I responsabili degli acquisti di oggi operano in un contesto in cui la complessità e il rischio sono la norma. Devono costantemente destreggiarsi tra costi, capacità e affidabilità, il tutto mentre affrontano dinamiche di mercato mutevoli e imprevedibili e interruzioni impreviste.
L’acquisto diretto è il modo in cui questi compromessi si concretizzano in tempo reale. Non è sufficiente mantenere in funzione la linea di produzione. Gli uffici acquisti devono garantire che né la qualità né i rapporti con i fornitori ne risentano, anche in tempi turbolenti.
In questo blog esploreremo cosa comprende l’acquisto diretto, come si collega al finance e alla supply chain e le best practice in evoluzione che guidano la resilienza a lungo termine.
Punti chiave
- Gli acquisti diretti comprendono vari processi collegati che spaziano dalle attività di sourcing nella fase iniziale di introduzione di nuovi prodotti (NPI) fino alla ricezione di prodotti e materiali.
- L’approvvigionamento diretto modella la resilienza della produzione e i rapporti con i fornitori.
- Bilanciare costi, rischi e capacità è fondamentale per il successo operativo e finanziario.
- La modellizzazione di scenari e la diversificazione dei fornitori sono best practice fondamentali per i responsabili degli acquisti.
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Perché l’acquisto diretto è una funzione strategica, non solo di sourcing
L’acquisto diretto comprende l’intera gamma di attività relative alla collaborazione nella catena di fornitura e all’acquisizione di beni essenziali per la produzione. Si tratta di una funzione strategica fondamentale che influenza direttamente la redditività e la resilienza di un’organizzazione.
Gli uffici acquisti lavorano a stretto contatto con l’ufficio finance, della catena di fornitura e legali per aiutare a controllare i margini, garantire la continuità dell’approvvigionamento e mitigare i rischi in tutta l’azienda.
- Per l’ufficio finance, l’approvvigionamento diretto garantisce che i risparmi sui costi si traducano in risultati reali e concreti, non solo sulla carta, ma lungo l’intero ciclo di vita del prodotto.
- Per la Supply Chain, aiuta ad allineare le decisioni di sourcing con i programmi di produzione, le previsioni della domanda e la logistica per garantire il regolare svolgimento delle operazioni.
- L’ufficio legale e di conformità collaborano con l’ufficio acquisti diretti per gestire i contratti con i fornitori, affrontare le sfide commerciali e normative e proteggere l’azienda da costose responsabilità.
- I team di ingegneria collaborano con l’ufficio acquisti per sviluppare, garantire la qualità, lanciare e ottimizzare (ad esempio, attività di Value Add / Value Engineering (VA/VE)).
Per raggiungere questo livello di prestazioni interfunzionali, le organizzazioni leader si affidano all’intelligenza artificiale negli acquisti e a piattaforme di acquisto digitale integrate in grado di abbattere i silos e fornire una fonte di verità unificata che consenta una collaborazione efficace con le parti interessate.
Cosa comprende l’acquisto diretto e perché è importante
L’acquisto diretto comprende l’approvvigionamento e la gestione delle materie prime, dei beni critici per la produzione e delle relazioni con i fornitori di alto valore: tutto ciò che mantiene in funzione il ciclo produttivo.
Quando l’acquisto diretto fallisce a causa, ad esempio, di un approvvigionamento inadeguato, di una cattiva gestione dei contratti o di problemi con i fornitori, le conseguenze sono immediate. Le organizzazioni possono subire un rallentamento delle linee di produzione o non riuscire a rispettare gli impegni presi con i clienti, con conseguente perdita di ricavi. Ecco perché l’approvvigionamento diretto è fondamentale per il successo operativo.
Come l’acquisto diretto interagisce con l’ufficio Finance, Supply Chain e le operazioni
L’approvvigionamento diretto è legato a KPI condivisi tra finanza, catena di fornitura e operazioni, ad esempio il costo delle merci vendute (COGS), la rotazione delle scorte e la mitigazione del rischio di approvvigionamento. Il raggiungimento di questi obiettivi condivisi richiede un equilibrio tra le priorità di ciascun team.
Ad esempio, la finanza può spingere per un risparmio aggressivo sui costi, mentre le operazioni richiedono affidabilità e qualità e i responsabili della catena di fornitura si concentrano sulla gestione del rischio e sulla flessibilità.
Quando questi stakeholder sono allineati, l’approvvigionamento diretto diventa una leva per la redditività e la resilienza; quando non sono sincronizzati, la tensione può portare a colli di bottiglia e opportunità perse.
Cosa è cambiato: perturbazioni globali, ESG e resilienza
Il panorama degli acquisti diretti sta evolvendo rapidamente. L’inflazione e la volatilità del commercio stanno facendo aumentare i costi, mentre il nearshoring e la regionalizzazione stanno ridefinendo le strategie di approvvigionamento globale. Anche le pressioni normative sono in aumento, in particolare per quanto riguarda gli impegni ESG e la conformità dei fornitori.
Di conseguenza, i leader degli acquisti di oggi devono essere abbastanza agili da costruire catene di fornitura resilienti in grado di resistere alle perturbazioni globali e ai cambiamenti normativi, pur continuando a soddisfare gli obiettivi di sostenibilità.
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Ora che abbiamo esplorato l’importanza dell’acquisto diretto, diamo un’occhiata ad alcune priorità chiave su cui i leader dell’approvvigionamento diretto devono concentrarsi per trasformare la strategia di approvvigionamento in azione.
Priorità chiave per i responsabili degli acquisti diretti
I responsabili degli acquisti diretti devono affrontare la doppia sfida di proteggere i margini e garantire la continuità operativa in un mondo instabile. Ecco come le organizzazioni più performanti trasformano la strategia in azione nella gestione dei fornitori, nel rischio della catena di approvvigionamento, nella qualità e nei costi e nella collaborazione interfunzionale.
Selezione dei fornitori e monitoraggio delle prestazioni
I responsabili degli acquisti diretti devono andare oltre la semplice scelta di fornitori “strategici”. Il software di gestione dei fornitori dovrebbe essere in grado di eseguire controlli di onboarding approfonditi che includano attività quali la verifica della stabilità finanziaria, della conformità normativa e dell’allineamento ESG.
Una volta che i fornitori sono stati inseriti nel sistema, le schede di valutazione e le metriche di prestazione sono essenziali per monitorare i tempi di consegna e gli standard di qualità. I dati pronti per l’audit garantiscono la responsabilità e il miglioramento continuo, anche nelle reti di fornitori globali.
Continuità dell’approvvigionamento e visibilità multilivello
Nell’ambiente odierno, le interruzioni presso i fornitori di livello inferiore, come i produttori di chip di secondo livello, possono bloccare intere linee di produzione. Ecco perché i responsabili degli acquisti diretti danno priorità alla visibilità non solo a livello di primo livello, ma in ogni anello della catena di fornitura.
I dati sui rischi, insieme alle funzionalità di gestione dei rischi della catena di fornitura, come la mappatura della dipendenza dai fornitori e il monitoraggio in tempo reale, aiutano i team a individuare e mitigare tempestivamente i problemi, garantendo la continuità dell’approvvigionamento anche in un mercato volatile.
Allineamento di inventario, qualità e costi
I responsabili degli acquisti diretti devono lavorare a stretto contatto con i team della catena di fornitura per definire obiettivi di inventario che proteggano i margini e il flusso di produzione, garantendo al contempo che le merci soddisfino le specifiche di qualità. Le informazioni in tempo reale e la collaborazione con i fornitori aiutano i team a trovare compromessi intelligenti, in modo che nessuno debba scendere a compromessi su ciò che conta di più.
Collaborazione con l’ufficio legale e finanziario
I contratti, le soglie di rischio e i termini di pagamento sono aree che richiedono la collaborazione tra gli uffici acquisti, legale e finanziario. I flussi di lavoro automatizzati per l’approvazione dei contratti, il punteggio di rischio integrato e i processi chiari per l’applicazione dei termini aiutano a eliminare gli attriti ed evitare ritardi.
Quando questi team lavorano insieme in modo fluido, l’approvvigionamento diretto favorisce sia la conformità che la creazione di valore, senza che nulla sfugga al controllo.
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Sebbene queste priorità costituiscano la base per un approvvigionamento diretto efficace, l’approvvigionamento strategico porta l’approvvigionamento diretto a un livello superiore. In questo caso l’attenzione è rivolta alla pianificazione a monte, alle relazioni a lungo termine con i fornitori e alle strategie di categoria basate su scenari che favoriscono l’allineamento e la resilienza. Esploriamo più nel dettaglio questa componente fondamentale degli acquisti diretti.
Sourcing strategico per gli acquisti diretti
Il sourcing strategico guarda a monte, aiutando gli uffici acquisti a costruire relazioni più solide con i fornitori, a modellare scenari di rischio e capacità e a sviluppare strategie di categoria che vanno oltre i vantaggi a breve termine. Ecco come i team leader stanno mettendo in pratica questi principi.
Bilanciare costi, rischi e capacità
L’approvvigionamento diretto non è un approccio valido per tutti. Esistono sempre inevitabili compromessi tra costi, rischi e capacità. I team leader modellano scenari per comprendere in che modo i rischi di approvvigionamento e i vincoli di capacità potrebbero influire sulle operazioni.
Ad esempio, il passaggio da un fornitore globale a basso costo a un fornitore nearshore potrebbe aumentare i costi a breve termine, ma ridurre le interruzioni a lungo termine e migliorare la reattività.
Queste informazioni basate su scenari aiutano gli uffici acquisti a prendere decisioni in linea con le priorità aziendali, indipendentemente dai cambiamenti del mercato.
Sfruttare i dati RFX, di negoziazione e contrattuali
I migliori team di sourcing strategico si affidano ai dati piuttosto che all’istinto per prendere decisioni. Gli eventi RFX, la cronologia delle negoziazioni e i termini contrattuali creano un ciclo di feedback che influenza le decisioni di sourcing future.
Ad esempio, alcuni moduli di sourcing valutano automaticamente le offerte dei fornitori sulla base di fattori ponderati quali costo, rischio e prestazioni, consentendo all’ufficio acquisti di scegliere partner in grado di offrire valore a lungo termine, non solo risparmi a breve termine.
Nearshoring e diversificazione dei fornitori
In un mondo caratterizzato da interruzioni commerciali e tensioni geopolitiche, i team di approvvigionamento diretto stanno ripensando l’ubicazione e la diversificazione dei fornitori. Il nearshoring e l’approvvigionamento da partner regionali possono ridurre i rischi di consegna e migliorare l’agilità, proteggendo al contempo le operazioni da cambiamenti politici imprevisti:
- La vicinanza agli stabilimenti riduce il rischio legato ai tempi di consegna: i fornitori nearshore riducono i tempi di transito e l’impatto dei ritardi nei trasporti, il che è fondamentale soprattutto per i beni critici per la produzione.
- I fornitori regionali riducono l’esposizione ai cambiamenti delle politiche commerciali: l’approvvigionamento regionale riduce al minimo l’impatto dei dazi doganali, delle questioni doganali e dei cambiamenti improvvisi delle politiche.
- L’approvvigionamento diversificato migliora la pianificazione di emergenza: l’utilizzo di più fornitori in luoghi diversi aggiunge opzioni di backup e flessibilità, fondamentali per la continuità aziendale in caso di interruzioni.
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Nonostante la migliore pianificazione, l’approvvigionamento strategico comporta delle sfide, ma la giusta tecnologia di approvvigionamento può essere d’aiuto. Nella sezione successiva descriviamo alcuni ostacoli comuni che potresti incontrare e come una solida piattaforma di procurement digitale può aiutarti a superarli.
Ostacoli comuni che la tua soluzione di procurement deve affrontare
Gli uffici acquisti devono affrontare sfide concrete che possono rallentare i progressi e influire sui risultati. Una soluzione di procurement diretto moderna deve affrontare questi problemi per garantire il successo. Purtroppo, molte soluzioni presentano le seguenti carenze.
Dati dei fornitori frammentati e isolati
Quando i dati dei fornitori sono sparsi su diversi sistemi, non è possibile avere una visione unificata delle loro prestazioni o dei rischi che comportano. Questa mancanza di una base condivisa rende quasi impossibile prendere decisioni basate sui dati o gestire i fornitori in modo efficace.
Nessuna visibilità oltre il livello 1
Molte soluzioni di procurement smettono di monitorare i dati sulle prestazioni dei fornitori di livello 1. Ma spesso i rischi reali si nascondono più in profondità. Anche i fornitori di livello 2 possono trovarsi ad affrontare carenze di manodopera o interruzioni delle consegne, esponendovi a rischi nascosti.
Obiettivi non allineati tra le diverse funzioni aziendali
Anche gli strumenti di procurement più avanzati non possono compensare le priorità o gli obiettivi contrastanti dei diversi reparti all’interno della tua organizzazione (come quelli finanziari, operativi e di approvvigionamento). Gli uffici finance potrebbero puntare al costo più basso, mentre quelli operativi potrebbero preoccuparsi dell’affidabilità. Senza dati condivisi e visibilità, strumenti di collaborazione e flussi di lavoro chiari, l’allineamento è difficile e questo può compromettere il successo.
Per superare queste insidie comuni è necessaria una potente piattaforma di approvvigionamento con una serie specifica di caratteristiche e funzionalità. Nella prossima sezione tratteremo gli aspetti da privilegiare nella valutazione delle soluzioni.
Cosa cercare in una piattaforma di procurement diretto
Non tutti i software di procurement sono uguali. Ecco alcune funzionalità chiave che distinguono le piattaforme migliori dalle altre.
Gestione centralizzata dei fornitori e onboarding
La gestione centralizzata dei fornitori e l‘onboarding dei fornitori si riferiscono alla disponibilità di un unico sistema unificato in cui è possibile archiviare, gestire e aggiornare tutte le informazioni sui fornitori, dai dettagli di contatto e la stabilità finanziaria alle metriche di rendimento e alle certificazioni di conformità.
Invece di fogli di calcolo sparsi o strumenti scollegati, questo hub centrale diventa l’unica fonte attendibile per la gestione delle informazioni sui fornitori.
L’accesso basato sui ruoli garantisce che i diversi utenti (approvvigionamento, finanza, legale, ecc.) vedano e possano modificare solo le informazioni rilevanti per il loro ruolo. Ciò mantiene i dati sensibili al sicuro riducendo al contempo la confusione.
Il punteggio integrato è un’altra funzionalità chiave. Una piattaforma dovrebbe valutare automaticamente i fornitori in base a criteri chiave quali costo, rischio, conformità e prestazioni passate, consentendo decisioni informate e basate sui dati nella scelta dei partner e nella gestione delle relazioni con i fornitori.
La soluzione di gestione dei fornitori di Ivalua fornisce punteggi integrati dei fornitori, indicatori di rischio e controlli di accesso sicuri per fornire ai team di approvvigionamento i dati necessari per gestire i fornitori in modo strategico.
Sourcing, contrattazione e acquisti integrati
L’approvvigionamento tradizionale spesso comporta l’utilizzo di strumenti separati per gli eventi di sourcing, le negoziazioni contrattuali e gli acquisti quotidiani. Il passaggio da uno strumento all’altro porta a incongruenze nei dati, duplicazione del lavoro e opportunità di ottimizzazione perse.
Un approccio integrato consolida tutte queste attività su un’unica piattaforma, consentendo di gestire gli eventi di sourcing, i termini contrattuali e i flussi di lavoro di acquisto in un unico posto.
Una soluzione unificata come la piattaforma Source-to-Pay di Ivalua riduce gli errori e gli oneri amministrativi. Inoltre, crea un ciclo di feedback continuo, in cui i dati relativi all’esecuzione dei contratti, alle negoziazioni con i fornitori e agli ordini di acquisto possono influenzare le decisioni di approvvigionamento e favorire un migliore allineamento con gli obiettivi aziendali. Aiuta inoltre le organizzazioni ad adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato.
Analisi integrate e valutazione del rischio
Le moderne decisioni di acquisto richiedono informazioni in tempo reale basate sui dati, e la piattaforma giusta lo consente in due modi importanti:
- Le analisi integrate integrano strumenti analitici direttamente nei flussi di lavoro di approvvigionamento, fornendo agli stakeholder accesso immediato ai dati rilevanti senza dover cambiare piattaforma.
- La valutazione del rischio consente all’ufficio acquisti di valutare automaticamente i fornitori sulla base di vari fattori quali stabilità finanziaria, prestazioni di consegna e storia di conformità.
Questa perfetta integrazione garantisce che i responsabili delle decisioni possano agire rapidamente quando necessario, stabilire le priorità delle loro azioni e supportarle con informazioni accurate e tempestive.
La soluzione di gestione delle spese di Ivalua offre analisi integrate che forniscono visibilità in tempo reale sui modelli di spesa e sulle prestazioni dei fornitori. Le sue funzionalità di valutazione del rischio valutano i fornitori su più dimensioni, consentendo alle organizzazioni di affrontare in modo proattivo le vulnerabilità e ottimizzare le loro strategie di approvvigionamento.
Integrazione multi-ERP e della catena di fornitura
La gestione degli acquisti diretti su più ERP e piattaforme della catena di fornitura è una sfida complessa per qualsiasi organizzazione globale, poiché ogni sistema può contenere dati critici relativi a fornitori, inventario o ordini. Senza integrazione, le informazioni rimangono intrappolate in silos.
Tale frammentazione dei dati porta a incongruenze, rielaborazioni manuali e opportunità perse per ottimizzare la spesa o i rapporti con i fornitori.
Una piattaforma di approvvigionamento moderna unifica questi sistemi collegando i dati ERP con i flussi di lavoro di approvvigionamento e la gestione dei fornitori, creando una visione unica e accurata di tutto in un unico posto. Ciò contribuisce ad eliminare il lavoro duplicato e a garantire che vengano seguiti processi coerenti in tutte le regioni.
Le capacità di integrazione multi-ERP di Ivalua si collegano perfettamente con più ERP e strumenti della catena di fornitura, per un controllo centralizzato e una collaborazione più efficiente tra i team globali.
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Storia del cliente: come CACI ha ridotto i costi operativi del 30%
CACI International Inc. è un’azienda leader nel settore dei servizi professionali e IT che opera per conto del governo federale degli Stati Uniti. Prima di Ivalua, CACI doveva gestire un ambiente di approvvigionamento frammentato, con sistemi separati per PR, PO, fatturazione e pagamenti. Gli utenti dovevano reinserire ripetutamente i dati, mentre il sistema ERP finanziario non riusciva a soddisfare le esigenze di approvvigionamento e degli stakeholder.
Con Ivalua, CACI ha ottenuto una visibilità e un controllo completi sull’intero processo source-to-pay. La piattaforma ha consentito di digitalizzare quasi tutte le attività di contabilità fornitori e acquisti, coinvolgendo il 99% dei fornitori e gestendo il 95% della spesa. Di conseguenza, i costi operativi sono diminuiti del 30%.
“La piattaforma di Ivalua ci ha permesso di realizzare processi di approvvigionamento e contabilità fornitori praticamente al 100% senza carta. La facilità d’uso e il modello orientato ai fornitori hanno offerto un rapido valore aggiunto, mentre la flessibilità ha contribuito a dare vita alle migliori idee dei nostri talenti per costruire un vantaggio competitivo”. – William Mertz, Direttore Acquisti, CACI
Leggi il caso di studio completo di CACI.
Potenziare gli acquisti diretti con una piattaforma unificata
Gli acquisti diretti possono essere un elemento fondamentale per la stabilità operativa e il vantaggio competitivo, ma solo se si dispone degli strumenti giusti. Una piattaforma di procurement moderna può abbattere i silos, automatizzare la conformità e fornire informazioni in tempo reale per allineare le decisioni relative a costi, rischi e capacità tra i vari team.
Investendo nella soluzione giusta, la tua organizzazione può passare dalla risoluzione reattiva dei problemi alla pianificazione proattiva e all’innovazione. Con Ivalua, l’approvvigionamento diretto diventa un motore strategico di valore, trasformando i dati dei tuoi fornitori in un vantaggio competitivo che alimenta la resilienza e la crescita.
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Domande frequenti sugli acquisti diretti
Che cos’è l’acquisto diretto?
L’acquisto diretto si riferisce all’approvvigionamento di materie prime, beni essenziali per la produzione e servizi fondamentali per le attività principali di un’organizzazione. Svolge un ruolo fondamentale nel garantire la stabilità della catena di fornitura e la qualità dei prodotti.
In che modo l’acquisto diretto differisce dall’acquisto indiretto?
L’acquisto diretto comporta l’acquisto di materiali e servizi che hanno un impatto diretto sulla produzione. L’acquisto indiretto copre beni e servizi necessari per la gestione dell’attività (come forniture per ufficio o marketing). L’approvvigionamento diretto ha in genere requisiti più rigorosi in termini di qualità, consegna e conformità.
In che modo l’acquisto diretto supporta la continuità operativa?
L’approvvigionamento diretto garantisce la disponibilità di materiali e componenti critici quando necessario, riducendo al minimo le interruzioni e i ritardi nella produzione. Inoltre, rafforza i rapporti con i fornitori e aumenta la resilienza alle fluttuazioni del mercato.
Quali sfide devono affrontare gli uffici acquisti nell’approvvigionamento diretto?
Gli uffici acquisti spesso devono destreggiarsi tra priorità contrastanti quali costi, rischi e capacità lungo le catene di fornitura globali. La mancanza di visibilità oltre il Tier 1, la frammentazione dei fornitori e il disallineamento interfunzionale sono ostacoli comuni.
È possibile gestire sourcing, contratti e dati dei fornitori con un’unica piattaforma?
Sì, una piattaforma di procurement moderna come Ivalua è in grado di integrare il sourcing, la gestione dei contratti e i dati dei fornitori in un unico sistema. Questo consolidamento migliora la visibilità, accelera il processo decisionale e riduce i rischi lungo tutto il ciclo di vita dell’approvvigionamento.
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