Collaborazione con i fornitori: una guida per migliorarne le relazioni

La collaborazione con i fornitori è spesso considerata una competenza “soft”. Ma nell’attuale contesto aziendale, in cui i responsabili procurement devono giustificare ogni investimento, la capacità di collaborare efficacemente con i fornitori ha un impatto significativo sulla strategia di procurement.

Nel lavoro quotidiano per rafforzare le relazioni con i fornitori, ridurre i rischi e supportare gli obiettivi ESG, i team devono però fare i conti con strumenti frammentati, dati incoerenti e processi in gran parte manuali.

Sebbene sia evidente che la collaborazione con i fornitori possa aiutare ad affrontare queste sfide, la maggior parte delle organizzazioni non dispone della struttura e della visibilità necessarie per misurarla o dimostrarne il valore al top management. Senza una visione unificata delle interazioni con i fornitori, delle performance e dei risultati ottenuti, è quasi impossibile quantificare l’impatto sul business – o il ritorno sull’investimento.

Questa guida è pensata per aiutarti a dimostrare i benefici della collaborazione con i fornitori a CFO e COO, attraverso un framework basato su “livelli di evidenza”: quattro aree misurabili in cui una collaborazione più efficace può generare un impatto diretto sui risultati aziendali: 

1. efficienza operativa
2. mitigazione del rischio
3. miglioramento delle performance
4. risultati ESG

Al termine della lettura, sarai in grado di dimostrare che la collaborazione con i fornitori è una capacità strategica e misurabile, che la tua organizzazione dovrebbe monitorare, ottimizzare e gestire come qualsiasi altra leva di performance.

Perché la maggior parte delle iniziative di collaborazione con i fornitori non riesce a dimostrarne il valore

I team di procurement comprendono l’importanza della collaborazione con i fornitori, ma è difficile quantificarne l’impatto sul business. Questo perché tutta la comunicazione e il coordinamento tra l’azienda e i fornitori avviene in un ambiente frammentato, privo della struttura necessaria per una misurazione efficace. Ecco tre sfide principali:

1. Silos di dati: le informazioni sui fornitori sono distribuite tra sistemi di procurement legacy, sistemi ERP, thread email e fogli Excel, rendendo quasi impossibile monitorare i trend di performance o collegare attività specifiche a risultati misurabili. La mancanza di dati centralizzati limita fortemente la visibilità in tempo reale – e rende difficile ottenere insight.
2. Processi di procurement manuali: secondo ricerche recenti, il 71% del tempo del procurement è ancora dedicato ad attività manuali come la gestione delle approvazioni, la gestione delle richieste o la riconciliazione dei dati. Questo lascia pochissimo tempo per un coinvolgimento strategico con i fornitori o per condurre analisi significative. Il risultato è che i potenziali benefici della collaborazione con i fornitori non vengono realizzati.
3. Mancanza di misurazione integrata: è comune che scorecard dei fornitori, incidenti di rischio, iniziative ESG e metriche di spesa vengano monitorati separatamente. Metriche scollegate sono difficili da analizzare e non permettono di comprendere come gli sforzi di collaborazione influenzino direttamente le performance aziendali. Sebbene la collaborazione possa essere apprezzata in teoria, è difficile dimostrarne il vero valore nella pratica.

Cosa causa questi gap? Sistemi di procurement legacy che non sono stati progettati per misurare la collaborazione in modo quantificabile. Dare priorità al miglioramento dei processi di procurement e investire in piattaforme unificate può aiutare a collegare la collaborazione con i fornitori all’impatto sul business.

Quando i dati frammentati limitano la visibilità sulle performance dei fornitori

Quando le informazioni sui fornitori sono distribuite tra più ERP e sistemi o fogli di calcolo scollegati, la collaborazione all’interno della rete di fornitori è quasi impossibile da gestire su larga scala. I responsabili delle categorie non hanno insight in tempo reale sulla capacità dei fornitori, sulla conformità o sulla qualità dei prodotti e devono affidarsi a raccolte manuali di dati provenienti dai vari sistemi.

Questo approccio è lento e soggetto a errori – rallenta il processo decisionale e mina la fiducia.

In caso di interruzioni, i team non possono agire con sicurezza, perché lavorano con dati incompleti. Una piattaforma dati condivisa è essenziale per fornire una versione unica e affidabile della realtà.

Questo è particolarmente vero nella collaborazione con fornitori multi-tier, dove la mancanza di visibilità sui partner di livello inferiore rende impossibile sapere se la collaborazione stia effettivamente migliorando l’affidabilità delle consegne, riducendo i rischi o accelerando l’innovazione.

Un procurement e una gestione della supply chain davvero efficaci richiedono un approccio integrato che colleghi dati dei fornitori, flussi di lavoro e metriche tra sistemi e livelli. In questo contesto, è possibile misurare la collaborazione e comprenderne il ruolo nella strategia di procurement.

Come i flussi di lavoro manuali consumano capacità strategica

Attività manuali come approvare richieste, abbinare ordini di acquisto e riconciliare fatture richiedono enormi quantità di tempo e attenzione da parte di team già sovraccarichi. E sono anche costose. Ogni ora trascorsa a rincorrere approvatori o correggere ordini non corrispondenti è tempo che potrebbe essere impiegato per pianificare processi migliori, imparare a mitigare i rischi o favorire l’innovazione con i fornitori.

Senza l’automazione dei flussi di lavoro, la collaborazione con i fornitori rimane più reattiva che proattiva. Ci si concentra a spegnere incendi invece di creare valore a lungo termine. Potresti partecipare a sessioni di pianificazione strategica con i tuoi fornitori; invece ti ritrovi a gestire eccezioni e instradare email. Perfino iniziative essenziali, come migliorare il processo di onboarding dei fornitori, finiscono in secondo piano.

Il problema è la capacità – sebbene le relazioni con i fornitori abbiano grande potenziale, i sistemi digitali di procurement non sono pronti a supportare la collaborazione e la co-innovazione necessarie. Ciò che serve sono flussi di lavoro automatizzati, che spostano l’impegno dalle attività manuali a basso impatto e liberano tempo per lavorare su partnership con i fornitori, miglioramento delle performance e innovazione.

Nella sezione successiva spiegheremo perché è importante avere un piano chiaro e strutturato per dimostrare l’impatto della collaborazione con i fornitori. Spiegheremo anche come utilizzare il framework di “proof of impact”.

Come dimostrare che la collaborazione con i fornitori funziona – e perché la maggior parte dei team non ci riesce

Per andare oltre l’idea che la tua capacità di collaborare bene con i fornitori sia una competenza “soft” e dimostrare un valore misurabile, è necessario un nuovo approccio per valutare i benefici – uno che comprenda come la vera collaborazione porti a risultati di business migliori. Il nostro framework di “proof of impact” delinea quattro livelli misurabili su cui incide una collaborazione efficace con i fornitori:

1. Efficienza operativa
2. Mitigazione del rischio
3. Miglioramento delle performance
4. ESG/abilitazione all’innovazione

Ogni livello richiede una piattaforma unificata di collaborazione con i fornitori che sfrutti dati integrati, insieme ad analisi che colleghino le attività di collaborazione a risultati concreti.

Ed è qui che Ivalua si distingue. La maggior parte degli strumenti consente la comunicazione. Ma poche soluzioni software per la collaborazione con i fornitori offrono la visibilità in tempo reale e la misurazione a ciclo chiuso necessarie per dimostrare l’impatto degli sforzi di collaborazione.

Puoi dimostrare che un flusso di lavoro condiviso di previsione ha migliorato l’affidabilità delle consegne? Che l’innovazione dei fornitori ha ridotto l’impatto ambientale o accorciato i tempi di commercializzazione? Con il sistema giusto, puoi farlo. Anzi, può generare un approccio documentato e ripetibile alla collaborazione che aumenta resilienza e vantaggio competitivo – trasformando la collaborazione in evidenza concreta.

Proof operativo: collaborazione che accelera tempi e precisione

Il proof operativo è il primo e più fondamentale livello dell’impatto della collaborazione con i fornitori. Si manifesta in guadagni misurabili nella velocità del procurement e nella precisione delle transazioni, entrambi indicatori chiari che i miglioramenti nei processi di procurement stanno funzionando.

Quando collabori con i fornitori utilizzando una piattaforma Source-to-Pay unificata, tutte le ipotesi e i ritardi scompaiono. L’automazione del procurement semplifica la creazione degli ordini di acquisto, l’abbinamento delle fatture e la gestione delle eccezioni, eliminando gli attriti manuali dai processi quotidiani.

Come riferimento, dovresti puntare a un tasso di fatturazione e requisizioni senza intervento manuale pari o superiore al 95% e tempi di ciclo requisizione-PO inferiori a 48 ore.

I miglioramenti che puoi ottenere con una piattaforma Source-to-Pay come Ivalua sono tangibili. I nostri clienti riportano tassi di corrispondenza PO/fattura più elevati, meno colli di bottiglia nelle approvazioni e risoluzione più rapida dei problemi.

Con l’elaborazione automatica delle fatture e dati centralizzati, non è necessario rincorrere informazioni mancanti o cercare tra sistemi isolati per trovare ciò che serve. Inoltre, il monitoraggio in tempo reale dei KPI operativi ti permette di intervenire in modo proattivo, invece di aspettare che si verifichi un problema.

In breve, quando la collaborazione è integrata a livello transazionale, ogni PO, fattura e approvazione fa parte di un flusso di valore misurabile.

Proof sul rischio: come visibilità condivisa e AI riducono gli eventi di rischio dei fornitori

Diventare “risk proof” richiede di passare da uno stile di gestione del rischio reattivo a un approccio proattivo per ridurre interruzioni legate ai fornitori, gap di conformità e fallimenti nei controlli. In pratica, questo significa monitorare alcuni indicatori chiari:

• Meno eventi di rischio (come instabilità finanziaria, problemi di qualità o ritardi nelle consegne)
• Tassi di completamento della conformità più elevati (certificazioni, adempimenti normativi)
• Copertura dell’audit trail e sistemi di allerta precoce più efficaci

Con il monitoraggio delle performance dei fornitori e strategie di gestione del rischio, è possibile collegare direttamente collaborazione e controllo ai risultati di business. Questo aiuta a eliminare le interruzioni – secondo SAGE Journals, le aziende che hanno integrato il monitoraggio del rischio e le funzionalità di collaborazione sono riuscite a ridurre le interruzioni della supply chain del 36%.

Una piattaforma unificata di gestione dei fornitori come Ivalua centralizza i dati dei fornitori, integra i segnali di rischio tra i diversi livelli e fornisce insight pronti per l’audit. Un produttore ha utilizzato Ivalua per analizzare il 98% della spesa totale tra fornitori primari e sub-tier, ottenendo piena visibilità sulle performance dei fornitori, l’esposizione al rischio e la resilienza dei fornitori.

Grazie ai suoi benefici, il mercato del software per la collaborazione con i fornitori è destinato a crescere da 4,45 miliardi di USD nel 2023 a 12 miliardi di USD entro il 2032. Con una piattaforma dati condivisa e visibilità multi-tier, è possibile raggiungere i benchmark raccomandati di <5% di tasso di non conformità dei fornitori e 100% di copertura dell’audit trail, e realizzare – e misurare – il reale valore della collaborazione con i fornitori.

Proof delle performance: scorecard che guidano miglioramenti misurabili

Il proof delle performance richiede di dimostrare risultati tangibili della collaborazione con i fornitori attraverso scorecard, risparmi e performance di consegna solide. Gli indicatori chiave includono il miglioramento trimestre su trimestre delle scorecard dei fornitori, i risparmi negoziati rispetto alla spesa di riferimento, l’aumento dei tassi di consegna puntuale e la riduzione dei difetti di qualità.

Ricerche pubblicate su SAGE Journals hanno evidenziato che le aziende che utilizzano dashboard digitali per la performance dei fornitori hanno ottenuto fino al 19% di miglioramento nell’efficienza del procurement, mentre le tattiche di collaborazione hanno contribuito direttamente a un incremento del 22% nell’affidabilità delle consegne.

Un benchmark utile per le organizzazioni ad alte performance è puntare a un miglioramento anno su anno superiore al 10% nelle scorecard dei fornitori e a un tasso di consegna puntuale superiore al 95%.

Utilizzando una solida strategia di segmentazione dei fornitori, è possibile sfruttare il monitoraggio delle performance per dare priorità ai fornitori di maggior valore e guidare un miglioramento continuo.

I moduli di Performance Management e Analytics di Ivalua forniscono ai buyer e ai fornitori feedback immediati. Integrando la gestione delle relazioni con i fornitori nella piattaforma di supplier management, Ivalua permette a buyer e fornitori di monitorare in tempo reale i progressi rispetto agli indicatori di performance condivisi e di stabilire milestone chiare per miglioramenti continui.

Proof ESG e innovazione: collaborazione che produce risultati di sostenibilità e co-innovazione

Secondo ricerche di mercato, il mercato globale delle soluzioni per la collaborazione con i fornitori era valutato 4,45 miliardi di USD nel 2023 e si prevede che raggiungerà 12 miliardi di USD entro il 2032, in gran parte grazie all’aumento dei mandati ESG e alla collaborazione per l’innovazione abilitata dall’AI.

Con la pressione crescente sulle aziende ad adottare strategie di sourcing etico, è importante documentare metriche come la riduzione delle emissioni Scope 3, i tassi di completamento della conformità ESG, il numero di progetti di innovazione congiunti e i miglioramenti del time-to-market.

Ad esempio, potresti segnalare una riduzione annua superiore al 10% delle emissioni di carbonio della rete di fornitori, o completare più di 5 iniziative di co-innovazione per fornitore strategico ogni anno. La collaborazione nella rete di fornitori consente una supply chain efficace e rende le performance ESG trasparenti e misurabili.

Inoltre, attraverso una solida strategia di segmentazione dei fornitori, le aziende possono selezionare fornitori ad alto impatto per collaborare su prodotti innovativi, iniziative congiunte di riduzione dei costi o breakthrough in ambito sostenibilità.

Il Environmental Impact Center e i Piani di Collaborazione Integrati di Ivalua aiutano buyer e fornitori a fissare obiettivi ESG e creare roadmap di innovazione sincronizzate, condividendo dashboard in tempo reale per mostrare i progressi accanto agli impegni più ampi di sostenibilità aziendale.

Una volta dimostrato l’impatto che una collaborazione efficace con i fornitori ha sulla tua organizzazione, è il momento di creare un processo per generare valore sostenibile. Nella sezione successiva mostriamo come fare.

Trasformare il proof in processo: il ciclo di feedback continuo della collaborazione

Dimostrare l’impatto della collaborazione non può essere fatto con snapshot statici dei KPI. È necessario catturare, analizzare e agire costantemente sui dati per ottenere valore sostenibile. La piattaforma unificata di Ivalua ti consente di creare un ciclo di feedback continuo che supporta miglioramenti costanti.

Vediamo i passaggi di questo processo:

1. Collaborare: coinvolgi i tuoi fornitori tramite una piattaforma unificata durante tutti gli eventi di sourcing, le negoziazioni contrattuali, i piani di miglioramento delle performance e le iniziative di innovazione.
2. Catturare: registra ogni transazione, aggiornamento delle scorecard, segnalazione di rischio e disclosure ESG con il modello dati unico e centralizzato di Ivalua, in modo che nulla vada perso in fogli di calcolo o sistemi scollegati.
3. Analizzare: sfrutta Ivalua Analytics per ottenere visibilità in tempo reale su trend, benchmark e anomalie su tutta la base fornitori. Ottieni insight immediati su tutto, dal contract leakage all’affidabilità delle consegne o ai gap ESG, senza report manuali.
4. Migliorare: utilizza gli insight per affrontare i problemi in modo proattivo o rinegoziare i termini, se necessario. Puoi anche lanciare piani di azione correttiva basati sui dati o riallineare le priorità con i fornitori.
5. Collaborare di nuovo: una volta implementati i miglioramenti, hai una base ancora più solida per supportare il prossimo ciclo di collaborazione e puoi beneficiare di dati migliori per guidare l’innovazione.

Tieni presente che una piattaforma dati condivisa è fondamentale per supportare questo processo di miglioramento continuo.

A differenza delle soluzioni puntuali che si integrano ai sistemi ERP legacy, la piattaforma unificata Source-to-Pay di Ivalua è progettata appositamente per supportare questo ciclo chiuso. Funziona sia come portale di collaborazione con i fornitori sia come backbone dei dati che consente una gestione del procurement scalabile e a livello enterprise.

Perché le piattaforme unificate superano le soluzioni puntuali nella collaborazione con i fornitori

Una piattaforma unificata è diversa dalle soluzioni puntuali scollegate o dai moduli nativi ERP rigidi, e offre visibilità, controllo e scalabilità molto superiori. Ecco tre motivi per cui la piattaforma unificata di Ivalua supera le soluzioni tradizionali:

1. Una sola fonte di verità: con Ivalua, tutte le informazioni sui fornitori, inclusi contratti, scorecard, transazioni, eventi di rischio, metriche ESG e altro, sono in un unico posto, eliminando problemi di versioning e integrazione che derivano dall’uso di strumenti scollegati. Con una base dati condivisa, fornitori e buyer possono collaborare in modo più efficace.
2. Continuità end-to-end dei flussi di lavoro: la collaborazione con i fornitori deve essere efficace durante l’intero ciclo di sourcing, dall’esecuzione del contratto all’ordinazione, fatturazione e pagamento. Il flusso di lavoro connesso di Ivalua fornisce trasparenza in ogni fase del processo di sourcing, dal cash flow alla conformità, fondamentale soprattutto in caso di interruzioni o escalation.
3. Proprietà e agilità: con Ivalua, puoi gestire internamente tutta la configurazione, i report e le integrazioni, eliminando costose personalizzazioni fornite dai vendor. Questo significa poter adattare rapidamente processi e policy a nuove normative o mandati di sostenibilità.

Centralizzando la collaborazione in un unico sistema di supplier collaboration con una solida integrazione procurement, Ivalua è più di una piattaforma di condivisione documenti – è una soluzione software flessibile, sicura e scalabile per la collaborazione con i fornitori, progettata per ambienti complessi di procurement in cloud.

Nella sezione successiva vedremo un esempio reale di un cliente Ivalua che è riuscito a fornire prove tangibili dell’impatto di una collaborazione efficace con i fornitori.

Caso Cliente: Elkem migliora la gestione dei fornitori con Ivalua per gestire efficacemente i rischi

Elkem, leader globale nei materiali avanzati a base di silicio, ha trasformato la gestione dei fornitori grazie a Ivalua. Affrontando processi frammentati, visibilità limitata sui fornitori e difficoltà nell’operativizzare gli obiettivi ESG, Elkem ha centralizzato e standardizzato dati e processi dei fornitori su scala globale.

Integrata con i sistemi ERP esistenti e strumenti di gestione del rischio di terze parti, Ivalua ora funge da unica fonte di verità per diverse migliaia di fornitori, consentendo una gestione a ciclo completo, maggiore trasparenza e collaborazione più solida.

Elkem ora beneficia di:

• Visibilità end-to-end sui fornitori e integrità dei dati tramite un’unica fonte di verità, eliminando duplicati e superando i silos organizzativi
• Gestione più solida di ESG, rischi e conformità grazie a processi di qualificazione standardizzati, documentazione auditabile e monitoraggio delle performance configurabile
• Maggiore efficienza e collaborazione tra procurement, finance e fornitori, supportata da processi scalabili e da un’efficace gestione del cambiamento

Ivalua era la soluzione migliore per Elkem, offrendo sia la flessibilità necessaria sia la struttura per consolidare e ottimizzare le nostre operazioni di gestione dei fornitori. Sono orgogliosa di dire che ora abbiamo il 100% dei nostri fornitori su un unico sistema, che ci offre una visione unificata e trasparente con dati chiari, abbattendo i silos e favorendo una collaborazione più solida.

“Ivalua ha supportato efficacemente il nostro percorso di trasformazione, rendendo il Procurement più agile e digitale. Tutto è iniziato con un focus sui fornitori e sui dati anagrafici puliti dei fornitori per prendere decisioni migliori.” – Emilie Genin, Procurement Manager

Come Ivalua abilita la collaborazione con i fornitori basata su proof a livello enterprise

Le capacità uniche di Ivalua rendono possibile fornire evidenze dei benefici della collaborazione con i fornitori su tutti e quattro i livelli di proof grazie alle seguenti funzionalità:

• Architettura Source-to-Pay unificata: La collaborazione non dovrebbe essere una funzionalità aggiunta esternamente. Deve invece essere integrata in ogni fase del ciclo di procurement. Come sistema di collaborazione con i fornitori, Ivalua permette ai team di interagire con i fornitori, gestire i dati e generare valore, tutto all’interno di un’unica piattaforma di procurement unificata che supporta flussi di lavoro end-to-end.
• Centro gestione rischi fornitori + gestione performance: con capacità integrate di gestione delle relazioni con i fornitori, Ivalua offre monitoraggio del rischio e tracciamento delle performance tramite un dashboard unificato, così che buyer e fornitori possano accedere in tempo reale a score, alert di rischio e piani di miglioramento. Questo livello di trasparenza consente processi di pianificazione congiunta e responsabilità condivisa.
• Environmental Impact Center + piani di collaborazione: sostenibilità e innovazione devono essere gestite insieme. Il software di collaborazione con i fornitori di Ivalua permette di definire obiettivi e monitorare la conformità ESG in modo semplice, tramite dashboard che collegano il comportamento dei fornitori agli obiettivi di sostenibilità aziendale. Sia fornitori che buyer possono condividere i progressi e collaborare in modo efficiente in un workflow unificato e integrato.
• Integrazione multi-ERP e modello di ownership: molte aziende globali hanno sistemi complessi e più ERP. Con Ivalua, i team possono mantenere il controllo su integrazione, configurazione e reportistica tramite una piattaforma dati condivisa. Ivalua supporta molteplici integrazioni live con SAP e altri sistemi enterprise, eliminando il vendor lock-in. Questa agilità permette di scalare, adattarsi ed evolvere con modelli di business, regolamenti e persino scenari di M&A in cambiamento.

Riconosciuta come Leader nel The Forrester Wave™: Supplier Value Management Platforms, Q3 2024: Ivalua serve team di procurement di maturità media-alta. Si tratta di organizzazioni grandi e globali che necessitano di una piattaforma di collaborazione con i fornitori che abiliti un impatto strategico e aiuti a dimostrare il valore strategico del procurement tramite i dati.

La collaborazione con i fornitori come vantaggio competitivo misurabile

Storicamente, l’impatto della collaborazione con i fornitori è stato difficile da quantificare – ma nell’attuale contesto di volatilità della supply chain, maggiore attenzione normativa e crescenti aspettative di sostenibilità, nella collaborazione della supply chain serve avere prove concrete.

Un sistema che supporti la collaborazione e generi anche evidenze del suo impatto su efficienza operativa, mitigazione del rischio, miglioramento delle performance e avanzamento ESG è essenziale.

Una volta ottenute le prove su questi quattro livelli, è possibile avviare un ciclo di miglioramento continuo e guidare l’innovazione con i migliori fornitori. Una piattaforma unificata come Ivalua elimina i silos, riduce le attività manuali e integra la collaborazione in tutto il ciclo Source-to-Pay.

Scopri come una soluzione di gestione dei fornitori come Ivalua ti permette di misurare il valore di business della collaborazione con i fornitori e aiutare a posizionare il procurement come funzione veramente strategica.

Ulteriori letture

• La guida definitiva alla gestione delle relazioni con i fornitori
• Gestione del rischio fornitori (SRM): strategie per mitigare i rischi dei fornitori
• Guida definitiva alla gestione delle performance dei fornitori (SPM)
• Onboarding dei fornitori 101: consigli essenziali per un processo fluido
• Abilitazione dei fornitori: aumentare visibilità e controllo per supply chain più solide