Materiali diretti negli acquisti: la guida definitiva

Per acquisto di materiali diretti si intende il sourcing di qualsiasi materia prima, componente e sottoassieme che diventa parte di un prodotto finito. Se nella tua organizzazione sei tu a occuparti del sourcing di materiali diretti, probabilmente ti sentirai sotto forte pressione. Negli ultimi cinque anni, l’89% delle imprese ha registrato un problema di rischio legato ai fornitori, e nel corso del prossimo anno le aziende manifatturiere prevedono un aumento medio dei costi di input pari al 5,4%.

In questo contesto, un procurement disciplinato e basato sui dati è più importante che mai. Poggiando sulle realtà di mercato del periodo 2025-2026, questa guida illustra il processo di sourcing end-to-end dei materiali diretti.

Che cos’è l’acquisto di materiali diretti?

L’acquisto di materiali diretti è un aspetto centrale nella performance del settore manifatturiero. Ha un impatto immediato sui costi, sui rischi e sulla continuità della produzione.

Per un’efficace gestione del procurement dei materiali diretti, è necessario comprendere con chiarezza cos’è la spesa per i materiali diretti e come si articola nelle diverse fasi del procurement. Questi aspetti vanno considerati nel contesto delle pressioni odierne, come l’inflazione e le difficoltà della supply chain, tenendo conto di come tali fattori stanno modificando i tradizionali processi di procurement.

È un bene che le nuove tecnologie come l’intelligenza artificiale stiano cambiando le modalità di lavoro dei team, aiutando gli uffici acquisti a essere più flessibili e proattivi per l’acquisto dei materiali diretti.

Vediamo più in dettaglio la definizione di acquisti diretti e come si differenziano dall’acquisto indiretto.

Definizione di materiali diretti: materie prime, componenti e sottoassiemi

I materiali diretti sono voci che diventano fisicamente parte del prodotto finito. In linea generale, queste voci si suddividono in tre categorie: sourcing di materie prime (come bobine di acciaio per lo stampaggio nell’industria automobilistica o granuli di polietilene per l’imballaggio); componenti e parti (tra cui circuiti stampati, pinze dei freni ed elementi di fissaggio) e sottoassiemi (come cablaggi o moduli di display preassemblati).

Altrettanto importante è definire che cosa non sono, per esempio macchinari di produzione, materiali per la manutenzione e imballaggi post-produzione, che rientrano invece nelle spese indirette. Questa distinzione ha conseguenze concrete sul modo in cui gli uffici acquisti affrontano la gestione della spesa per i materiali diretti.

Le voci che rientrano nella spesa diretta variano sensibilmente in funzione del settore, e richiedono un’expertise specializzata piuttosto che un approccio standardizzato al procurement.

Acquisti diretti vs. indiretti: una distinzione che a valle cambia tutto

Le differenze tra acquisti diretti e acquisti indiretti determinano il modo in cui il procurement opera all’interno dell’azienda. Il sourcing dei materiali diretti è legato ai volumi di produzione e alla domanda della clientela, deve cioè adattarsi dinamicamente alle variazioni della domanda. La spesa indiretta, invece, solitamente è fissa o discrezionale.

Anche i modelli di fornitori sono diversi. Gli acquisti diretti si basano su partnership strategiche a lungo termine con previsioni condivise e coinvestimenti, mentre il sourcing indiretto è di natura più transazionale.

Dal punto di vista finanziario, i materiali diretti confluiscono nel costo del venduto (COGS) e hanno un impatto diretto sul margine lordo. La spesa indiretta, invece, è una spesa operativa.

Queste differenze determinano i requisiti in ambito tecnologico. Gli acquisti diretti richiedono l’integrazione tra ERP e MRP, la visibilità della distinta base e workflow APQP. L’acquisto indiretto, invece, ha bisogno di cataloghi e approvazioni.

Le piattaforme progettate per entrambe le tipologie presentano spesso dati frammentati, il che indica quanto sia importante un approccio mirato e unificato.

La piattaforma unificata source-to-pay di Ivalua poggia su tre pilastri specifici per i materiali diretti e il settore manifatturiero:

1. Best practice di settore integrate
2. Funzionalità complete progettate appositamente per la gestione della spesa per i materiali diretti
3. Un unico modello di dati alla base

Forte di questi pilastri, Ivalua consente alle organizzazioni di prendere decisioni in materia di aggiudicazione che conciliano costi, qualità e continuità delle forniture a partire da una fonte unica dei dati.

Vediamo ora cosa serve per gestire il processo di acquisto dei materiali diretti dall’inizio alla fine.

Il processo di acquisto dei materiali diretti

Durante il processo di acquisto dei materiali diretti, i rischi e la frammentazione sono all’ordine del giorno. I malfunzionamenti possono nascere da lacune e passaggi di consegne manuali, oppure da dati scollegati nelle varie fasi del ciclo degli acquisti.

Qui spieghiamo tutte le fasi del processo e le insidie a cui prestare attenzione per poter diagnosticare e risolvere rapidamente i potenziali problemi.

Fase 1: pianificazione della domanda e sourcing

Il sourcing dei materiali diretti inizia con la produzione. Se si separa la pianificazione della domanda dal procurement, si rischia di trovarsi contemporaneamente nella situazione di esaurimento delle scorte e di eccedenze di magazzino.

Questo perché il fabbisogno di materiali diretti è determinato dalla distinta base (BOM), un elenco strutturato di tutti i componenti e i sottoassiemi necessari per il prodotto. Avere un’adeguata visibilità sulla distinta base è essenziale per generare segnali della domanda accurati.

Le previsioni delle vendite e i programmi di produzione confluiscono nei sistemi MRP, che scompongono la distinta base per calcolare i fabbisogni a livello di componente. Questi fabbisogni guidano le decisioni di sourcing. Se la catena si interrompe o è gestita manualmente, il procurement è reattivo.

Questa situazione è particolarmente vera in settori complessi come quello dell’automotive o dell’elettronica, caratterizzati da distinte base con migliaia di componenti su più livelli e lead time che possono andare da 26 a 52 settimane.

Una moderna strategia di sourcing diretto inizia nelle primissime fasi dello sviluppo del prodotto, non quando si emette l’ordine di acquisto. Quando gli uffici acquisti, tecnico e qualità condividono la visibilità della BOM sin dall’inizio, i modelli di previsione della domanda migliorano; il sourcing può quindi stimare i lead time oppure, se necessario, optare per progettazioni alternative.

La soluzione Forecast Collaboration di Ivalua collega la funzione acquisti alle indicazioni sulla capacità dei fornitori prima che la domanda diventi urgente. La piattaforma inserisce il procurement nel ciclo del prodotto (dall’analisi della distinta base alla gestione qualità dei fornitori), non lo attiva solo al momento di procedere all’acquisto.

Fase 2: selezione dei fornitori, richiesta di offerta e negoziazione del contratto

Le decisioni di sourcing nell’ambito del procurement diretto sono estremamente delicate e hanno un impatto duraturo. Scegliere il fornitore sbagliato o non simulare correttamente il costo totale di proprietà è un problema la cui soluzione può richiedere anni.

Il processo di sourcing strategico dei materiali diretti deve perciò avere fasi RFx chiaramente definite. Ogni fase ha uno scopo preciso in un approccio disciplinato alla gestione delle categorie. Esaminiamo le principali differenze tra RFI, RFP e RFQ:

• Richiesta di informazioni (RFI): valutazione delle capacità operative del fornitore
• Richiesta di preventivo (RFQ): raccolta degli impegni relativi a pricing e lead time
• Richiesta di proposta (RFP): quando le specifiche tecniche richiedono un’analisi più approfondita

Non sono strumenti intercambiabili, sono passi strutturati nel processo di negoziazione dei contratti.

Oltre al prezzo, nei criteri per la selezione dei fornitori rientrano la capacità produttiva e la scalabilità, la stabilità finanziaria, la vicinanza geografica, le certificazioni di qualità come IATF 16949 o ISO 13485 e comprovate performance di consegna.

È qui che il costo totale di proprietà diventa fondamentale: il prezzo unitario deve essere esaminato tenendo conto dei costi relativi alle attrezzature, al traffico delle merci in entrata, alla qualità e alla gestione delle scorte, perché spesso un prezzo più basso è compensato da altri fattori.

Oggi, il 39% delle aziende persegue strategie di dual sourcing e il 33% sta investendo nel nearshoring. La resilienza ora compete direttamente con il costo nelle decisioni di sourcing.

Fase 3: ordini di acquisto, controllo della qualità e prestazioni dei fornitori

La gestione degli ordini di acquisto e le misure di controllo qualità sono funzioni di coordinamento in tempo reale negli acquisti diretti. Se gestite manualmente, diventano una fonte costante di costi e ritardi.

Gli ordini di acquisto di materiali diretti solitamente seguono schemi di rilascio programmati legati alla produzione (come ordini aperti con rilasci o segnali in stile kanban). La gestione della logistica in entrata perciò è fondamentale per mantenere in funzione le linee di produzione.

Per governare la qualità a monte, specialmente nell’industria automobilistica e nel settore manifatturiero, si utilizzano framework come l’APQP (Advanced Product Quality Planning, pianificazione avanzata della qualità dei prodotti). Questo framework permette di validare tutti i componenti prima della produzione a pieno regime attraverso l’utilizzo di campioni, report dimensionali, certificazioni dei materiali e approvazioni formali.

Il ciclo si chiude con la valutazione delle performance dei fornitori: le schede di valutazione tengono traccia dei difetti, della puntualità delle consegne e della responsività.

Le principali piattaforme procure-to-pay come Ivalua collegano tutte queste fasi attraverso quattro funzionalità:

1. Monitoraggio del rischio e delle performance dei fornitori
2. Gestione della distinta base lungo tutto il ciclo di vita del prodotto
3. Ottimizzazione della gestione dell’inventario per decisioni di allocazione diretta
4. APQP per la gestione della qualità e del lancio dei prodotti.

La maggior parte delle organizzazioni, tuttavia, non dispone di questo livello di integrazione nella gestione degli acquisti e deve affrontare cinque sfide durature.

Principali criticità nell’acquisto dei materiali diretti

Pur avendo in atto un processo definito, la maggior parte delle organizzazioni fatica a rendere l’acquisto dei materiali diretti un processo coerente. Il framework di produzione di Ivalua individua cinque macro problematiche che minano ripetutamente la resilienza della supply chain:

1. Processi manuali e disconnessi
2. Lanci di prodotto inefficienti
3. Scarsa collaborazione tra fornitori e stakeholder
4. Problemi di fornitura e qualità incostante
5. Esaurimento delle scorte che porta a un eccesso di scorte di sicurezza

Le sezioni seguenti analizzano in dettaglio le varie problematiche, utilizzando queste categorie come lente diagnostica per identificare dove si verificano le interruzioni nel procurement dei materiali diretti e perché.

I sistemi scollegati creano punti ciechi nell’intero ciclo di vita

L’acquisto dei materiali diretti genera grandi volumi di dati sensibili al fattore tempo. Quando tali dati sono frammentati tra sistemi ERP e fogli di calcolo, è difficile ottenere un quadro completo di quanto sta accadendo.

In molte organizzazioni, i segnali relativi alla domanda risiedono in un modulo ERP, i dati dei fornitori in un altro sistema, i registri della qualità in strumenti a parte, i contratti in drive condivisi e le conferme d’ordine sepolte nelle e-mail, il che impedisce una visione affidabile dell’insieme.

Data questa situazione, non sorprende che quasi due terzi delle organizzazioni abbiano reagito con lentezza agli eventi di rischio legati ai fornitori. Una conseguenza diretta della frammentazione dei dati è infatti proprio l’assenza di un monitoraggio continuo. Nei settori regolamentati, la frammentazione crea anche rischi legati alla tracciabilità e alla conformità.

Un’integrazione unificata della piattaforma di e-procurement, costruita su un unico modello di dati, può collegare la mappatura dei processi di acquisto e gli strumenti di analisi della spesa con una fonte unica dei dati.

Le lacune nella visibilità sui fornitori di secondo livello espongono le organizzazioni a rischi a monte

Il rischio di fornitura nei materiali diretti spesso ha origine molto a monte. L’assenza di visibilità oltre il primo livello impedisce di sapere quando si verificherà una perturbazione.

Prendiamo per esempio un’azienda OEM del settore automobilistico. Per i componenti, l’azienda può stipulare un contratto con un fornitore di primo livello, che dipende da un fornitore di secondo livello il quale a sua volta si rifornisce di acciaio grezzo in una regione soggetta a dazi.

Non c’è modo di individuare il rischio finché la supply chain non ne risente. Purtroppo, solo il 42% delle aziende ha visibilità sui rischi della supply chain di secondo livello o di livelli inferiori, con la conseguenza di buchi nella continuità della supply chain stessa.

Gartner raccomanda di segmentare i fornitori critici e di applicare modelli proattivi di gestione del rischio, ma solo il 35% delle organizzazioni conta con una formale definizione a livello d’impresa della soglia di rischio per gli acquisti.

Una inadeguata collaborazione con i fornitori fa gonfiare le scorte di sicurezza e rallenta la risposta

L’acquisto dei materiali diretti dipende dalle informazioni in possesso dei fornitori; perciò, le organizzazioni che non hanno una buona comunicazione con i fornitori si trovano in una posizione di svantaggio.

Il procurement necessita di dati accurati su capacità produttiva e lead time, mentre i fornitori dipendono dai segnali sulla domanda futura per pianificare la produzione. Lo scambio di queste informazioni per e-mail o telefono comporta una comunicazione frammentaria, per cui le aziende si trovano a operare con dati imprecisi e potrebbero cercare di prevenire rischi e incertezza accumulando scorte in eccesso.

Con l’evoluzione della strategia di sourcing globale questo problema si sta intensificando, considerando che il 43% delle aziende prevede di spostare negli Stati Uniti una quota maggiore della propria supply chain. Per assicurare la sincronia tra tutte le parti, la comunicazione frammentata deve essere sostituita da modelli di collaborazione strutturati.

I processi manuali rallentano il lancio dei prodotti e fanno lievitare i costi

Il passaggio di consegne tra il reparto dedicato allo sviluppo dei prodotti e l’ufficio che si occupa dell’acquisto dei materiali diretti è cronicamente gestito in modo inadeguato. Il risultato è un aumento dei costi provocato da ritardi nei lanci e da sourcing accelerato.

L’introduzione di nuovi prodotti costringe l’ufficio acquisti a reperire, qualificare e stipulare contratti per i materiali secondo le tempistiche stabilite dall’ufficio tecnico, che possono cambiare frequentemente di frequente nel corso dei progetti. Quando l’ufficio acquisti viene coinvolto solo in una fase avanzata del processo, i campioni potrebbero entrare in produzione senza essere stati convalidati, lasciando la documentazione APQP incompleta al momento del lancio.

Un’efficace integrazione dei processi di produzione collega le distinte base dell’ufficio tecnico ai workflow del sourcing e della qualità. Grazie a tale integrazione, l’ufficio acquisti può attuare misure di digitalizzazione che portano subito alla luce i rischi legati a tempi di consegna lunghi o alla dipendenza da un unico fornitore, prima che i progetti vengano definitivamente approvati.

Per risolvere tutte queste problematiche è necessaria una piattaforma che colleghi l’intero processo.

Come l’IA agentiva sta cambiando l’acquisto dei materiali diretti

Le criticità descritte (sistemi frammentati, visibilità limitata, collaborazione reattiva e cicli di vita dei prodotti scollegati) sono proprio i problemi che l’IA agentica è progettata per risolvere.

Per questa ragione l’80% dei dirigenti del settore manifatturiero prevede di investire nella manifattura intelligente il 20% o più del budget destinato al miglioramento nel 2026.

Le funzionalità del procurement sottostanti a tali investimenti sono maturate di pari passo; da semplice strumento di reporting, l’intelligenza artificiale è quindi diventata un agente attivo che può essere integrato direttamente nei workflow dell’acquisto dei materiali diretti.

Dai dashboard di spesa ai workflow di sourcing autonomi

L’IA agentica per l’acquisto dei materiali diretti è efficace solo quanto i dati su cui si basa. Quando le distinte base e le schede fornitori sono distribuiti su sistemi diversi, l’IA fatica a prendere decisioni informate.

Grazie all’ottima integrazione con le piattaforme di e-procurement, l’IA agentiva può funzionare secondo le aspettative, apprendendo e agendo nell’ambito dei processi di sourcing ed eseguendo le mansioni in conformità ai controlli.

Nell’acquisto dei materiali diretti, vengono utilizzati agenti analitici per generare insight in tempo reale sul sourcing e sui fornitori. Alcuni esempi:

• Category Intelligence approfondisce l’analisi delle categorie dirette
• RFx Price Benchmark supporta la modellizzazione dei costi teorici
• Sourcing Supplier Finder identifica e invita fornitori qualificati
• I Supplier Improvement Plans traducono i dati sulle performance in azioni concrete

Deloitte osserva che ora l’IA agentiva viene utilizzata per quantificare i costi desiderati e raccomandare i fornitori. Può persino avviare trattative previa approvazione umana. Secondo Gartner, inoltre, adottare questa tecnologia raddoppia quasi l’efficacia dell’analisi del rischio fornitori rispetto agli approcci manuali.

IVA, l’agente virtuale intelligente di Ivalua, coordina questi agenti lungo tutto il processo source-to-pay e automatizza i risultati mantenendo comunque la supervisione umana. La differenza più importante rispetto alle soluzioni puntuali consiste nel fatto che Ivalua gestisce la spesa diretta e la spesa indiretta su un’unica piattaforma e con un unico modello di dati.

L’intelligenza artificiale per gli acquisti diretti ha accesso al quadro completo delle performance dei fornitori, allo storico dei costi e alla conformità contrattuale. I risultati, perciò, rispecchiano le prestazioni e la storia reali dei fornitori.

Ivalua non utilizza mai i dati dei clienti per addestrare gli LLM, né aggrega i dati tra diversi detentori, aspetto cruciale per le aziende manifatturiere, per le quali i dati relativi a distinte base, fornitori e contratti costituiscono informazioni commerciali riservate. Scarica il white paper sull’IA agentiva di Ivalua per saperne di più.

Come Antolin ha ottimizzato l’acquisto di materiali diretti in 150 stabilimenti

Antolin è un produttore di interni per l’industria automobilistica che conta 150 stabilimenti in 26 Paesi. Per gestire la spesa dei materiali diretti, utilizzava sistemi legacy che non si integravano con il teamcenter PLM.

I dati, perciò, dovevano essere inseriti manualmente in ogni fase del procurement, il che impediva ai buyer la visibilità sullo stato delle distinte base o sul rischio dei fornitori.

Ora, dopo aver implementato le integrazioni con Ivalua, in Antolin le distinte base si caricano automaticamente e il personale ha visibilità in tempo reale su componenti, investimenti e ordini di acquisto.

L’ufficio acquisti collabora con l’ufficio tecnico e i fornitori fin dalle prime fasi del ciclo di vita del prodotto, anziché solo al momento dell’acquisto, e riesce a gestire circa 40.000 fornitori e oltre 1.200 contratti da un’unica piattaforma.

«Con Ivalua, la nostra organizzazione ha migliorato la collaborazione con i fornitori internamente e esternamente, ha automatizzato i processi e ha migliorato sensibilmente la visibilità su tutto il processo di approvvigionamento dei materiali diretti.»

– Beatriz Jiménez Benito, Control and Systems Purchasing Director, Antolin

Leggi tutto il caso di studio Antolin.

L’acquisto dei materiali diretti come funzione strategica

L’acquisto dei materiali diretti si colloca all’incrocio tra continuità produttiva, gestione dei costi e resilienza della supply chain. Se l’organizzazione tratta il procurement come una funzione per abbattere i costi anziché come una funzione strategica, compromette la performance e rimane indietro rispetto alla concorrenza.

Una moderna strategia di procurement diretto punta a creare una supply chain resiliente e agile, e a stabilire una stretta collaborazione tra ufficio acquisti e ufficio tecnico fin dalle fasi iniziali dello sviluppo del prodotto. Per raggiungere questo obiettivo occorre:

• Un processo tecnologicamente interconnesso che abbatta i silos di dati
• Una gestione proattiva del rischio fornitore che vada oltre i fornitori di primo livello
• Una IA che favorisca un processo decisionale più intelligente e aiuti a conciliare costi, qualità e continuità delle forniture.

Inizia con Ivalua e scopri come passare da un sourcing reattivo a un modello di procurement dei materiali diretti coordinato e resiliente.

Domande frequenti (FAQ)