Software per la gestione dei fornitori: cos’è e come scegliere la soluzione giusta nel 2026

Un software per la gestione dei fornitori (Vendor Management System, VMS) è una piattaforma centralizzata che consente alle organizzazioni di gestire le relazioni con i fornitori, monitorarne le performance, controllare i rischi, amministrare contratti e garantire la conformità lungo l’intero ciclo di vita del fornitore.

In questa guida scoprirai quali caratteristiche dovrebbe offrire un moderno software di Vendor Management nel 2026 e come valutare le diverse soluzioni in base alle esigenze operative della tua organizzazione.

Un software per la gestione dei fornitori (Vendor Management System – VMS), noto anche come vendor management software, è una piattaforma che consente di gestire in modo integrato l’intero ciclo di vita del fornitore. Le sue funzionalità coprono tutte le fasi del processo: onboarding, qualifica e approvazione, monitoraggio, valutazione delle performance, miglioramento continuo e rinnovo o cessazione del rapporto di fornitura.

Un VMS si basa su dati governati e workflow strutturati che permettono di garantire che ogni decisione relativa ai fornitori sia conforme alle policy aziendali, ai requisiti normativi e supportata da informazioni affidabili.

Tuttavia, molte soluzioni presentate come Vendor Management System non offrono una gestione completa del ciclo di vita dei fornitori. Ad esempio, le piattaforme dedicate esclusivamente al Supplier Risk Management consentono di valutare i rischi, ma non integrano tali informazioni con i processi di sourcing o con la gestione operativa dei fornitori. Allo stesso modo, i VMS progettati per la gestione della forza lavoro esterna (contingent workforce) sono focalizzati sul personale temporaneo e non sulla gestione delle relazioni con i fornitori.

Nel 2026, questo livello di frammentazione non è più sostenibile. Secondo il Global Cybersecurity Outlook 2025 del World Economic Forum, infatti:

• il 54% delle grandi organizzazioni considera le criticità della supply chain il principale ostacolo alla resilienza informatica;
• il 76% dei Chief Information Security Officer (CISO) ritiene che la frammentazione normativa renda più complessa la conformità ai requisiti di legge;
• il 66% prevede che l’Intelligenza Artificiale avrà il maggiore impatto sulla cybersecurity nei prossimi dodici mesi;
• solo il 37% delle organizzazioni dispone di processi per valutare la sicurezza degli strumenti di AI prima della loro introduzione.

Queste sfide aumentano il rischio di non conformità, vulnerabilità informatiche e interruzioni operative lungo l’ecosistema dei fornitori, compromettendo la resilienza dell’intera organizzazione.

Per questo motivo, una moderna strategia di gestione dei fornitori deve integrare in un unico ambiente governato dati anagrafici, informazioni sui rischi, indicatori di performance, documentazione e controlli contrattuali. Solo una piattaforma unificata consente di trasformare tali informazioni in decisioni coerenti, automatizzate e facilmente applicabili attraverso workflow digitali.

Soluzioni come Ivalua mettono a disposizione una piattaforma unificata che centralizza dati anagrafici, performance, rischi e collaborazione con i fornitori, creando un’unica fonte affidabile delle informazioni (single source of truth). Questo approccio garantisce decisioni più rapide, coerenti e trasparenti lungo tutti i processi di sourcing e procurement.

Le 3 categorie di strumenti che vengono spesso confuse (e come scegliere quella giusta)

Il termine vendor management system (VMS) viene utilizzato in modo piuttosto generico nel mercato, spesso per descrivere tipologie di strumenti molto diverse tra loro. Di conseguenza, le organizzazioni possono investire in software che non soddisfano realmente le loro esigenze.

La scelta della soluzione più adatta richiede di distinguere tra strumenti di gestione dei fornitori nell’ambito degli approvvigionamenti (procurement vendor management), VMS per la gestione della forza lavoro contingente (contingent workforce VMS) e strumenti di monitoraggio del rischio dei fornitori (vendor risk monitoring tools).

Ciascuna di queste tipologie di strumenti svolge una funzione diversa all’interno di strategie più ampie di gestione dei terzi (third-party management) e gestione del rischio (risk management).

1. Software di gestione fornitori per il Procurement (gestione del ciclo di vita dei fornitori e processi Source-to-Pay)

Quando le aziende parlano di Vendor Management System (VMS), nella maggior parte dei casi si riferiscono a una piattaforma di Procurement Vendor Management progettata per gestire l’intero processo Source-to-Pay (S2P).

Questa tipologia di soluzione consente di governare l’intero ciclo di vita dei fornitori, dalla fase di onboarding e qualifica fino al monitoraggio delle performance, alla gestione del rischio, alla collaborazione e al rinnovo del rapporto contrattuale.

Una piattaforma di Procurement Vendor Management integra dati anagrafici dei fornitori, contratti, indicatori di performance e informazioni sui rischi con i processi di sourcing, negoziazione e procurement, supportando decisioni più efficaci e una governance strutturata delle relazioni con i fornitori.

In particolare, una soluzione di questo tipo consente di:

• affidare la gestione del processo all’ufficio acquisti, team sourcing o gestione fornitori;
• supportare decisioni strategiche, come la selezione dei fornitori, la valutazione delle performance e l’identificazione del momento più opportuno per intervenire o rinegoziare un contratto;
• centralizzare dati relativi all’anagrafica fornitori, ai contratti, ai livelli di rischio, ai KPI di performance e alla spesa.

Ivalua rientra in questa categoria di piattaforme. La soluzione integra direttamente le informazioni su rischi e performance nei processi Source-to-Pay, consentendo di prendere decisioni basate su dati aggiornati e facilmente azionabili. In questo modello, il livello di rischio e le prestazioni dei fornitori influenzano concretamente le attività di sourcing, le strategie di approvvigionamento e le condizioni contrattuali.

2. VMS per la gestione della forza lavoro esterna (Contingent Workforce)

Un Contingent Workforce Vendor Management System è una piattaforma progettata specificamente per gestire la forza lavoro esterna, come consulenti, collaboratori temporanei, lavoratori in somministrazione e agenzie di staffing. Non è invece pensata per la gestione dei fornitori di beni e servizi.

Queste soluzioni consentono di gestire richieste di personale, rilevazione delle ore lavorate, tariffari, rapporti con le agenzie di somministrazione e conformità normativa della forza lavoro.

Generalmente, un Contingent Workforce VMS:

• è gestito dai team HR, Workforce Management o dai Managed Service Provider (MSP);
• supporta decisioni relative all’assunzione di personale esterno, alla scelta delle agenzie di staffing, all’utilizzo dei collaboratori e al controllo dei costi del lavoro;
• raccoglie e organizza dati come profili dei lavoratori, timesheet, tariffe applicate e durata degli incarichi.

Questi sistemi sono fondamentali per la gestione operativa della forza lavoro esterna, ma non includono funzionalità dedicate al monitoraggio delle performance dei fornitori, alla governance dei rapporti di fornitura o ai processi di procurement.

3. Strumenti di monitoraggio del rischio fornitori (indicatori di rischio senza gestione operativa)

Gli strumenti di monitoraggio del rischio fornitori sono soluzioni focalizzate sull’identificazione e sulla valutazione dei rischi associati alle terze parti, considerando aspetti come sicurezza informatica, solidità finanziaria, sostenibilità ESG e conformità normativa. Questi strumenti raccolgono e aggregano indicatori di rischio interni ed esterni per generare punteggi di rischio, notifiche e valutazioni.

Uno strumento di monitoraggio del rischio fornitori è generalmente:

• gestito dai team di gestione del rischio, conformità o sicurezza informatica;
• orientato a supportare decisioni relative all’esposizione al rischio, allo stato di conformità e alle soglie di escalation;
• alimentato da informazioni sul rischio delle terze parti, valutazioni finanziarie, controlli su sanzioni e rating di sicurezza informatica.

Sebbene queste soluzioni siano molto utili per la gestione del rischio fornitori, generalmente non sono integrate nei flussi operativi dell’ufficio acquisti. Di conseguenza, le informazioni sui rischi rimangono scollegate dai processi di selezione dei fornitori, gestione dei contratti e attività di gestione delle relazioni con i fornitori.

Quale strumento è più adatto alla tua organizzazione?

Nell’ambito della moderna gestione delle terze parti, la gestione del ciclo di vita dei fornitori da parte dell’ufficio acquisti dovrebbe rappresentare il livello operativo centrale per prendere decisioni sui fornitori, mentre gli strumenti dedicati al rischio e alla gestione della forza lavoro dovrebbero fornire informazioni e dati di supporto.

Se l’obiettivo è migliorare le decisioni relative ai fornitori lungo i processi di selezione, gestione contrattuale e collaborazione continuativa, il tuo sistema di gestione dei fornitori dovrebbe essere integrato nell’ecosistema degli acquisti e del processo Source-to-Pay, anziché operare come soluzione separata.

Il modello di valutazione del sistema di gestione dei fornitori: come definire i requisiti prima di confrontare le soluzioni

Di seguito trovi un semplice modello di valutazione in 5 aree che puoi utilizzare per analizzare i software di gestione dei fornitori, guidare le dimostrazioni dei fornitori, allineare gli stakeholder interni e verificare l’effettiva efficacia delle soluzioni prima della scelta finale.

1) Coerenza con gli obiettivi — Stai risolvendo il problema corretto?

Chiedi ai fornitori di mostrare come la loro piattaforma supporta la tua specifica definizione di gestione dei fornitori (gestione del ciclo di vita dei fornitori negli acquisti, gestione esclusiva del rischio o gestione della forza lavoro esterna).

Valuta in particolare:

• Un chiaro allineamento con una gestione del ciclo di vita dei fornitori guidata dall’ufficio acquisti;
• La capacità di collegare selezione dei fornitori, gestione contrattuale e gestione delle relazioni con i fornitori all’interno di un unico processo integrato.

2) Coerenza con il ciclo di vita — Può gestire le decisioni sui fornitori dall’inizio alla fine?

Analizza uno scenario completo del ciclo di vita del fornitore, dalla fase di inserimento e qualifica iniziale fino al monitoraggio delle prestazioni, alla gestione delle problematiche e al rinnovo o alla conclusione del rapporto.

Valuta in particolare:

• Flussi di lavoro continui e integrati lungo tutte le fasi del ciclo di vita (non moduli separati e non collegati tra loro);
• La capacità di attivare azioni automatiche (ad esempio: una criticità nelle prestazioni del fornitore genera un piano di miglioramento, che successivamente può attivare un aggiornamento contrattuale).

3) Coerenza con la governance — Le decisioni sono controllate e verificabili?

Chiedi al fornitore come la piattaforma gestisce approvazioni, accessi basati sui ruoli, registri delle attività e documentazione della conformità a supporto delle decisioni.

Valuta in particolare:

• Flussi di approvazione configurabili collegati a livello di rischio, spesa o categoria merceologica;
• Completa tracciabilità delle decisioni, con evidenza di chi ha approvato cosa e per quale motivo;
• Controlli di conformità integrati direttamente nei flussi di lavoro.

4) Coerenza dei dati — Esiste una vera unica fonte affidabile delle informazioni sui fornitori?

Richiedi una dimostrazione pratica di come i dati dei fornitori vengono creati, aggiornati e condivisi tra i diversi sistemi aziendali.

Valuta in particolare:

• Un’anagrafica unica e centralizzata dei fornitori (senza duplicazioni tra diversi moduli);
• Integrazione completa con sistemi ERP, fornitori di informazioni sul rischio e fonti dati esterne;
• Report e analisi che combinano in un’unica vista dati relativi a prestazioni, rischi e spesa.

5) Coerenza del valore — Genera risultati misurabili?

Vai oltre le semplici metriche operative (ad esempio, “numero di fornitori inseriti”) e chiedi in che modo la piattaforma misura l’impatto concreto sulla gestione dei fornitori.

Valuta in particolare:

• Un collegamento chiaro tra la gestione dei fornitori e risultati misurabili, come risparmi sui costi, riduzione dei rischi e miglioramento della conformità;
• Strumenti di analisi integrati per monitorare l’evoluzione delle prestazioni nel tempo;
• La capacità di quantificare il ritorno sull’investimento (ROI) nelle attività di selezione dei fornitori, miglioramento delle prestazioni e mitigazione dei rischi.

Perché questo modello funziona

Questo Fit Model ridefinisce il processo di selezione dei fornitori concentrandosi sulle decisioni da prendere, anziché sulle funzionalità della soluzione di gestione dei fornitori. In questo modo, ogni requisito viene collegato al modo in cui la tua organizzazione gestisce realmente i fornitori.

Funzionalità fondamentali di un sistema di gestione dei fornitori

Le funzionalità di un software per la gestione dei fornitori sono realmente utili solo quando supportano decisioni concrete lungo l’intero ciclo di vita del fornitore, garantendo gestione su larga scala e un modello di controllo coerente.

In un’organizzazione moderna, le funzionalità principali non dovrebbero operare come elementi separati (ad esempio, inserimento dei fornitori, monitoraggio delle prestazioni o gestione della conformità), ma come componenti integrate di un unico modello operativo.

In questa sezione, ogni funzionalità viene analizzata secondo tre prospettive pratiche: Cosa fa; quale risultato consente di ottenere; quali caratteristiche definiscono una soluzione efficace in un contesto aziendale strutturato.

Questo approccio permette di valutare non solo se una determinata funzionalità è disponibile, ma soprattutto se è in grado di generare un impatto misurabile lungo l’intero processo Source-to-Pay (S2P).

Inserimento e qualifica dei fornitori

Cosa fa

Le funzionalità di inserimento e qualifica dei fornitori gestiscono il modo in cui i fornitori vengono introdotti, valutati e approvati all’interno dell’ecosistema aziendale.

Queste funzionalità includono flussi di lavoro strutturati per l’inserimento dei fornitori, raccolta standardizzata delle informazioni (dati legali, finanziari e relativi alla conformità), validazioni automatiche (ad esempio identificativi fiscali e controlli sulle sanzioni) e criteri di segmentazione che classificano i fornitori in base al livello di rischio, alla categoria merceologica o alla loro rilevanza strategica.

Le approvazioni basate sui ruoli garantiscono il coinvolgimento degli interlocutori corretti nelle diverse fasi del processo.

Risultati ottenuti

Un processo di inserimento dei fornitori più rapido, uniforme e sicuro, con una riduzione dell’esposizione al rischio e una maggiore qualità dei dati fin dal primo momento.

Le organizzazioni possono approvare i fornitori con maggiore affidabilità, basando le decisioni su informazioni complete e validate, anziché su dati frammentati provenienti da fonti diverse.

Cosa caratterizza una soluzione efficace

• Flussi di lavoro configurabili per l’inserimento dei fornitori, collegati alla tipologia di fornitore, all’area geografica e al livello di rischio;
• Validazione e arricchimento automatico dei dati dei fornitori nella fase di raccolta iniziale;
• Segmentazione dinamica dei fornitori che attiva automaticamente controlli successivi (ad esempio verifiche di approfondimento, requisiti contrattuali o controlli di conformità);
• Approvazioni basate sui ruoli con completa tracciabilità delle attività e delle decisioni.

Gestione delle prestazioni dei fornitori (schede di valutazione, KPI e livelli di servizio)

Cosa fa

Le funzionalità di gestione delle prestazioni dei fornitori consentono di monitorare e valutare i risultati dei fornitori attraverso schede di valutazione strutturate, indicatori chiave di prestazione (KPI) e impegni sui livelli di servizio (SLA).

Queste funzionalità comprendono la definizione delle metriche di valutazione, la gestione delle modalità di misurazione, l’aggregazione dei dati provenienti da diversi sistemi e la produzione di report a supporto delle revisioni operative e delle decisioni strategiche del management.

Risultati ottenuti

Una visibilità continua sulle prestazioni dei fornitori, che consente di intervenire in modo proattivo, rafforzare la responsabilizzazione dei fornitori e migliorare le decisioni relative alla selezione, alla gestione e al rinnovo dei rapporti di fornitura.

Cosa caratterizza una soluzione efficace

• Schede di valutazione dei fornitori standardizzate e allineate alla categoria merceologica, al livello di rischio e all’importanza strategica del fornitore;
• KPI governati con responsabilità definite e criteri di misurazione chiari;
• Monitoraggio dei livelli di servizio collegato agli impegni contrattuali;
• Report pronti per le revisioni trimestrali con i fornitori (QBR), inclusi confronti di riferimento e possibilità di analisi dettagliate;
• Flussi di lavoro per la gestione delle azioni correttive a ciclo chiuso, in grado di collegare le problematiche rilevate ai relativi piani di risoluzione.

Piattaforme come Ivalua integrano le schede di valutazione dei fornitori direttamente nei flussi di lavoro, eliminando la dipendenza da fogli di calcolo e garantendo che le informazioni sulle prestazioni generino azioni concrete nei processi di selezione dei fornitori e nella governance delle relazioni con i fornitori.

Gestione del rischio fornitori, conformità e tracciabilità delle attività

Cosa fa

Queste funzionalità consentono di gestire le valutazioni del rischio dei fornitori, raccogliere indicatori di rischio provenienti da terze parti (rischio finanziario, sicurezza informatica e sostenibilità ESG), acquisire e validare le evidenze di conformità e mantenere registri delle attività pronti per eventuali verifiche.

Inoltre, permettono di attivare flussi di lavoro per l’escalation e la mitigazione dei rischi quando vengono rilevate criticità o lacune rispetto ai requisiti di conformità.

Risultati ottenuti

Un controllo continuo e operativo sulla gestione del rischio e della conformità dei fornitori, che consente di identificare tempestivamente le problematiche, affrontarle nel contesto corretto e disporre di una documentazione completa a supporto degli obblighi di conformità.

Cosa caratterizza una soluzione efficace

• Classificazione dei fornitori per livello di rischio, in grado di determinare la profondità delle verifiche di approfondimento e la frequenza dei controlli;
• Integrazione con fornitori esterni di informazioni e analisi sul rischio;
• Gestione centralizzata delle evidenze di conformità (certificazioni, policy aziendali, dichiarazioni e attestazioni) collegate alle anagrafiche dei fornitori;
• Tracciabilità completa delle attività, con registrazione di decisioni, approvazioni e modifiche effettuate;
• Flussi di lavoro automatici per escalation e mitigazione dei rischi, collegati ai processi di selezione dei fornitori, gestione contrattuale e gestione delle relazioni con i fornitori.

Secondo l’Agenzia dell’Unione Europea per la cibersicurezza (ENISA), l’analisi di circa 4.875 incidenti informatici avvenuti tra luglio 2024 e giugno 2025 ha evidenziato che il phishing rappresenta circa il 60% dei vettori iniziali di intrusione, mentre lo sfruttamento delle vulnerabilità costituisce il 21,3%. Inoltre, quasi il 70% di questi casi ha portato a intrusioni effettive.

Lo scenario delle minacce comprende anche i rischi legati alla catena di fornitura (10,6%) e le minacce ai sistemi OT (Operational Technology, 18,2%), evidenziando la necessità di un controllo continuo dei fornitori, in particolare negli ecosistemi industriali e nelle infrastrutture critiche.

Collaborazione con i fornitori ed esperienza del fornitore

Cosa fa

Le funzionalità di collaborazione con i fornitori mettono a disposizione un portale fornitori centralizzato attraverso il quale i fornitori possono gestire le proprie informazioni, caricare la documentazione richiesta, rispondere alle richieste dell’azienda e mantenere una comunicazione continua.

Queste funzionalità includono aggiornamenti autonomi dei dati da parte dei fornitori, gestione delle problematiche e definizione di piani d’azione condivisi tra aziende clienti e fornitori.

Risultati ottenuti

Un maggiore coinvolgimento dei fornitori, una migliore qualità dei dati e una risoluzione più rapida delle problematiche riducono le complessità lungo il ciclo di vita del fornitore e migliorano complessivamente la gestione delle relazioni con i fornitori.

Cosa caratterizza una soluzione efficace

• Portale fornitori intuitivo con flussi di lavoro guidati e requisiti chiari;
• Funzionalità self-service che consentono ai fornitori di aggiornare le proprie informazioni e gestire la documentazione;
• Gestione integrata delle problematiche con flussi di lavoro per il monitoraggio e la risoluzione;
• Piani d’azione condivisi che allineano i team aziendali e i fornitori sugli interventi di miglioramento delle prestazioni;
• Esperienza del fornitore coerente lungo i processi di inserimento, valutazione delle prestazioni e gestione del rischio.

L’esperienza del fornitore non è più un elemento opzionale negli attuali contesti di gestione degli acquisti caratterizzati da elevata complessità; ha un impatto diretto sull’adozione dei processi e sulla qualità delle informazioni raccolte.

Un’esperienza utente inefficace porta a dati incompleti e ritardi nelle attività operative, mentre un’esperienza digitale efficace, supportata da un portale fornitori strutturato, può trasformare il modo in cui le aziende gestiscono i fornitori e collaborano con loro.

Queste funzionalità fondamentali definiscono ciò che un sistema di gestione dei fornitori dovrebbe offrire. Tuttavia, gli analisti di settore più autorevoli stanno ridefinendo il dibattito concentrandosi sul valore concreto generato da queste funzionalità.

Ad esempio, è utile analizzare come Ardent Partners definisce le piattaforme di Supplier Value Management e cosa questo approccio significa per le organizzazioni che nel 2026 stanno valutando nuove soluzioni per la gestione dei fornitori.

Approfondimento Ardent: cosa richiedono le “piattaforme per la gestione del valore dei fornitori” nel 2025

Ardent Partners ha valutato otto fornitori di soluzioni aziendali per la gestione dei fornitori nell’Supplier Management Technology Advisor 2025 (aprile 2025), sulla base dei seguenti criteri:

La moderna gestione dei fornitori è il risultato della combinazione di quattro elementi fondamentali:

1. La moderna gestione dei fornitori è la combinazione di gestione delle informazioni sui fornitori (SIM), gestione delle prestazioni dei fornitori (SPM), gestione del rischio e innovazione/sviluppo dei fornitori. Le aziende che valutano solo una di queste aree spesso finiscono per adottare strumenti frammentati che non sono in grado di supportare decisioni complete sui fornitori lungo l’intero ciclo di vita.
2. La SIM rappresenta la base che consente all’intero modello di funzionare. Ardent ha sottolineato che una singola anagrafica fornitori governata deve supportare sia i processi operativi sia le esigenze analitiche relative a selezione dei fornitori, conformità, prestazioni e rischio. In pratica, ciò significa che gli stessi dati dei fornitori devono alimentare in modo affidabile i flussi di lavoro di inserimento, le valutazioni del rischio, le decisioni contrattuali e la reportistica.
3. Il livello di dettaglio nella gestione delle prestazioni deve essere allineato alla complessità della relazione con il fornitore. Ardent ha evidenziato che la gestione delle relazioni con i fornitori e il monitoraggio delle prestazioni non seguono un modello unico valido per tutti: gli ambienti produttivi e quelli relativi ai materiali diretti richiedono KPI altamente dettagliati collegati a modelli di qualità come APQP, mentre gli acquisti indiretti possono dare priorità alla flessibilità e al monitoraggio dei livelli di servizio. Per una solida gestione delle performance dei fornitori, le piattaforme devono supportare entrambe le esigenze.
4. Le funzionalità condivise della piattaforma sono ciò che trasforma questi quattro componenti in un vero sistema integrato. Secondo il modello di Ardent, le soluzioni specifiche e isolate non equivalgono a una piattaforma completa. Senza un modello dati condiviso e una governance unificata, la gestione delle informazioni sui fornitori, delle prestazioni, del rischio e dell’innovazione rimane scollegata. Una piattaforma per la gestione del valore dei fornitori collega queste funzionalità, facendo sì che le informazioni generate in un’area (ad esempio, gli indicatori di rischio) guidino direttamente le azioni in un’altra (ad esempio, le decisioni di selezione dei fornitori o i piani di sviluppo dei fornitori).

Alla luce di questi criteri, Ardent ha riconosciuto Ivalua come Leader di mercato, evidenziando la sua piattaforma unificata e il modello dati condiviso.

Come scegliere un software per la gestione dei fornitori: piano di valutazione e test dimostrativo in 5 passaggi

La scelta della piattaforma giusta richiede una valutazione strutturata dei fornitori basata su flussi di lavoro reali e risultati misurabili. Utilizza questo piano in 5 passaggi, pronto per le dimostrazioni, per verificare i vantaggi di un software per la gestione dei fornitori prima di procedere con la scelta.

1) Conferma la categoria

Identifica se hai bisogno di una soluzione per la gestione dei fornitori negli acquisti, di un VMS per la gestione della forza lavoro esterna oppure di una soluzione dedicata esclusivamente al monitoraggio del rischio, per evitare di acquistare una soluzione di gestione fornitori che non sia in grado di supportare i tuoi processi operativi principali.

Chiedi ai fornitori di illustrare il tuo principale caso d’uso (ad esempio, inserimento dei fornitori guidato dai processi di selezione, gestione delle prestazioni o decisioni basate sul rischio). Se spostano la dimostrazione verso casi d’uso secondari o correlati, è probabile che vi sia una mancata corrispondenza tra la categoria della soluzione e le tue esigenze.

2) Verifica la copertura dell’intero ciclo di vita

Verifica che il sistema supporti l’intero ciclo di vita del fornitore, dall’inserimento e qualifica iniziale fino alla gestione delle prestazioni e dei contratti, arrivando al rinnovo o alla conclusione del rapporto, senza compromettere la governance.

Esegui uno scenario completo: inserisci un fornitore, genera una criticità relativa alle prestazioni, avvia un’azione correttiva e porta queste informazioni fino alla decisione di rinnovo del contratto.

3) Verifica la governance e la preparazione agli audit

Valida la gestione degli accessi basata sui ruoli, le approvazioni, la tracciabilità delle attività, la raccolta delle evidenze e l’applicazione delle policy aziendali utilizzando scenari reali che potresti affrontare durante gli audit. Chiedi al fornitore di mostrare:

• Un flusso di lavoro per la conformità con la documentazione e le approvazioni richieste;
• Una tracciabilità completa delle decisioni e delle modifiche effettuate;
• Il modo in cui le policy vengono applicate automaticamente all’interno dei flussi di lavoro.

Questo passaggio è fondamentale, perché oggi la conformità rappresenta uno dei principali fattori che guidano gli investimenti. Secondo l’Agenzia dell’Unione europea per la cibersicurezza (ENISA), la conformità guida il 70% degli investimenti in sicurezza informatica, tuttavia il 30% delle organizzazioni non ha effettuato alcuna valutazione della sicurezza informatica negli ultimi 12 mesi. Inoltre, il 28% impiega più di tre mesi per applicare le patch relative alle vulnerabilità critiche.

Le difficoltà nell’implementazione della normativa NIS2, come la gestione delle patch (50%), la continuità operativa (49%) e il rischio della catena di fornitura (37%), evidenziano perché sia essenziale integrare la preparazione agli audit nella gestione quotidiana dei fornitori.

4) Verifica l’unificazione dei dati e l’integrazione

Verifica che la piattaforma mantenga un’unica anagrafica fornitori e sincronizzi in modo affidabile i dati anagrafici e transazionali tra i sistemi ERP e le fonti dati aziendali.

Chiedi al fornitore di mostrare come i dati dei fornitori fluiscono tra i diversi sistemi, ad esempio dall’inserimento del fornitore alla sincronizzazione con l’ERP, al collegamento con i contratti, fino al monitoraggio delle prestazioni e alla reportistica. Assicurati che questo processo possa avvenire senza interventi manuali.

5) Valida l’adozione da parte dei fornitori

Esegui una dimostrazione dal punto di vista del fornitore per verificare la semplicità di utilizzo del portale, gli aggiornamenti autonomi dei dati e i flussi di collaborazione, così che le informazioni rimangano accurate senza la necessità di sollecitazioni manuali.

Chiedi di vedere l’esperienza del fornitore: come un fornitore aggiorna il proprio profilo, invia documenti relativi alla conformità, risponde alle problematiche e collabora alla definizione dei piani d’azione.

6) Quantifica il valore prima della firma

Utilizza un modello di valutazione del valore, come quello descritto nello studio Total Economic Impact™ di Forrester, per definire i risultati attesi e richiedere evidenze concrete durante il processo di selezione. È importante quantificare:

• I miglioramenti di efficienza derivanti dall’automazione dei processi (ad esempio, velocità di inserimento dei fornitori e riduzione delle attività manuali);
• I miglioramenti nella gestione delle fatture e nei tempi di completamento dei processi;
• Una maggiore visibilità sulla spesa grazie alla reportistica in tempo reale;
• La riduzione dei rischi e il miglioramento della conformità.

Chiedi ai fornitori di mostrare come la loro piattaforma misura e comunica questi risultati e come gli indicatori sono collegati a funzionalità come l’analisi della spesa e la gestione dei contratti.

Questo consentirà di comprendere come il valore generato viene monitorato lungo l’intero ecosistema Source-to-Pay.

Come ADAC ha ottenuto una gestione dei fornitori trasparente e consapevole del rischio con Ivalua in reti diversificate

Allgemeiner Deutscher Automobil-Club (ADAC) opera nei settori automobilistico, dei servizi finanziari e assicurativo. L’organizzazione si trovava ad affrontare processi di acquisto frammentati, distribuiti su diversi sistemi.

Questa mancanza di integrazione limitava la visibilità e il controllo, in particolare nella gestione di una base fornitori diversificata e operante in molteplici settori.

Senza un modello strutturato di gestione del rischio, i team erano costretti a gestire manualmente la documentazione relativa ai processi di selezione dei fornitori, come certificazioni e documenti di conformità, aumentando il carico operativo e l’esposizione ai rischi.

Grazie all’unificazione dei processi Source-to-Pay su Ivalua, ADAC ha ottenuto maggiore trasparenza e controllo sull’intera rete di fornitori, rafforzando al contempo il proprio potere negoziale. Il sistema configurabile ha consentito di standardizzare l’inserimento dei fornitori e integrare la gestione del rischio nei processi operativi, riducendo significativamente le attività manuali e migliorando la conformità.

“Ivalua è il presupposto per alleggerire il team dalle attività operative più complesse legate ai processi P2P e riuscire finalmente a liberare capacità da dedicare alle attività di selezione strategica dei fornitori e al lavoro a valore aggiunto.”

— Thomas Germer, CPO di ADAC

Leggi il caso di studio completo di ADAC.

Scegli una soluzione per la gestione dei fornitori che migliori le decisioni, non solo i dati

Una moderna soluzione per la gestione dei fornitori dovrebbe migliorare il modo in cui vengono prese le decisioni relative alle prestazioni dei fornitori e alla governance del ciclo di vita dei fornitori. I dati, da soli, non sono sufficienti a ridurre i rischi o generare valore; è la combinazione di dati governati, flussi di lavoro integrati e informazioni operative utilizzabili che consente di prendere decisioni di qualità su larga scala.

Prima di procedere, applica il modello di valutazione e il piano di selezione in 5 passaggi a ogni fornitore:

• Conferma l’allineamento della categoria della soluzione;
• Verifica la copertura dell’intero ciclo di vita del fornitore;
• Dimostra la governance e la preparazione agli audit;
• Verifica l’unificazione dei dati;
• Valida l’adozione da parte dei fornitori.

Richiedi evidenze concrete, non semplici dichiarazioni, utilizzando i criteri di Ardent e risultati quantificati secondo un approccio simile al Total Economic Impact™ (TEI), e assicurati che la piattaforma sia efficace sia per i fornitori sia per i team interni.

Per vedere come questo approccio viene applicato concretamente, esplora Ivalua.