzi e i rischi di conformità, e pertanto a tenere le strategie di sourcing allineate agli obiettivi aziendali.

Fase 3 – Identificazione dei fornitori: individuare e qualificare i fornitori giusti

Questa fase prevede la ricerca di potenziali fornitori, effettuata consultando le reti e i database di fornitori esistenti; seguono poi le valutazioni iniziali di qualificazione. I fornitori vengono vagliati in base a una serie di fattori, tra cui la stabilità finanziaria, le certificazioni, la capacità produttiva, la performance relativa alla sostenibilità e così via.

• Chi se ne occupa: i team dedicati al sourcing guidano le attività di identificazione dei fornitori, mentre i team di gestione dei fornitori effettuano valutazioni di rischio, conformità e qualificazioni. Il personale interessato fornisce le specifiche tecniche e i requisiti operativi.
• Come si misura: attraverso il numero di fornitori qualificati disponibili per ogni evento di sourcing, il tempo necessario per qualificare un nuovo fornitore e grado di diversità dei fornitori partecipanti.
• Come l’IA accelera i risultati:
  • Arricchisce automaticamente i profili dei fornitori utilizzando il sistema OCR di riconoscimento ottico dei caratteri per estrarre informazioni dai documenti dei fornitori
  • Identifica i record duplicati e utilizza funzioni di elaborazione del linguaggio naturale per monitorare le fonti di informazioni di tutto il mondo alla ricerca di contenuti negativi, sanzioni, problematiche finanziarie o altri rischi emergenti
  • Consente una gestione più proattiva del rischio assegnando un punteggio predittivo al rischio
  • Identifica gli schemi associati a future perturbazioni per un’efficace gestione del ciclo di vita dei fornitori e contribuisce a impedire che problemi potenziali abbiano un ripercussioni sull’azienda.

A differenza delle soluzioni puntuali che eseguono analisi isolate dei fornitori, il modello di dati unificato di Ivalua collega le informazioni sui fornitori direttamente alla cronologia del sourcing, alle condizioni contrattuali, all’attività di spesa, alle valutazioni dei rischi e alla performance operativa. Poiché IVA ha accesso ai dati relativi a tutto il processo di procurement, può generare insight più ricchi e valutazioni dei rischi più accurate.

Fase 4 – Gestione RFx: strutturare il processo di quotazione competitivo

In funzione dell’obiettivo di sourcing, gli uffici acquisti possono emettere documenti RFx di vario tipo.

• Richiesta di informazioni (RFI): raccoglie informazioni di mercato e identifica potenziali fornitori
• Richiesta di proposta (RFP): analizza le capacità operative dei fornitori e le soluzioni proposte
• Richiesta di preventivo (RFQ): confronta i prezzi e le condizioni commerciali

Attraverso una gestione efficace delle richieste d’offerta, tutti i fornitori possono contare sull’indicazione di requisiti, criteri di analisi e tempistiche coerenti.

• Chi se ne occupa: category manager e responsabili del sourcing. Il personale interessato fornisce i requisiti tecnici e i criteri di valutazione, mentre l’ufficio legale può esaminare i termini e le condizioni per le categorie strategiche o ad alto rischio.
• Come si misura: con tassi di risposta alle RFx, numero medio di quotazioni ricevute per evento, durata dei tempi di ciclo RFx e rapporto tra quotazioni presentate e aggiudicazioni.
• Come l’IA accelera i risultati: l’IA fa risparmiare tempo ai team generando automaticamente documenti RFx a partire da modelli, eventi di sourcing storici e requisiti specifici per categoria. Ardent riferisce che ora il 30,5% delle organizzazioni utilizza la GenAI per sviluppare le RFP, mentre il 30,9% utilizza funzionalità di eSourcing basate sull’IA.

Una volta ricevute le risposte, gli uffici acquisti possono utilizzare Ivalua per analizzare in modo più rapido e obiettivo. Il Sourcing Decision Center di Ivalua aiuta a confrontare gli scenari e a raccomandare decisioni di aggiudicazione basate su costi, rischi, capacità operative, obiettivi di sostenibilità e altre priorità.

Per un approfondimento sulla scelta dell’approccio RFx più adeguato, consulta la nostra guida alle differenze tra RFI, RFP e RFQ e ai casi d’uso strategici negli acquisti.

Fase 5 – Analisi e selezione dei fornitori: punteggio, confronto e aggiudicazione

Un esaustivo processo di valutazione e selezione dei fornitori tiene conto di qualità, rischio, capacità operative, performance di sostenibilità, potenziale di innovazione e costo totale di proprietà.

Gli scenari di aggiudicazione possono essere utilizzati per simulare diverse modalità di allocazione dei fornitori e determinare l’equilibrio ottimale tra costi, resilienza e obiettivi aziendali prima di selezionare i fornitori per le trattative finali.

• Chi se ne occupa: i manager di categoria, supportati dal personale operante in funzioni diverse di unità aziendali, finanza, qualità, operazioni, sostenibilità e gestione del rischio. La leadership degli acquisti può fornire dare l’approvazione finale.
• Come si misura: mediante accuratezza del costo totale di proprietà, numero di criteri di analisi considerati, tempo intercorso tra la chiusura della quotazione e la decisione di aggiudicazione e soddisfazione delle parti interessate riguardo alla selezione dei fornitori.

  Le organizzazioni che eccellono nel processo decisionale degli acquisti ottengono costantemente risultati migliori rispetto alla concorrenza. Secondo Deloitte, l’84% delle aziende leader nella trasformazione digitale (i cosiddetti digital master) ha raggiunto o superato i propri obiettivi aziendali, contro appena il 59% delle aziende digitalmente meno mature (i cosiddetti follower).

• Come l’IA accelera i risultati: l’intelligenza artificiale aiuta gli uffici acquisti a condurre un’analisi più coerente e oggettiva dei fornitori, basandosi su più parametri per esaminare le proposte. Modelli di ottimizzazione avanzati possono valutare migliaia di potenziali scenari di aggiudicazione, bilanciando costi, rischi, capacità, requisiti di sostenibilità e obiettivi di diversificazione dei fornitori per identificare il risultato generale migliore.

L’IA rafforza inoltre la gestione del rischio durante la selezione dei fornitori. IVA, per esempio, può segnalare le quotazioni problematiche mettendo a confronto i prezzi proposti con i fattori di rischio dei fornitori e i benchmark di mercato. Poiché tutti i dati risiedono nella piattaforma unificata di Ivalua, l’IA può sfruttare una serie di dati accurati e completi. Ne risultano decisioni di aggiudicazione più oculate e meno perturbazioni.

Fase 6 – Trattativa: garantire condizioni che proteggano il valore

Durante la trattativa, i team stabiliscono pricing, pagamenti, SLA (accordi sul livello di servizio), garanzie di performance, allocazione dei rischi e altre condizioni chiave. In alcuni casi, per ottenere ulteriori risparmi prima di definire le condizioni contrattuali vengono organizzate aste inverse.

• Chi se ne occupa: in generale sono i senior sourcing manager e i responsabili di categoria a guidare le negoziazioni con i fornitori, affiancati dall’ufficio legale, dall’ufficio finanza e dal personale interessato. L’ufficio legale esamina le clausole relative a rischi, proprietà intellettuale e responsabilità; l’ufficio finanza analizza i termini di pagamento e le implicazioni del capitale circolante; le unità aziendali convalidano i livelli di servizio e i requisiti operativi.
• Come si misura: attraverso risparmi negoziati rispetto alle iniziali quotazioni dei fornitori, miglioramenti nei termini di pagamento, numero di cicli di negoziazione e tempo intercorso dalla selezione del fornitore all’accordo finale. Le organizzazioni dovrebbero inoltre monitorare le perdite di risparmio causate dalla non conformità dei contratti e dagli acquisti non autorizzati.
• Come l’IA accelera i risultati: l’IA combina dati storici sul sourcing, informazioni contrattuali, dati sulle performance dei fornitori e benchmark di mercato esterni per agevolare le trattative. I team possono chiedere agli strumenti di GenAI di suggerire la formulazione contrattuale preferita, mentre il benchmarking dei prezzi basato sull’IA può aiutare a convalidare le proposte dei fornitori alla luce delle condizioni di mercato attuali.

Fase 7 – Formalizzazione del contratto: redazione, revisione e attivazione degli accordi

La formalizzazione del contratto è la fase in cui il valore negoziato si trasforma in impegni commerciali vincolanti. Alcune organizzazioni, tuttavia, incontrano difficoltà nella governance in questa fase.

Durante la formalizzazione, l’ufficio acquisti e l’ufficio legale lavorano insieme alla stesura dei contratti utilizzando come base modelli approvati e librerie di clausole. In secondo luogo, effettuano revisioni legali, inoltrano gli accordi alle necessarie approvazioni e attivano i contratti nel sistema di registrazione aziendale.

Un’efficace gestione dei contratti aiuta i team a registrare con precisione le condizioni negoziate e a tenerle monitorate per tutta la durata del contratto.

• Chi se ne occupa: i responsabili dei contratti o degli acquisti, con l’aiuto dell’ufficio legale per supervisionare il redlining, la gestione delle clausole e le valutazioni dei rischi. L’ufficio finanza convalida le condizioni commerciali e i termini di pagamento, il personale interessato approva l’ambito di applicazione e i livelli di servizio, mentre i dirigenti possono dare l’approvazione finale per gli accordi di alto valore.
• Come si misura: attraverso la durata dei tempi di ciclo del contratto, la percentuale di contratti che utilizzano modelli approvati, la percentuale di conformità delle clausole e la generale conformità contrattuale. L’organizzazione media raggiunge solo il 62,2% di conformità contrattuale, mentre le aziende leader raggiungono il 79,5%. Questo divario ha un costo: ogni euro speso al di fuori dei contratti negoziati costa dal 12 al 18% in più rispetto agli acquisti regolati da contratto.
• Come l’IA accelera i risultati: Agentic CLM trasforma il workflow di approvazione dei contratti attraverso l’automazione, ossia stesura di clausole, suggerimenti di formulazioni approvate, editing, sintesi di modifiche e inoltro degli accordi da revisionare.

IVA, l’agente virtuale intelligente basato su IVA STUDIO™, consente agli utenti di effettuare ricerche nei contratti utilizzando il linguaggio naturale per comprendere rapidamente obblighi, rischi, termini di rinnovo e requisiti di conformità. L’intelligenza artificiale può essere utilizzata per individuare gli obblighi, tenere traccia delle tappe intermedie e dei requisiti di conformità e avvisare automaticamente le parti interessate quando è necessario intervenire. Le organizzazioni così possono passare dall’archiviazione passiva dei documenti a un attivo monitoraggio della conformità contrattuale.

Scopri di più sul software per la gestione dei contratti di Ivalua e su come le organizzazioni stanno modernizzando la gestione dei contratti con l’automazione basata sull’intelligenza artificiale e il monitoraggio della conformità.

Fase 8 – Monitoraggio delle performance: tenere traccia della conformità e promuovere il miglioramento continuo

Durante il monitoraggio delle performance, i team misurano le performance dei fornitori a fonte degli SLA, dei KPI, degli standard di qualità e degli obblighi contrattuali concordati. Gli insight sulle performance guidano le future decisioni di sourcing e il rinnovo dei contratti.

• Chi se ne occupa: la gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) guida il tracciamento delle performance e la governance, raccogliendo feedback dal personale interessato sulla qualità del servizio e sui risultati operativi. I manager di categoria integrano i dati sulle performance dei fornitori nelle revisioni delle strategie di sourcing, mentre la leadership tiene monitorato l’andamento delle performance.
• Come si misura: utilizzando metriche, tra cui le più diffuse sono le percentuali di puntualità nelle consegne dei fornitori, le performance nella scheda di valutazione dei fornitori, la conformità contrattuale, la realizzazione di risparmio e il ROI complessivo del procurement. La costanza nella gestione delle performance è importantissima. L’Hackett Group ha rilevato che le organizzazioni di procurement d’avanguardia nella trasformazione digitale (le aziende “Digital World Class”) ottengono un ROI 2,6 volte superiore rispetto ai loro pari.
• Come l’IA accelera i risultati: il rilevamento delle anomalie basato sull’IA riesce a identificare cambiamenti significativi nei KPI dei fornitori prima che si trasformino in problemi operativi. L’analisi del sentiment basata sul feedback delle parti interessate mette in luce problemi ricorrenti che potrebbero non riflettersi nelle schede di valutazione tradizionali. I riepiloghi delle performance generati dall’IA possono essere utilizzati per identificare le tendenze e raccomandare azioni correttive.

Costituisce una delle maggiori opportunità di miglioramento nell’intero ciclo di vita Source-To-Contract. Solo l’11% delle organizzazioni di procurement ha in atto processi in gran parte o completamente automatizzati per la gestione delle performance dei fornitori. È il livello di automazione più basso in tutte le fasi S2C.

Grazie al connubio di insight forniti dall’intelligenza artificiale e una buona governance, gli uffici acquisti possono migliorare la gestione delle performance dei fornitori e massimizzare il valore a lungo termine di ogni engagement con loro.

La Navy Federal Credit Union modernizza il processo Source-To-Contract con un sistema di procurement basato sull’IA

La Navy Federal Credit Union aveva il problema di sistemi di procurement frammentati, processi di sourcing e di stipula dei contratti manuali e di una visibilità limitata sulla spesa a livello d’impresa. I severi requisiti di sicurezza informatica e conformità, inoltre rendevano lenti e gravosi l’onboarding e la qualificazione dei fornitori.

“Un’altra metrica molto importante per noi è l’analisi della spesa. Utilizziamo l’analisi della spesa per orientare il category management, consolidare i fornitori e ottenere le condizioni migliori.”

– Carl Schwab, VP, Procurement and Vendor Management, Navy Federal Credit Union

Unificando l’analisi della spesa, il sourcing, la gestione dei fornitori e i contratti su un’unica piattaforma basata sull’intelligenza artificiale, la Navy Federal ha ottenuto visibilità in tempo reale su tutto il processo Source-To-Contract. Grazie alla trasformazione del procurement ha quindi potuto conseguire decisioni di sourcing più rapide e informate, una gestione dei fornitori migliorata e un ROI consistente.

Leggi tutto il caso di studio.

In Italia, la digitalizzazione e l’ottimizzazione dei processi di negoziazione e gestione della conformità contrattuale trovano un riscontro concreto nell’esperienza di CNP Assicura. La compagnia assicurativa italiana ha scelto la piattaforma di Ivalua, in collaborazione con PwC Italia, per modernizzare la funzione acquisti, rafforzare la governance e garantire la piena conformità ai requisiti normativi comunitari, tra cui il regolamento DORA (Digital Operational Resilience Act). Le funzionalità avanzate di sourcing e negoziazione consentono di assicurare trasparenza, tracciabilità e rigore nei processi di audit e controllo. Dario Luna, Head of Procurement di CNP Assicura, ha dichiarato: “Grazie all’esperienza nel settore dei servizi finanziari e alla solidità della piattaforma, Ivalua ci consente di affrontare le nostre sfide operative con successo e garantire la conformità a standard normativi sempre più stringenti.” (Fonte: https://it.ivalua.com/press-releases/cnp-assicura-sceglie-ivalua-e-pwc-italia-per-trasformare-la-funzione-acquisti/)

Le otto fasi del processo Source-To-Contract sono ampiamente comprese. Quello che contraddistingue le organizzazioni più performanti è un’attribuzione delle responsabilità, metriche di performance efficaci e un utilizzo efficiente dell’IA in tutte le fasi.

Quando tutte e otto le fasi vengono gestite su un unico software Source-To-Contract, l’accountability è più trasparente, la rendicontazione più semplice e l’automazione degli acquisti basata sull’intelligenza artificiale più efficace. Utilizzando un unico modello di dati che collega spesa, fornitori, sourcing, contratti e performance, le organizzazioni possono prendere decisioni più rapide, migliorare la conformità e ottenere maggior valore dal procurement.