Il processo di gestione del procurement: che cos’è e una guida

Il processo di gestione del procurement consiste in una serie di attività che è possibile intraprendere per identificare le esigenze di business dell’organizzazione, trovare fornitori, acquistare beni e servizi e pagare i fornitori. Aiuta a controllare i costi e i rischi, e nel contempo a mantenere la conformità.

In un’impresa, tuttavia, spesso è difficile collegare tutte queste fasi in un workflow continuo. Quando tutte le funzioni operano in modo indipendente su sistemi scollegati tra loro, si rischia di perdere visibilità sul processo e il controllo dei costi.

Questa guida spiega come funziona la gestione degli acquisti nel processo Source-to-Pay e in che modo una piattaforma unificata può ridurre la frammentazione dei processi di procurement e i rischi che ne conseguono.

Che cos’è il processo di gestione del procurement?

In sostanza, gestire gli acquisti significa attenersi a politiche, workflow e attività per acquisire beni, servizi e materiali. Questo processo copre tutto il ciclo degli acquisti e permette di controllare costi, rischi, performance dei fornitori e conformità.

È importante distinguere la gestione degli acquisti dalle relative funzioni aziendali. L’acquisto, per esempio, è un processo transazionale che consiste nel creare ordini di acquisto e comperare beni o servizi, mentre la gestione della supply chain riguarda le scorte, la logistica, lo stoccaggio e la distribuzione.

La gestione degli acquisti è fondamentale per il procurement strategico, dove ai team viene chiesto di ottenere risultati migliori con le stesse o addirittura con meno risorse. McKinsey riferisce che oggi le organizzazioni di procurement gestiscono il 50% in più di spesa per dipendente a tempo pieno rispetto a solo cinque anni fa. Questo dato evidenzia la necessità di processi di procurement standardizzati e interconnessi.

Le fasi del processo di procurement coprono tre aree operative connesse tra loro. Le vediamo di seguito.

Pianificazione e governance

Nella fase di pianificazione e governance, vengono definite le politiche e i controlli che guidano le decisioni relative agli acquisti. Questa fase prevede:

• Allineamento dei budget
• Creazione di workflow di approvazione
• Impostazione delle politiche di procurement

Spesso le organizzazioni formalizzano queste attività mediante consolidati quadri di riferimento per la gestione degli acquisti, una pratica che contribuisce a garantire la coerenza degli acquisti con gli obiettivi aziendali e i requisiti di governance.

Sourcing ed esecuzione

Gli uffici acquisti identificano i fornitori, negoziano i termini commerciali e completano le transazioni nelle diverse fasi del ciclo di procurement, tra cui:

• Identificazione dei fornitori
• Processi RFx (RFI, RFP e RFQ)
• Analisi e selezione dei fornitori
• Trattativa
• Creazione e formalizzazione dei contratti
• Creazione degli ordini di acquisto
• Ricezione di beni e servizi
• Riconciliazione delle fatture
• Pagamenti

Supervisione e ottimizzazione

La supervisione continua è necessaria per migliorare la performance finanziaria e i rapporti con i fornitori. Comprende:

• Analisi della spesa
• Valutazioni delle performance dei fornitori
• Monitoraggio delle conformità
• Rinnovo e rinegoziazione dei contratti
• Miglioramento continuo dei processi

Spesso, purtroppo, queste tre aree operative coinvolgono più team e applicazioni scollegate; i team, di conseguenza, non hanno una visione d’insieme e possono avere difficoltà con la governance. Questa situazione complica inoltre le procedure di implementazione di workflow basati sull’intelligenza artificiale.

La piattaforma Source-to-Pay di Ivalua collega pianificazione, sourcing, acquisti, gestione dei fornitori, contrattualistica e contabilità fornitori in un unico ambiente. Il vantaggio è una visione end-to-end, una governance più solida e una infrastruttura dati unificata che consente di sfruttare l’IA agentica in tutto il ciclo del procurement.

Il problema del tradizionale modello “passo per passo” applicato a scala aziendale

La maggior parte dei diagrammi del ciclo degli acquisti ha una sequenza semplice:

1. Definire un bisogno
2. Conseguire un fornitore
3. Negoziare un contratto
4. Creare un ordine di acquisto
5. Ricevere le merci
6. Pagare la fattura
7. Analizzare la performance

Questa sequenza, tuttavia, non rispecchia il modo in cui il procurement di un’impresa funziona davvero.

In realtà, le fasi di gestione del procurement si sovrappongono. Mentre un team gestisce nuove procedure di sourcing, ci sono anche contratti in fase di rinnovo, vengono emesse fatture e nel contempo si valutano le performance dei fornitori. I controlli di conformità possono avere luogo in qualsiasi momento durante il processo e, in caso di eccezioni, è possibile che i team debbano passare più volte da una fase all’altra.

A complicare ulteriormente le cose, non tutti gli acquisti richiedono lo stesso livello di verifica. L’acquisto di forniture per ufficio del valore di 500 dollari richiede meno attenzione rispetto a un contratto di servizi strategici da 5 milioni di dollari.

Per questo motivo il procurement d’impresa necessita di workflow di approvazione, requisiti di sourcing, valutazioni dei rischi e controlli di governance diversi. L’approccio dipende dall’importo della spesa, dalla categoria, dalle normative e da altri fattori.

Il tradizionale processo di procurement, inoltre, prescinde dal livello di maturità di un’organizzazione. Per esempio, un’azienda potrebbe gestire il procurement utilizzando fogli di calcolo e sistemi ERP scollegati, mentre un’altra utilizza una piattaforma integrata Source-to-Pay. Il miglioramento dei processi di procurement deve tenere conto delle modalità di circolazione delle informazioni tra le varie fasi del procurement prima di individuare gli ambiti i su cui concentrare gli interventi di ottimizzazione.

The Hackett Group ha rilevato che attraverso una riprogettazione delle modalità di integrazione e automazione dei workflow, le organizzazioni di procurement di eccellenza digitale (Digital World Class, secondo la classificazione di The Hackett Group stesso) riescono a ridurre del 58% i tempi di ciclo dalla richiesta all’ordine di acquisto e del 24% i cicli di sourcing rispetto alle controparti. È proprio la base per una moderna trasformazione del procurement: utilizzare un quadro per la governance degli acquisti che si adatti ai diversi tipi di acquisto, coordini i flussi di lavoro paralleli e colleghi tutte le fasi del processo Source-to-Pay.

Nella prossima sezione presentiamo un quadro pratico per gestire il procurement in questo modo.

Il modello di maturità dei processi di procurement: un quadro operativo più efficace

Il tradizionale processo di gestione del procurement descrive le attività (cosa succede), mentre il modello di maturità dei processi di procurement spiega le modalità (come operano le moderne organizzazioni di procurement a livello d’impresa). Questo modello organizza il processo di gestione del procurement in tre livelli operativi interdipendenti e attivi contemporaneamente. Ogni livello del modello si appoggia su quello sottostante.

La tabella seguente illustra il modello di maturità con un riepilogo per ciascun livello.

Livello	Cosa comprende	Maturità bassa	Maturità alta
Base – Gestione e pianificazione	Pianificazione del procurement, policy, approvazioni, budget, governance	Approvazioni manuali, policy incongruenti, dati frammentati	Raccolta delle richieste standardizzata, workflow basati sulle policy, infrastruttura dati unificata
Esecuzione – Sourcing, contratti e transazioni	Sourcing fornitori, RFx, negoziazioni, contratti, ordini di acquisto, ricevimento merci, riconciliazione delle fatture, pagamenti	Passaggi di consegne via e-mail, sistemi scollegati, elaborazione manuale	Workflow collegati, esecuzione automatizzata, visibilità end-to-end
Intelligence – Analisi, ottimizzazione e scalabilità	Analisi della spesa, performance dei fornitori, conformità, ottimizzazione	Report statici e decisioni reattive	Insight in tempo reale, ottimizzazione continua, raccomandazioni tramite IA

Livello base: gestione e pianificazione

Il livello base definisce come la domanda entra nel processo di procurement, come vengono approvati gli acquisti, quali politiche si applicano e come la strategia di procurement si allinea agli obiettivi aziendali. Standardizzando questi processi, rende più semplice l’automazione e la gestione delle attività successive.

Livello esecuzione: sourcing, contratti e transazioni

Il livello esecuzione gestisce le attività quotidiane di procurement quali l’identificazione dei fornitori, le procedure RFx, la formalizzazione dei contratti, gli ordini di acquisto, la ricezione delle merci, la riconciliazione delle fatture e i pagamenti. Gli strumenti di automazione degli acquisti, affiancati da una governance coerente e dati unificati, possono apportare un valore significativo a questo livello.

Livello intelligence: analisi, ottimizzazione e scalabilità

Le organizzazioni di procurement veramente mature implementano miglioramenti continui. Ciò significa analizzare la spesa e valutare le performance dei fornitori, monitorare la conformità, identificare opportunità di risparmio e perfezionare le strategie utilizzando dati operativi affidabili. Intelligence significa che ogni transazione alimenta un sistema interconnesso.

L’interdipendenza è chiave

Questi livelli devono operare in sinergia per ottenere una vera automazione e l’ottimizzazione del procurement. Per questo è necessaria una piattaforma Source-to-Pay unificata che li colleghi e consenta un flusso continuo di dati dalla pianificazione all’esecuzione.

L’architettura della piattaforma Ivalua offre:

• Un sistema affidabile di registrazione e gestione dei dati del procurement.
• Un sistema d’azione coordinato per l’esecuzione di workflow interconnessi e l’automazione.
• Un sistema di governance adattivo che supporta il livello di intelligence con monitoraggio continuo, applicazione delle policy e processi decisionali assistiti dall’intelligenza artificiale.

Mentre i tradizionali modelli di procurement erano progettati per workflow lineari e coordinamento umano, oggi gli uffici acquisti devono gestire una spesa in crescita, mitigare i rischi di fornitura, sostenere le iniziative ESG, migliorare la resilienza e creare valore strategico, il tutto gestendo volumi di transazioni sempre maggiori con team ridotti.

Il modello di maturità dei processi di procurement mostra come è possibile passare da una governance manuale e da workflow sequenziali a una raccolta delle richieste guidata dalle policy e a workflow interconnessi e automatizzati.

Nelle prossime sezioni, esamineremo in dettaglio i vari livelli del modello di maturità, spiegandone l’importanza e cosa comportano.

Livello base – Governance e pianificazione

Al livello base del modello di maturità vengono stabiliti la governance, le policy e il quadro decisionale.

Un processo di pianificazione degli acquisti rigoroso può aiutare a ridurre i ritardi, a contenere i problemi di conformità e allo stesso tempo a controllare le spese superflue.

Un aspetto importante, tanto che, come riferisce Deloitte, il procurement dedica il 71% del tempo ad attività operative e transazionali. Le organizzazioni che registrano i maggiori progressi stanno cambiando l’approccio a queste attività.

Definizione delle policy, workflow delle approvazioni e controlli sulla spesa

La governance determina in che modo una richiesta procede nel sistema, in base alle politiche stabilite. Queste politiche, tuttavia, contribuiscono a ridurre la spesa non conforme solo se vengono applicate all’interno del sistema di procurement. Secondo The Hackett Group, le organizzazioni di procurement di eccellenza digitale che si avvalgono di una governance robusta perdono il 60% in meno di risparmi negoziati.

I clienti di Ivalua possono realizzare questi risparmi con l’automazione degli acquisti. Grazie al motore di workflow low-code/no-code di Ivalua basato sull’intelligenza artificiale, gli uffici acquisti possono configurare soglie di approvazione, regole di instradamento, canali di acquisto e logica delle policy senza dover ricorrere al reparto IT. In questo modo, le regole di governance vengono integrate nei processi e applicate automaticamente.

Allineare la strategia di procurement agli obiettivi aziendali

La governance, inoltre, allinea il procurement alla strategia aziendale. McKinsey riferisce che ora due terzi dei responsabili del procurement fanno capo direttamente al CEO o al CFO. Molti, inoltre, separano il procurement strategico dagli acquisti transazionali per focalizzarsi su attività di maggior valore.

La soluzione Intake Management di Ivalua offre un unico punto di ingresso basato sull’intelligenza artificiale per le richieste di procurement, oltre a workflow guidati che acquisiscono i requisiti aziendali e applicano un instradamento basato sulle policy. Questi workflow collegano le richieste direttamente al sourcing, agli acquisti, alla contrattualistica e alla fatturazione.

Ricordiamo che la piattaforma scelta per il livello base determina cos’è possibile fare in tutti gli altri ambiti. Una piattaforma unificata, costruita su un codice base e un modello di dati unici, collega governance, esecuzione, analisi e IA, mentre le architetture “suite-in-a-box” sono scollegate e tendono a creare compartimenti stagni.

Livello esecuzione – Sourcing, contratti e transazioni

Il livello esecuzione interessa tutte le attività del processo Source-to-Pay, che le organizzazioni più performanti trattano come un workflow interconnesso, nel quale i dati circolano senza interruzioni dall’inizio alla fine.

Secondo McKinsey, solo il 60% circa delle grandi organizzazioni e il 30% di quelle più piccole hanno implementato una piattaforma Procure-to-Pay (P2P), anche se questo tipo di piattaforma potrebbe ridurre i costi di procurement fino al 5% perché consente di eseguire tutte le attività in un unico ambiente.

Ricerca e selezione dei fornitori

Il processo di sourcing strategico parte dalla comprensione del mercato di fornitura e dall’identificazione di fornitori che possono soddisfare le esigenze dell’azienda. Comprende inoltre lo svolgimento di ricerche; l’emissione di RFI, RFP o RFQ; l’analisi delle proposte; la negoziazione delle condizioni commerciali e la selezione dei fornitori.

Anziché affidarsi a processi manuali, le organizzazioni più mature utilizzano piattaforme di e-sourcing per automatizzare il processo di richieste di proposte e le altre fasi della procedura di gara. Utilizzano inoltre modelli standardizzati di richiesta di offerta (RFx) e modelli di valutazione ponderata, insieme ai dati storici sulle performance dei fornitori, per confrontare i fornitori e mantenere una traccia di audit completa.

Sebbene il giudizio umano continui a guidare la selezione dei fornitori e la negoziazione, l’intelligenza artificiale può abbreviare drasticamente i cicli di sourcing e migliorare la qualità delle decisioni relative agli acquisti.

Negoziare e dare esecuzione ai contratti

Le moderne piattaforme CLM (Contract Lifecycle Management, gestione del ciclo di vita dei contratti) non si limitano ad archiviare i contratti in cartelle condivise o nel la corrispondenza via e-mail, ma collegano direttamente il sourcing alla contrattualistica. Strumenti come le clausole standard, i workflow di approvazione e la gestione automatizzata dei rinnovi permettono di integrare i contratti nel processo di acquisto, anziché considerarli semplici documenti statici

L’IA agentica può ampliare le funzionalità del CLM estraendo automaticamente dai contratti formalizzati gli obblighi, le tappe fondamentali, le condizioni di pricing e i requisiti di conformità. Può inoltre essere utilizzata per tenere monitorate le performance rispetto a tali impegni, adeguare le clausole prima di un rinnovo o segnalare obblighi non rispettati. Il tutto senza interventi manuali.

E l’automazione ripaga. Secondo Kearney, identificare e prevenire perdite contrattuali può consentire di recuperare fino al 3% della spesa aziendale che altrimenti andrebbe persa perché le organizzazioni non sono in grado di confrontare tutte le transazioni con i termini negoziati.

Acquisto, ricevimento delle merci e gestione degli ordini

Il Purchase-to-Pay ricopre un ruolo significativo nella conformità. Grazie a servizi di acquisto guidato, cataloghi fornitori, piattaforme di acquisto punchout e canali di acquisto preferenziali, per i dipendenti risulta più facile rivolgersi a fornitori approvati ed evitare pratiche scorrette.

Inoltrare le richieste in workflow di acquisto connessi seguendo un processo di raccolta strutturato aiuta a ridurre le spese irregolari, e al contempo elimina il lavoro manuale. Ivalua stima che il 20% delle attività di acquisto assorbe l’80% del tempo del procurement.

Elaborazione delle fatture ed esecuzione dei pagamenti

L’ufficio contabilità fornitori riceve le fatture dei fornitori e le verifica a fronte degli ordini di acquisto e delle ricevute. In questa fase risolve le eventuali eccezioni e approva le fatture prima di procedere al pagamento.

Le organizzazioni meno mature eseguono manualmente la maggior parte del workflow di approvazione delle fatture, mentre quelle più mature automatizzano l’elaborazione delle fatture con e senza ordine di acquisto. La IA gestisce la riconciliazione a tre vie e individua eventuali duplicati o discrepanze di prezzo; quindi, invia le eccezioni per la revisione da parte di un operatore umano.

Le spese non subordinate a un ordine d’acquisto, come le utenze, i servizi ricorrenti e gli acquisti basati su contratti, potrebbero necessitare di una verifica manuale, ma l’IA può comunque essere d’aiuto. Può infatti abbinare le voci delle fatture a livello di prodotto e di contratto, e verificare la corrispondenza tra fatture e servizi previsti in contratto. Questa soluzione estende la riconciliazione automatizzata a categorie di spesa che in passato richiedevano un intervento manuale.

Anche la comunicazione con i fornitori può essere migliorata utilizzando l’intelligenza artificiale. Anziché contattare direttamente la contabilità fornitori, per reperire autonomamente le informazioni i fornitori possono servirsi di un assistente IA integrato in un portale self-service. Da un lato, quindi, il numero di richieste inviate alla contabilità fornitori scende, mentre dall’altro aumenta la sicurezza perché lo scambio di informazioni sensibili tramite e-mail diminuisce.

I software Procure-to-Pay di Ivalua per l’automazione della contabilità fornitori e la gestione dei pagamenti riuniscono tutte queste funzionalità in un’unica piattaforma. La soluzione è compatibile con qualsiasi tipo di ordine, automatizza l’elaborazione delle fatture con e senza ordine d’acquisto e offre un portale fornitori sicuro e dotato di funzionalità self-service assistite dall’IA.

Livello intelligence – Analisi, ottimizzazione e scalabilità

Nel livello “intelligence”, il processo di gestione del procurement inizia a migliorarsi autonomamente. Le organizzazioni leader tengono misurate le performance dei fornitori e analizzano i risultati di continuo, per poi utilizzare tali dati per migliorare le decisioni relative al sourcing e agli acquisti.

The Hackett Group ha rilevato che le organizzazioni di procurement di eccellenza digitale dedicano il 26% di tempo in più all’analisi dei dati anziché alla loro raccolta. Da uno studio di lungo periodo di McKinsey sul procurement è emerso invece che le aziende con modelli operativi di procurement avanzati aumentano i margini EBITDA del 5%.

Condurre analisi della spesa e identificare opportunità di risparmio

L’analisi della spesa riunisce i dati relativi agli acquisti per individuare dove vengono effettivamente spesi i soldi. Classifica l’attività di acquisto per fornitori, categorie, unità aziendali e aree geografiche; rileva le spese non gestite e altri errori che altrimenti potrebbero passare inosservati.

Le organizzazioni meno mature analizzano la spesa più o meno una volta al trimestre utilizzando dati ERP e fogli di calcolo, un’attività lenta e inefficiente. I team ad alto livello di maturità, invece, incorporano l’analisi dei dati nelle operazioni quotidiane; con questo sistema, le spese vengono classificate automaticamente al momento della transazione. Possono inoltre sfruttare l’intelligenza artificiale per cercare possibili anomalie nei comportamenti d’acquisto ed eventuali opportunità di risparmio.

Analizzare le performance dei fornitori e gestire il rischio

Con un’analisi continuativa delle performance dei fornitori, è possibile mantenere le decisioni di procurement allineate agli obiettivi aziendali per tutta la durata del rapporto con il fornitore. Tra i principali KPI da misurare figurano:

• Puntualità delle consegne
• Qualità dei prodotti e dei servizi
• Reattività e livelli di servizio
• Competitività dei costi
• ESG e conformità normativa
• Rischio finanziario e operativo

These metrics andrebbero reimmesse direttamente nelle strategie di sourcing e negli strumenti di gestione delle relazioni con i fornitori. Così diventa più facile identificare i partner strategici ed eventuali problemi di performance che richiedono un intervento correttivo.

The Hackett Group ha rilevato che le organizzazioni di procurement più performanti generano risparmi sui costi più che raddoppiati in percentuale di spesa quando sono in grado di rinegoziare i rapporti con i fornitori in base a dati di performance aggiornati.

Monitorare la conformità e promuovere il miglioramento continuo

Promuovere il miglioramento continuo richiede un monitoraggio costante della conformità contrattuale, per garantire che i fornitori rispettino le policy, le normative e le aspettative relative alla performance. Questa azione contribuisce a chiudere il cerchio tra governance ed esecuzione.

Il miglioramento continuo, tuttavia, può prodursi solo quando i livelli “base” ed “esecuzione” condividono un’infrastruttura dati comune che aiuti i responsabili del procurement a identificare tendenze e problematiche trasversali alle categorie di fornitori e alle unità aziendali.

Le funzionalità di analisi integrate di Ivalua unificano questa intelligence su tutta la piattaforma Source-to-Pay. L’analisi della spesa, le schede di valutazione dei fornitori, i dashboard di conformità e i KPI del procurement attingono tutti allo stesso modello di dati condiviso e a una fonte unica dei dati. Il sistema offre quindi una panoramica in tempo reale e insight sulle performance.

Le organizzazioni di procurement di eccellenza digitale ottengono un ROI 2,6 volte superiore rispetto alle dirette concorrenti, pur operando con il 31% in meno di FTE e con costi di procurement che rappresentano il 19% in meno della spesa. Questi risultati riflettono una solida governance e un’intelligence applicata di continuo che operano sinergicamente come un modello operativo unico.

In che modo l’IA agentica cambia quello che accade a ogni livello

Mentre l’IA applicata al procurement è incentrata su singole attività, l’IA agentica può eseguire azioni nell’ambito di regole aziendali definite e di coordinare il lavoro il tutto il processo di gestione del procurement.

McKinsey stima che l’IA agentica potrebbe migliorare del 25-40% la produttività del procurement, consentendo ai team di dedicare più tempo al processo decisionale strategico.

L’IA nel livello base – Raccolta delle richieste intelligente e applicazione delle policy

Gli agenti IA convertono le richieste aziendali non strutturate in intake strutturato per gli acquisti. Possono essere utilizzati per analizzare le richieste rispetto alle policy e ai budget e indirizzarle automaticamente al canale d’acquisto appropriato.

Quando l’IA è alla base del sistema, le policy possono essere applicate in modo proattivo per tutto il ciclo degli acquisti.

L’IA nel livello esecuzione – Sourcing, riconciliazione e negoziazione autonomi

Gli agenti IA possono svolgere compiti complessi, per esempio generare pacchetti RFx o analizzare le proposte dei fornitori. Il giudizio umano continua a guidare le negoziazioni, but l’IA riduce significativamente il carico di lavoro amministrativo.

L’IA nel livello intelligence – Analisi in tempo reale e ottimizzazione predittiva

In quanto parte di una soluzione di eSourcing, l’IA analizza di continuo la spesa, le performance dei fornitori, la conformità e il rischio operativo. Può identificare le perdite contrattuali e prevedere problemi con i fornitori, raccomandando azioni correttive prima che tali problemi possano diventare gravi.

Perché serve una base solida per un’IA capace di scalare

Sebbene non siano necessari dati perfetti, è indispensabile contare con un sistema di registrazione affidabile e dati di procurement unificati.

La tabella seguente mostra in che modo l’IA può migliorare ogni fase del processo Source-to-Pay.

L’IA nel ciclo Source-to-Pay

Area	Esempi di IA agentica
Gestione dei fornitori	Onboarding dei fornitori, arricchimento dei dati, monitoraggio dei rischi, valutazione delle performance
Sourcing strategico	Procedure di sourcing autonome, generazione di RFx, analisi delle proposte, analisi comparativa dei prezzi
Gestione dei contratti	Digitalizzazione dei contratti, stesura delle clausole, analisi dei rischi, monitoraggio degli obblighi
Automazione degli acquisti:	Acquisti guidati, orchestrazione degli acquisti, riconciliazione delle fatture, gestione delle eccezioni, automazione dei pagamenti
Analisi e governance	Analisi della spesa, monitoraggio della conformità, previsione del rischio fornitori, individuazione del risparmio

IVA Studio di Ivalua coordina tutte queste attività Source-to-Pay. Basandosi su dati di procurement affidabili, IVA funziona in tutti i workflow del procurement.

IVA Studio aiuta i team a creare skill agentiche mediante una configurazione no-code. Ne risulta un modello operativo ibrido, in cui l’IA gestisce l’esecuzione delle attività di routine, mentre i professionisti degli acquisti si concentrano sulla strategia e sulla creazione di valore.

Con Ivalua, UPL ha centralizzato un procurement frammentato tra 12.000 dipendenti. Ecco come

UPL è un’azienda internazionale produttrice di agrochimici. Aveva bisogno di sostituire i frammentati processi di procurement regionali con cui operava con un modello operativo unificato. La visibilità della spesa era limitata dai sistemi scollegati, mentre dati incongruenti sui fornitori ostacolavano il consolidamento delle attività di sourcing o la negoziazione strategica nelle varie regioni. Il procurement dei materiali diretti, inoltre, non aveva controlli centralizzati sui prezzi, il che complicava gestire i costi.

Grazie a Ivalua, UPL ha trasformato il procurement in un’unica piattaforma globale; in India ha raggiunto il 100% di adozione del processo dalla richiesta d’acquisto all’ordine d’acquisto. L’azienda ha consolidato molteplici richieste d’acquisto in procedure di sourcing più ampie e ha istituito un centro servizi condiviso a livello globale per migliorare la visibilità e standardizzare le operazioni.

“Il vantaggio principale è disporre di una fonte unica dei dati in una piattaforma centralizzata. Riunendo in un’unica piattaforma globale sourcing strategico e procurement transazionale, abbiamo raccolto i vantaggi di scala ed efficienza”.

Sylesh Gopan, Responsabile ERP globale presso UPL

Leggi il caso di studio completo di UPL

UPL’s transformation è un esempio concreto di modello di maturità dei processi di procurement. Mostra come le organizzazioni possono superare un processo di gestione del procurement frammentato e passare a un modello operativo unificato basato su un unico sistema di e-procurement.

Crea il tuo processo di gestione procurement su una piattaforma unificata

The processo di gestione del procurement più efficace è un modello operativo interconnesso. Quando si creano basi solide per la governance e l’automazione, è possibile continuare a ottimizzare le performance, ridurre i costi e realizzare appieno il valore dell’IA agentica.

La piattaforma unificata Source-to-Pay di Ivalua riunisce tutte le fasi del processo di procurement in un unico modello di dati. Questa soluzione offre un sistema di registrazione affidabile e una governance adattiva; consente inoltre di estendere l’automazione e migliorare costantemente le performance del procurement in funzione dell’evoluzione dell’azienda.